Księgowość w komputerze
-
- Dawid Długosz,
- 12.04.2009, godz. 12:45
Obliczasz wysokość podatków na kalkulatorze? Ręcznie wypisujesz faktury i deklaracje? Najwyższy czas to zmienić. Poznaj programy, dzięki którym przestaniesz ślęczeć nad rachunkami i zyskasz więcej czasu na prawdziwą działalność dla firmy.
W każdej firmie musi być księgowość i związane z nią faktury, wyliczenia wydatków, przychodów, deklaracje podatkowe, formularze ZUS - jednym słowem mnóstwo papierkowej roboty. Zapanowanie nad tym wszystkim wymaga regularnego wykonywania wielu czynności. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby robić to metodami tradycyjnymi, czyli obliczać wszelkie rachunki i zestawienia przy użyciu kalkulatora i ręcznie wypisywać faktury. Niektórzy wciąż jeszcze tak właśnie postępują. Tylko czy w dzisiejszych czasach ma to sens? Oczywiście, że nie. W sklepach znajdziesz dziesiątki programów, które wyręczą cię praktycznie w każdym zadaniu stanowiącym obowiązek w ramach prowadzenia firmy. Czy będzie to wystawianie rachunków, fakturowanie, drukowanie, wypełnianie deklaracji, prowadzenie rejestrów itd. - na wszystko znajdzie się odpowiedni program. Ściślej mówiąc, nie jeden, a co najmniej kilka lub kilkanaście. Aby ułatwić ci wybór, przyjrzeliśmy się bliżej ofercie rynkowej. Kilka programów szczególnie przykuło naszą uwagę - przedstawiamy je poniżej.
Dla firm jednoosobowych
Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową i całą papierkową robotę wykonujesz sam, powinieneś zainteresować się programem o wszystko mówiącej nazwie Samozatrudnienie. Dzięki niemu obliczysz swoje zobowiązania podatkowe, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wystawisz faktury, wypełnisz i wydrukujesz deklaracje PIT, VAT, wszelkie inne formularze oraz przelewy, rozliczysz pojazdy firmowe i niefirmowe. Oczywiście do wyboru są różne metody rozliczeń podatków - miesięczna, kwartalna, kasowa, i różne wersje deklaracji - np. VAT: -7, -7K, -8, -9 itd. Podatek można obliczać według skali lub liniowo.
Program jest przeznaczony dla osób rozliczających się z fiskusem na podstawie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub dla ryczałtowców. Mogą z niego korzystać zarówno płatnicy VAT, jak i firmy zwolnione z płacenia tego podatku.
Moduł automatycznych aktualizacji gwarantuje, że wszystko co zostanie obliczone bądź wystawione przez Samozatrudnienie, będzie zawsze całkowicie zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. To bardzo ważne szczególnie w polskich realiach, gdzie stale zmieniające się przepisy i wysokości podstaw do obliczania składek zusowskich bardzo utrudniają prowadzenie firmowej księgowości. W takiej sytuacji łatwo o pomyłkę, a nawet niewielka "wpadka" podczas obliczania podatków może mieć poważne następstwa w postaci kary administracyjnej nałożonej przez fiskusa. Korzystając z Samozatrudnienia, nie musisz o to martwić.
Godny uwagi jest moduł kontroli płatności, który służy do rejestrowania zapłat (pełnych i częściowych), kontrolowania terminowości, generowania zestawień dłużników itp. Program współpracuje z zusowskim Płatnikiem, pozwala na przeszukiwanie danych, ma bardzo rozbudowany moduł do fakturowania oraz szereg dodatków, np. wydruki do formatu PDF z możliwością natychmiastowego wysłania e-mailem (bez udziału klienta poczty), tworzenie i zarządzanie e-deklaracjami, różne wzory przelewów i przekazów, wykresy, hasła dostępu. Opcją dodatkowo płatną jest miniMagazyn.
Program Samozatrudnienie wrocławskiej firmy Format to idealne rozwiązanie dla jednoosobowych firm.
Rozpoczęcie użytkowania Samozatrudnienia może nastąpić w dowolnym okresie roku. Wprowadzanie danych nie musi się odbywać chronologicznie, dzięki czemu wykonasz wszelkie czynności księgowe np. w ostatnim dniu każdego miesiąca czy tez po prostu kiedy zechcesz. Możliwe jest też księgowanie próbne.
Program ma rekomendację Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego i kosztuje 147 zł netto. Za jednorazową opłatą w wysokości ok. 30% aktualnej ceny możesz wykupić roczne przedłużenie tzw. nadzoru, w ramach którego uzyskujesz dostęp do kolejnych wersji oraz do pomocy merytorycznej producenta (przez telefon i e-mail).
Z pocztą za pan brat
Działalność wielu firm (a szczególnie sklepów internetowych) byłaby nie do pomyślenia bez współpracy z pocztą i firmami kurierskimi. Do ich codziennych czynności należy wysyłanie dużych ilości paczek i listów. Jeśli twoja firma właśnie w ten sposób funkcjonuje, możesz ułatwić sobie życie - zainstaluj program STEMPEL.
Jest to unikalny na polskim rynku system obsługi przesyłek, który pozwala uniknąć żmudnego i czasochłonnego ręcznego wypełniania druków i zestawień. Wspomaga wysyłkę paczek, przesyłek listowych, przesyłek kurierskich, przelewów i przekazów. Znacznie skraca czas obsługi przesyłek i ogranicza do minimum ilość potencjalnych błędów. Automatycznie adresuje przesyłki, wypełnia odpowiednie formularze nadań i przechowuje informacje o zrealizowanych wysyłkach.
Obecnie STEMPEL obsługuje pełny zakres usług pocztowych, czyli wypełnia prawidłowo wszystkie formularze Poczty Polskiej oraz firm kurierskich: DPD (dawniej Masterlnik) i InPost. Opcjonalnie istnieje możliwość współpracy z programami zewnętrznymi innych producentów (np. systemy sprzedaży, sklepy internetowe) oraz - co może być bardzo ważne dla wielu polskich przedsiębiorców - z serwisem aukcyjnym Allegro.pl.
Alternatywą dla programów księgowych instalowanych na komputerze jest księgowość internetowa. Nie chodzi tu o kontaktowanie się e-mailem z biurem rachunkowym czy wysyłanie przez Internet dokumentów niezbędnych do rozliczeń, lecz o serwisy, które potrafią samodzielnie poprowadzić całą księgowość. Twoja rola sprowadza się do wprowadzania danych, takich jak przychody (faktury, udokumentowane i inne), wydatki (w tym te związane z pojazdami firmowymi i niefirmowymi, odpisy amortyzacyjne, majątek trwały itp.), wynagrodzenia dla pracowników (o ile kogoś zatrudniasz) itd., natomiast całą resztę wykona za ciebie serwis: obliczy podatki, składki na ZUS itd., wypełni i wydrukuje niezbędne deklaracje, dokona odpowiednich wpisów do ewidencji, w odpowiednim czasie przeprowadzi remanenty itp. Wszystko to przy zachowaniu stuprocentowej zgodności z aktualnymi przepisami.
Korzystanie z tego rodzaju serwisów daje szereg korzyści:
- nie musisz instalować żadnego oprogramowania, wystarczy dowolna przeglądarka internetowa,
- nie musisz znać się na prawie i podatkach ani śledzić ich ciągłych zmian, bowiem robią to eksperci księgowi odpowiedzialni za prawidłowe funkcjonowanie serwisu,
- operacje księgowe możesz przeprowadzać z każdego miejsca na świecie (a więc np. będąc na urlopie), z komputerów działających pod kontrolą Windows lub Linuksa (i innych systemów uniksowych),
- wszystkie dane firmowe (księgi rachunkowe, ewidencje, druki przelewów, deklaracje itd.) są bezpiecznie przechowywane (wraz z kopią zapasową) przez ustawowe 5 lat na serwerach usługodawcy - nawet jeśli je stracisz, np. podczas pożaru, zalania lub kradzieży, to w każdej chwili możesz je odzyskać i wydrukować na nowo,
- serwis automatycznie ewidencjonuje operacje księgowe (np. jeśli wprowadzasz jakąś fakturę, jest ona automatycznie dodawana do KPiR), wypełnia deklaracje (podatkowe i do ZUS-u) oraz przypomina o terminach płatności składek i zaliczek na podatki,
- w odróżnieniu od współpracy z biurem rachunkowym masz pełną kontrolę nad swoją firmą (już przed końcem miesiąca znasz wysokość podatku i możesz zastanowić się czy warto jeszcze coś kupić) i nie zdradzasz nikomu swoich tajemnic handlowych,
- w każdej chwili możesz sprawdzić historię firmy: dane sprzed kilku miesięcy lub kilku lat, porównać obroty z danego miesiąca na przestrzeni kilku lat itp.,
- koszty są znacznie mniejsze niż w przypadku biur rachunkowych.
Najstarszym i najpopularniejszym tego rodzaju serwisem jest ifirma.pl. Przez pierwsze trzy miesiące korzystasz z niego za darmo, później opłata miesięczna wynosi zaledwie 54,90 zł (brutto). Jeśli zdecydujesz się zapłacić za kilka miesięcy z góry, opłata będzie jeszcze mniejsza (np. za rok 549 zł, co daje miesięcznie 45,75 zł).
Dostępne są dwie wersje STEMPLA: MINI i PLUS. Ta pierwsza jest przeznaczona dla firm, które realizują mniejsze ilości wysyłek i nie zawarły umów z Pocztą Polską i firmami kurierskimi. Polecenia nadawcze są drukowane na oryginalnych blankietach samokopiujących (tzw. "druk własnym nakładem"). Wersja PLUS jest skierowana do firm, które wysyłają duże ilości paczek i mają podpisane umowy z operatorami. Drukuje formularze na czystych kartkach papieru według wymaganych wzorów, wraz z numerami nadań i kodem kreskowym.
STEMPEL MINI kosztuje 69 zł netto. Za import danych ze wskazanej przez ciebie aplikacji zapłacisz 100 zł netto. Cena wersji PLUS na jedno stanowisko wynosi 590 zł, za każde dodatkowe stanowisko zapłacisz 174 zł (1-4 stanowisk), 116 zł (5-9 stanowisk) lub 87 zł (10 i więcej stanowisk).
