Nowoczesna sala konferencyjna - dobieramy wyposażenie

Trudno wskazać inną przestrzeń, która w równie dużym stopniu odpowiadałaby za wizerunek naszej firmy, co sala konferencyjna. Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań to nie tylko prestiż, ale również wygoda i oszczędności. Prezentujemy najciekawsze rozwiązania do sal konferencyjnych na 2019 rok.

Nowoczesna sala konferencyjna usprawnia pracę firmy i podnosi jej prestiż. Zainstalowanie wysokiej jakości urządzeń wizualizujących i solidnego nagłośnienia to jedynie podstawy. Podążające za trendami firmy doskonale zdają sobie sprawę z wagi udogodnień jakie niosą za sobą rynkowe innowacje. Wprawdzie sprzęt klasy biznesowej zazwyczaj dość konserwatywny, jednak również do niego trafiają pierwsze rozwiązania oparte o SI. Interaktywność systemów audio i wideo staje się natomiast powszechnie oczekiwanym standardem.

Solidne podstawy

Wariant ekonomiczny sali konferencyjnej nie może oznaczać stosowania najtańszych rozwiązań. Oszczędności w tym wypadku mogą dotyczyć innowacji i dodatkowych udogodnień, ale nigdy nie powinny być prowadzone kosztem jakości sprzętu. Podstawą działania większości sal konferencyjnych jest projektor oraz zestaw nagłośnienia. Nawet prosty projektor do sali konferencyjnej powinien oferować bardzo wysoką jasność obrazu, minimalnie na poziomie 3500 lumenów - szczególnie jeśli nie jesteśmy w stanie uzyskać pełnego zaciemnienia pomieszczenia przez wzgląd na przeszklenia. Jednocześnie powinniśmy oczekiwać przynajmniej rozdzielczości FullHD. Niezwykle istotny okazuje się również dostęp do bogatego zestawu złącz i interfejsów, a jeszcze lepiej możliwość skorzystania z komunikacji bezprzewodowej. Jest to szczególnie ważne w kontekście wykorzystania różnego typu nośników w firmie oraz sprawnego przygotowania sali do pracy. Jeśli urządzenie ma być naprawdę oszczędne należy bezwzględnie sprawdzić żywotność jego lamp oraz koszt zakupu nowych. Projektory spełniające powyższe wymogi będzie zazwyczaj kosztować około 4-5 tysięcy zł, więc absolutnie nie da się ich zaliczyć do najniższej półki cenowej.

Epson EB-L400U – laserowy projektor rozdzielczości WUXGA poza jasnością 4500 lumenów zapewnia wiele lat bezawaryjnej pracy

Epson EB-L400U – laserowy projektor rozdzielczości WUXGA poza jasnością 4500 lumenów zapewnia wiele lat bezawaryjnej pracy

Jeszcze lepszym rozwiązaniem będzie projektor laserowy. Zapewni on wyższą jasność przekraczającą 4000 lumenów i nie będzie wymagał regularnego serwisowania. Brak konwencjonalnych lamp sprawia, że dodatkowe koszty eksploatacyjne właściwie nie istnieją. Oczywiście taki sprzęt będzie odpowiednio droższy. Przykładowo laserowy Epson EB-L400U o jasności 4500 lumenów to wydatek w okolicach 11 300 złotych.

Niezależnie od zapewnień producentów, korzystanie z głośników wbudowanych w projektor nie jest dobrym rozwiązaniem. Głośnik projektora można traktować jako atut urządzenia jedynie z myślą o sytuacjach awaryjnych. Jeśli pozwala na to przestrzeń, dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie zestawu nagłośnienia sufitowego - estetycznego, rozsądnego akustycznie. Przy okazji taki sprzęt jest dość ekonomiczny - zazwyczaj zapłacimy od 200 - 400 zł za głośnik. Wybierając naścienne głośniki instalacyjne, wydatek na pojedynczy głośnik wzroście średnio o 100 zł względem modeli sufitowych.

Interaktywny obraz - monitory

Nierozłącznym elementem nowoczesnych konferencji jest interaktywność. Skoro dzięki smartfonom doskonale przyswoiliśmy pracę za pomocą gestów i dotyku, możemy ją z powodzeniem przenieść na grunt zadań biznesowych. Monitory interaktywne zapewniają wygodę i intuicyjność, ale również pozwalają na swobodne dostosowanie przestrzeni roboczej do swoich potrzeb.

Ekrany interaktywne to zazwyczaj co najmniej 55-calowe panele dotykowe. Zależnie od modelu mogą być to po prostu duże wyświetlacze współpracujące z zewnętrznym komputerem lub urządzenia o autonomicznej charakterystyce. Ten drugi typ najłatwiej przyrównać do ogromnych tabletów - które są w stanie działać niezależnie dzięki zastosowaniu dedykowanego systemu operacyjnego. Jednocześnie w większości przypadków sprzęt tego typu dość swobodnie komunikuje się z zewnętrznymi komputerami i smartfonami

iiyama TE6568MIS-B1AG to proste urządzenie dotykowe o przekątnej 65-cali. Pomimo atrakcyjnej ceny, sprzęt pozwala na odtwarzanie prezentacji, plików wideo, zdjęć, slajdów i plików tekstowych bez konieczności podłączania do komputera.

iiyama TE6568MIS-B1AG to proste urządzenie dotykowe o przekątnej 65-cali. Pomimo atrakcyjnej ceny, sprzęt pozwala na odtwarzanie prezentacji, plików wideo, zdjęć, slajdów i plików tekstowych bez konieczności podłączania do komputera.

Pierwszym krokiem podczas wyboru interaktywnego ekranu# powinna być weryfikacja, czy dany model będzie bez problemu współpracował z naszymi komputerami i urządzeniami mobilnymi. Jeśli decydujemy się na rozwiązanie z dedykowanym systemem operacyjnym, powinniśmy oczekiwać możliwości przetestowania płynności działania sprzętu przed zakupem. Niska wydajność pracy jest bolączką szczególnie tanich modeli monitorów.

Dedykowane oprogramowanie należy zweryfikować również pod kątem możliwości pracy z wykorzystywanymi w naszej działalności formatami plików.

Najtańsze ekrany interaktywne znajdziemy już za około 7 tysięcy złotych. Będą to w szczególności modele 55-calowe, pozbawione dedykowanego oprogramowania.

Najbardziej zaawansowane urządzenia na rynku są dostępne na zamówienie. Ceny w tym wypadku mogą sięgać nawet 80 tysięcy złotych. Wydając taką kwotę otrzymamy w pełni autonomiczne urządzenia o przekątnej przekraczającej 75 cali.

Interaktywny obraz - projektory

Istnieją dwa alternatywne rozwiązania dla monitorów interaktywnych. Pierwszym z nich są tablice interaktywne. Mowa tablicach wyposażonych w czujniki, które za pośrednictwem komputera i dedykowanego oprogramowania, pozwalają wchodzić w interakcję z treściami wyświetlanymi za pomocą zwyczajnego projektora. Przez wzgląd na długi czas instalacji, przeciętne możliwości i duże gabaryty, tablice interaktywne nie są zazwyczaj wykorzystywane w biznesie. Jednocześnie ich atrakcyjna cena sprawia, że wzbudzają one duże zainteresowanie w szkolnictwie.

Biznesowym konkurentem dla monitora interaktywnego może być wyłącznie projektor interaktywny. Mowa o urządzeniu, które nie wymaga żadnych zewnętrznych czujników aby oferować interaktywny obraz. Sprzęt tego typu zapewnia ten sam stopień zaawansowania co najlepsze monitory interaktywne. Oznacza to możliwość pracy z wykorzystaniem wielu źródeł obrazu, obsługę za pomocą urządzeń mobilnych oraz interakcję z wyświetlanym obrazem za pomocą dedykowanych piór. Właściwie w tym wypadku problem dotyczący wyboru urządzenia rozwiązuje się sam. Na rynku projektorów interaktywnych niepodzielnie króluje Epson. Najtańsze urządzenie tego typu kupimy już za niewiele ponad 11 tysięcy zł. Flagowy projektor interaktywny w ofercie producenta, czyli model Epson EB-1470Ui kosztuje około 20 tysięcy zł. Wydając taką kwotę otrzymamy laserowy projektor Full HD w technologii technologii 3LCD wyświetlający obraz o przekątnej do 100 cali. Sprzęt może pracować bez potrzeby konserwacji nawet 20 godzin. Wśród jego najważniejszych funkcji można wymienić bezprzewodową komunikację, możliwość podłączenia kilku urządzeń i dzielenia obrazu, a nawet zdalne udostępnienie tablicy, pozwalające na współtworzenie i udostępnianie notatek w bardzo przyjaznej formie.

Epson EB-1470Ui to prawdopodobnie najdoskonalszy projektor interaktywny na rynku.

Epson EB-1470Ui to prawdopodobnie najdoskonalszy projektor interaktywny na rynku.

Interaktywny projektor czy interaktywny monitor

Pojawia się pytanie - które z urządzeń do interaktywnej prezentacji obrazu będzie lepsze dla naszej firmy? Teoretycznie monitor interaktywny można kupić nieco taniej niż projektor. Jeśli jednak sięgniemy po urządzenia ze średniej półki cenowej, różnice zaczynają się zacierać. Sensownym założeniem wydaje się przyjęcie, że czym większa sala konferencyjna, tym większa opłacalność zastosowania projektora. Sala w której wystarczy 55 calowy monitor musi być naprawdę mała. Jeśli takową dysponujemy to monitor będzie lepszą i tańszą opcją. Jeśli jednak projektujemy duże pomieszczenie, w którym może przebywać nawet kilkanaście osób, zakup projektora będzie bardziej opłacalny. Co więcej, na rynku praktycznie nie znajdziemy monitorów, które osiągną przekątną 100-cali podczas gdy większość projektorów interaktywnych oferuje obraz o takiej przekątnej.

Atutem obrazu z projektora jest również brak refleksów oraz niemal nieograniczone kąty widzenia. Ponadto prezentowany w ten sposób obraz jest delikatniejszy dla oczu dzięki czemu pozwala na dłuższą pracę.

Oczywiście monitory również mają swoje zalety. Najważniejszym z nich jest bezobsługowość. Ekrany LCD nie wymagają regularnego serwisu, oferują zazwyczaj zdecydowanie dłuższą żywotność, są prostsze w instalacji, nie generują dodatkowych kosztów serwisowych i mogą pracować bez przerwy. Ponownie warto przyjąć zasadę, że monitory interaktywne są lepsze w działalności na małą skalę, podczas gdy projektory interaktywne zyskują przewagę przy dużych projektach.

Microsoft Surface Hub to niekwestionowany lider w zakresie innowacyjności monitorów interaktywnych. Platforma może pracować w pełni autonomicznie.

Microsoft Surface Hub to niekwestionowany lider w zakresie innowacyjności monitorów interaktywnych. Platforma może pracować w pełni autonomicznie.

Wideokonferencje

Na wyposażeniu nowoczesnej sali konferencyjnej powinny się znaleźć również narzędzia do telekonferencji i wideokonferencji. Już na początku warto podkreślić, że najlepsze monitory interaktywne (np. Surface Hub) mogą posiadać rozwiązania pozwalające na przeprowadzenie interaktywnej wideokonferencji bez dodatkowych narzędzi. Pewne udogodnienia w tym zakresie oferują również projektory konferencyjne Epsona - zastosowanie dwóch źródeł obrazu z opcją podziału ekranu umożliwia jednoczesne prowadzenie klasycznej konferencji i wideokonferencji.

Podstawą zestawu telekonferencyjnego jest centralka lub głośnik konferencyjny. Centralka to rodzaj telefonu konferencyjnego wykorzystującego połączenia VoIP, komórkowe lub przewodowe. Urządzenia tego typu są kosztowne i coraz rzadziej znajdują zastosowanie, nawet w profesjonalnych salach konferencyjnych. Zastępują je głośniki konferencyjne obsługujące komunikację z komputerami, smartfonami i urządzeniami konferencyjnymi. Dzięki temu użytkownik otrzymuje pełną swobodę w zakresie doboru źródła kontaktu i wykorzystywanych urządzeń. Dobry głośnik konferencyjny obsługuje komunikację Bluetooth i przewodową. Ponadto powinien posiadać mikrofony zbierające dźwięk w zakresie 180 stopni. Jeszcze lepiej kiedy dysponuje wbudowanym akumulatorem i wyjściami na mikrofony zewnętrzne. Głośniki konferencyjne - nawet te najlepszej jakości, są urządzeniami stosunkowo tanimi. Zależnie od modelu profesjonalne rozwiązania kosztują w zakresie 400-2000 zł.

Yamaha YVC-300 to wzorowy głośnik konferencyjny dla najbardziej wymagających użytkowników

Yamaha YVC-300 to wzorowy głośnik konferencyjny dla najbardziej wymagających użytkowników

Zdecydowanie większy wydatek stanowią urządzenia do wideokonferencji. Na rynku dostępne są zestawy zintegrowane lub sprzedawane w formie kilku elementów. Niezależnie od konstrukcji pakiet powinien obejmować kamerę obrotową o wysokiej rozdzielczości wraz z głośnikiem konferencyjnym. Ceny urządzeń do wideokonferencji mogą zaskakiwać - najtańsze zestawy kupimy za około 2 tysiące złotych. Modele renomowanych marek będą kosztować około 5 tysięcy, natomiast ceny najbardziej zaawansowanych konstrukcji z kamerami panoramicznymi mogą przekroczyć 20 tysięcy złotych.

Ciekawym przykładem urządzenia wideokonferencyjnego przeznaczonego do huddle roomów jest produkt Polycom Studio opisany w osobnym artykule.

Polycom MSR400 - urządzenie wideokonferencyjne za ponad 20 tysięcy złotych. W tej cenie użytkownik otrzymuje centralkę w formie tabletu Surface 4, integrację ze Skype for Business/Office 365 oraz kamerę 360 wraz z głośnikiem.

Polycom MSR400 - urządzenie wideokonferencyjne za ponad 20 tysięcy złotych. W tej cenie użytkownik otrzymuje centralkę w formie tabletu Surface 4, integrację ze Skype for Business/Office 365 oraz kamerę 360 wraz z głośnikiem.

Nagłośnienie i dystrybucja dźwięku

Profesjonalne nagłośnienie sali konferencyjnej to zazwyczaj kwestia opcjonalna. Znajduje ono zastosowanie tam, gdzie pomieszczenie jest na tyle duże, że rekomendowane staje się stosowanie mikrofonów oraz specjalistyczne rozlokowanie zestawu nagłaśniającego. Podstawą sprzętową jest w tym wypadku zestaw głośników instalacyjnych oraz dostosowany do nich wzmacniacz. Zależnie od potrzeb taki pakiet może zostać rozbudowany o mikser oraz bezprzewodowy system mikrofonowy. Niezwykle rzadko zdarza się aby zestawy nagłośnieniowe były kupowane i instalowane samodzielnie. Rozwiązaniem ekonomicznym jest w tym wypadku zakup specjalistycznego, gotowego zestawu. Planując profesjonalne przygotowanie centrum komunikacyjnego naszej firmy, najlepiej jednak sięgnąć po pomoc firm profesjonalnie zajmujących się projektowaniem nagłośnienia i tworzeniem adaptacji akustycznych.

Główna linia podziału rozwiązań do wizualizacji na rynku rozwiązań dla sal konferencyjnych przebiega pomiędzy projektorami, a tradycyjnymi ekranami dużego formatu. Jednak jak pokazuje doświadczenie, najczęściej wybierana jest ta pierwsza kategoria produktów. Dzieje się tak nie bez powodu — to projektory oferują dużo więcej możliwości oraz komfort użytkowania przy zdecydowanie niższym całkowitym koszcie posiadania (TCO).

Podstawową zaletą interaktywnych projektorów jest rozmiar obrazu o rozdzielczości HD lub FullHD, o ponad 100 calach przekątnej. Choć na rynku występują monitory, które oferują zbliżone przekątne, jednak ich zakup wiązać się będzie z wielokrotnie wyższym wydatkiem. Najczęściej spotyka się matryce o przekątnych do 70”, ale takie rozwiązanie sprawdzi się tylko w przypadku małych sal dla kameralnego audytorium. Natomiast grupy robocze składające się z większej liczby osób do sprawnej pracy potrzebują znacznie większego obrazu. Co więcej, na korzyść projektorów wpływa także ich skalowalność – obraz można zwiększać lub zmniejszać w zależności od potrzeby bez utraty na jakości wyświetlanych materiałów.

Projektory Epson do wyświetlania obrazu wykorzystują autorską technologię 3LCD, która gwarantuje jednakowe natężenie światła białego i kolorowego (CLO). W efekcie każda barwa składowa oraz biel wyświetlane są z tą samą mocą, sprawiając, że kolory obrazu są nasycone a czernie głębokie. Co więcej, uzyskana w ten sposób wysoka jasność pozwala na wyświetlanie prezentacji w dzień bez konieczności specjalnego zaciemniania pomieszczeń. Niestety ekrany w porównywalnych warunkach oświetleniowych nie radzą sobie już tak dobrze – refleksy powstałe na skutek odbijającego się światła od matrycy znacznie pogarszają czytelność materiałów i generują zmęczenie wzroku. Dodatkowo, szczególnie przy dłuższych spotkaniach wpatrywanie się w aktywną matrycę monitorów emitujących obraz z dużą ilością niebieskiej barwy składowej męczy oczy, powodując rozpraszanie uwagi, a nawet bol głowy czy bezsenność.

W mojej pracy zawodowej często spotykam się także ze szkoleniowcami, którzy prowadzą warsztaty w różnych miejscach. Ich zdaniem zaletą projektorów jest dzięki bogactwo dostępnych złączy (HDMI, VGA, USB, LAN, itd.), co pozwala na podpięcie dowolnego komputera czy urządzenia mobilnego i swobodne wyświetlanie treści. Dodatkowo współpracują także z zewnętrznymi urządzeniami takimi jak wizualizery, oferują również możliwość grupowej pracy z użyciem smartfonów czy tabletów.

W trakcie wyboru urządzenia do sali konferencyjnej nie można także zapominać o cenie zakupu oraz kosztach eksploatacji w perspektywie lat eksploatacji. Doskonałym przykładem świetnego wyboru jest tu laserowy model EB-L400U Projektor dostępny jest w cenie modeli lampowych ze średniej półki, natomiast oferuje wysoką jasność 4500 lumenów i wyjątkową długowieczność – jest objęty przez producenta gwarancją na 12 tys. godzin lub pięć lat pracy. Warto wspomnieć, że – jako jedyne na rynku - także inne projektory Epson dla biznesu, jak i edukacji objęte są 5-letnią gwarancją na urządzenie oraz lampę.

Jakub Łapiński

Business Account Manager

Epson