Korespondencja seryjna - tworzenie listu

Korespondencja seryjna ułatwia tworzenie podobnych wiadomości, listów czy adresowanie kopert. Automatyczne mechanizmy przyspieszają wykonywanie podobnych czynności i oszczędzają mnóstwo pracy. Zobacz, jak tworzyć seryjne listy, wiadomości pocztowe czy adresować zestawy kopert

Po połączeniu dokumentu Worda z bazą danych możesz przystąpić to tworzenia treści korespondencji. Jeżeli korzystałeś z szablonu masz już zapewne gotowy szkielet. W przeciwnym razie musisz go napisać. Podstawowa treść listu jest taka sama dla każdego adresata, zmieniać się będą jedynie takie elementy, jak na przykład imię, nazwisko, adres firmy czy tytuł. Zamiast nich w dokumencie muszą się znaleźć odpowiednie pola. Będą one jak zmienne, w miejscu których z bazy danych przeniesione zostaną odpowiednie wartości. Aby dobrze zrozumieć działanie mechanizmu korespondencji seryjnej warto zapamiętać, że dla każdego rekordu bazy utworzony zostanie jeden dokument, który oprócz treści stałej wyświetli informacje oznaczone nazwami kolumn tej bazy.

1. Zanim przystąpisz do tworzenia listu i umieszczania w nich pól zawierających zmienne powinieneś się upewnić, czy wszystkie zostały prawidłowo zmapowane podczas podłączania bazy. Kliknij w tym celu opcję Dopasuj pola w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Lewa kolumna zawiera pola oferowane przez edytor tekstu, w prawej znajdują się przypisane do nich elementy bazy danych. Sprawdź, czy wszystkie zestawienia zgadzają się, na przykład czy pole Imię z Worda odpowiada polu Imię w bazie. Jeżeli nie, rozwiń listę pół bazy wyświetlaną obok wybranego pola korespondencji i wskaż na niej odpowiednią wartość. Jeżeli wyświetlony jest komentarz o treści (niepasujący) oznacza to, że automatyczne przyporządkowanie nie powiodło się i musisz przypisać właściwe pole ręcznie.

Jeżeli automatyczne przyporządkowanie wartości pól korespondencji i bazy rekordów nie powiedzie się, można je przeprowadzić ręcznie

Jeżeli automatyczne przyporządkowanie wartości pól korespondencji i bazy rekordów nie powiedzie się, można je przeprowadzić ręcznie

2. Zajmij się teraz edytowaniem treści. Oprócz pojedynczych pól zawierających takie informacje jak imię czy nazwisko, korespondencja seryjna pozwala używać zestawów danych. Zestawem takim jest na przykład adres. Jeżeli nie używasz gotowego szablonu możesz zacząć tworzenie listu od umieszczenia w nim adresu nadawcy. Za każdym razem będzie on inny, dlatego należy skorzystać z pól korespondencji. Umieść kursor w dokumencie, w miejscu, w którym będą wyświetlane dane adresowe i kliknij łącze Blok adresu w oknie kreatora bądź przycisk o tej samej nazwie na pasku narzędzi w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Określ formatowanie bloku. Jeżeli zaznaczysz opcję Wstaw nazwę adresata w tym formacie w liście znajdzie się imię i nazwisko odbiorcy. Sposób wyświetlania zdefiniujesz zaznaczając jeden z wzorów poniżej. Aby użyć nazwy firmy należy zaznaczyć pole Wstaw nazwę firmy. Pozostałe dane teleadresowe przenosi się do pliku za pomocą opcji Wstaw adres pocztowy. Poniżej zdefiniujesz sposób wyświetlania informacji o kraju. Jeżeli mapowanie pól będzie niewłaściwe, niektóre elementy bloku adresu mogą być niedostępne. W takiej sytuacji można je poprawić klikając przycisk Dopasuj pola. Podgląd kompletnego rekordu wyświetlany jest z prawej strony. Korzystając z przycisków strzałek możesz przejrzeć całą bazę. Kliknij OK. W treści dokumentu pojawił się napis <<Blok adresowy>>. Zwróć uwagę, że pola korespondencji ujęte są zawsze w cudzysłowy ostrokątne. Pozwala to odróżnić fragmenty stałe tekstu, od zmiennych. Cudzysłowów tych nie można wstawić ręcznie ani z tabeli znaków. Są one osiągalne jedynie za pomocą poleceń korespondencji

3. Kolejnym, wykorzystywanym zwykle w korespondencji blokiem jest Wiersz pozdrowienia. Zawiera on formułę grzecznościową. Musi być oczywiście dopasowany do danego adresata. Nie użyjesz przecież zwrotu Szanowny Panie, jeżeli odbiorcą listu będzie kobieta. Ustaw kursor myszy w miejscu, w którym chcesz umieścić nagłówek listu i kliknij łącze Wiersz pozdrowienia. W sekcji Format wiersza pozdrowienia wybierzesz sposób, w jaki będziesz się zwracał do adresata oraz określisz, czy chcesz używać jedynie imienia czy też imienia i nazwiska. Odpowiednie parametry ustawia się za pomocą list wyboru. U dołu okna wyświetlany jest podgląd. Za pomocą widocznych powyżej strzałek sprawdzisz poszczególne rekordy. Domyślnie zwrot grzecznościowy zakończony jest przecinkiem. Jeżeli nie chcesz by był on wyświetlany wskaż na liście pozycję brak. Podobnie określisz sposób zachowania mechanizmy korespondencji w sytuacji, gdy nie znajdzie on w bazie potrzebnej informacji o adresacie. Używając pola z pozdrowieniem musisz pogodzić się z tym, że Word nie zagwarantuje ci prawidłowej odmiany przez przypadki. O ile jednak na przykład zwrot Szanowna Pani Krystyna Malczewska jest do przyjęcia, o tyle Szanowna Pani Krystyna lub Droga Krystyna w nagłówku listu wygląda co najmniej dziwnie. Jeżeli chcesz tego uniknąć musisz uzupełnić swoją bazę o informacje o odmianie, wpisując do niej wszystkie formy które będziesz wykorzystywał, a następnie odpowiednio zmapować pola korespondencji.

Opcje formatowania zwrotu grzecznościowego korespondencji seryjnej

Opcje formatowania zwrotu grzecznościowego korespondencji seryjnej

4. Wpisz treść listu. W naszym przykładzie jest to zaproszenie. Zwykle musisz zatytułować odpowiednio odbiorcę (na przykład: Mam zaszczyt zaprosić Pana/Panią). To kolejne miejsce, w którym korespondencja seryjna pokazuje swoją przewagę. Zamiast mało osobistego Pana/Panią automatycznie zastosowany zostanie odpowiedni zwrot. Zaznacz niepotrzebny fragment tekstu, kliknij łącze Więcej elementów. Zwróć uwagę, że możesz wybierać spośród pól bazy a także przypisanych do nich pól korespondencji. W pierwszym przypadku zaznaczona jest opcja pola bazy danych w drugim wybierz Pola adresu. Zaznacz pierwszą opcję i wybierz polecenie Tytuł. Kliknij przycisk Wstaw. Jeżeli w tekście pojawiają się również inne zmienne, a związane z nimi informacje znajdują się w bazie, zastąp je polami korespondencji w ten sam sposób. Zamknij okno klikając Zamknij.