Korespondencja seryjna - źródła danych

Korespondencja seryjna ułatwia tworzenie podobnych wiadomości, listów czy adresowanie kopert. Automatyczne mechanizmy przyspieszają wykonywanie podobnych czynności i oszczędzają mnóstwo pracy. Zobacz, jak tworzyć seryjne listy, wiadomości pocztowe czy adresować zestawy kopert

Korespondencja seryjna do prawidłowego działania potrzebuje bazy danych, z której będzie pobierała informacje do kolejnych rekordów. Źródła danych mogą być różne. Sprawdzą się w tej roli pliki tekstowe, tabele Worda, arkusze kalkulacyjne, pliki HTML, bazy Accessa czy książki adresowe.

1. Domyślną opcją jest Użyj istniejącej listy. Pozwala ona na wybór pliku zewnętrznego. Zastosuj ją, jeżeli twoja baza znajduje się w pliku Excela, Accessa czy innym dokumencie Worda. Kliknij Przeglądaj i wskaż odpowiedni plik na dysku. W przykładzie skorzystamy z Excela. Po otwarciu źródła danych musisz wybrać arkusz, w którym znajduje się tabela. Zaznacz go. Zwróć uwagę, by zaznaczona był opcja i Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn. Wskazane jest, by tabela Excela miała utworzony odpowiedni nagłówek. Jeżeli korzystasz z tabeli Worda to warunek konieczny. Kliknij OK.

2. Po nawiązaniu połączenia, na ekranie zobaczysz okno Adresaci korespondencji seryjnej. Służy ono do wyboru rekordów, które posłużą w scalaniu dokumentów. Za pomocą dostępnych w nim opcji możesz sortować i filtrować dane, wyszukiwać je, wybierać poszczególne elementy. Jeżeli zaznaczysz pole wyboru w wierszu nagłówka, obok zaznaczysz wszystkie elementy bazy. Kliknięcie nazwy kolumny wyświetli menu, umożliwiające sortowanie (rosnące i malejące), wybór elementów niepustych czy spełniających określone kryteria..

Bazę danych korespondencji można filtrować i sortować z poziomu Worda

Bazę danych korespondencji można filtrować i sortować z poziomu Worda

3. Zaawansowane opcje filtrowania i sortowania włączysz po kliknięciu łączy Sortuj i Filtruj. Umożliwiają one stosowanie operatorów porównywania i logicznych. Są one nieocenione podczas korzystania z dużej bazy danych. Sortowanie może korzystać z trzech różnych warunków, czyli sortować ułożone już rekordy według kolejnych pól. Filtrowanie odbywa się na karcie Filtrowanie rekordów. Ułatwia wyszukiwanie podzbiorów danych. Możesz na przykład przygotować przesyłkę z okazjonalną dla osób o wybranym imieniu. Wystarczy w kolumnie Pole ustawić Imię, w kolumnie Porównanie opcję Równe, a w kolumnie Porównaj z wpisać wartość do porównania. Korzystając z kolejnych warunków precyzyjnie zawęzisz listę wyświetlanych danych.

4. Rekord znajdzie się korespondencji, jeżeli pole wyboru z jego lewej strony zostanie zaznaczone, pominiesz go po wyczyszczeniu tego pola. Po wybraniu odpowiednich rekordów kliknij OK. Korzystając z łącza Wybierz inną listę możesz ustanowić połączenie do innej bazy, po kliknięciu Edytuj listę adresatów zmienisz zestaw rekordów. Zwróć uwagę, że te same opcje dostępne są nie tylko w oknie kreatora ale również na pasku narzędzi w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej.

5. Idealnym źródłem danych jest kompletna i wypełniona szczegółami baza kontaktów Outlooka. Informacje z niej pobiera się tak samo, jak z pliku Excela czy Accessa. Jeżeli jednak nie masz jeszcze żadnej bazy możesz ją szybko utworzyć z poziomu Worda. Po zapisaniu będzie można ją wykorzystać w przyszłości. Służy do tego celu opcja Wpisz nową listę i polecenie Utwórz. Szablon zawiera wstępnie zdefiniowane kolumny. Wystarczy pola pod nimi uzupełnić potrzebnymi danymi. Aby wpisać kolejny rekord kliknij przycisk Nowa pozycja bądź przejdź do końca rekordu klawiszem [TAB]. Kasowanie odbywa się za pomocą przycisku Usuń pozycję.

opcje kreatora korespondencji dostępne są również na pasku narzędzi Worda

opcje kreatora korespondencji dostępne są również na pasku narzędzi Worda

6. Aby zmienić domyślny zestaw kolumn użyj przycisku Dostosuj kolumny. W nowym oknie możesz dodawać kolejne bądź usuwać istniejące. Zmiana nazwy kolumny możliwa jest po jej zaznaczeniu i kliknięciu przycisku Zmień nazwę. Zestaw przycisków Przenieś w górę i Przenieś w dół umożliwia sortowanie kolejności wyświetlania poszczególnych pól. Zamknij okno przyciskiem OK. W podobny sposób, po wpisaniu potrzebnych danych, zamknij okno rekordów. Pamiętaj, jeżeli zamierzasz wykorzystać mechanizm korespondencji seryjnej do automatycznego wysłania zestawu faksów bądź wiadomości e-mail niezbędne jest wypełnienie pól z numerem telefonu i adresem skrzynki pocztowej. Nadaj plikowi nazwę i kliknij Zapisz. Zostanie on umieszczony na dysku w postaci bazy Accessa. Po zapisaniu wyświetlone zostanie również okno wyboru takie, jak w przypadku arkusza Excela czy kontaktów Outlooka. Wskaż rekordy i na koniec kliknij łącze Następny: Napisz list.