Przewodnik wdrożeniowy IT governance


Faza 2. Opracowanie wizji

Faza ta ma na celu określenie kierunku, w którym organizacja zdecydowała się zmierzać. Składają się na nią trzy etapy:

  • określenie obecnego stanu procesów zarządzania;
  • wskazanie docelowego stanu procesów zarządzania objętych programem usprawnień;
  • analiza luk i wskazanie możliwych do wdrożenia usprawnień.

Dotychczas zrozumienie czynników biznesowych oraz ocena ryzyka wykorzystywane były w celu ukierunkowania programu usprawnień na obszary, które mają największy wpływ na możliwość realizacji celów biznesowych i IT. Na etapie oceny obecnego stanu procesów zarządzania należy znaleźć odpowiedź na pytanie, jak te obszary są zarządzane i jak realizowane są zachodzące w nich procesy. Ma to na celu ocenę stopnia wspierania celów biznesowych i IT przez funkcjonujące procesy. Ocenę można przeprowadzić, posługując się techniką pomiaru dojrzałości procesów IT, która wykorzystuje modele zawarte w standardzie COBIT i Val IT.

Opierając się na analizie stanu obecnego, mapie celów biznesowych i IT oraz identyfikacji kluczowych procesów i mechanizmów kontrolnych, które przeprowadzone zostały w poprzednich etapach, należy określić stan docelowy procesów. Stan ten można określić za pomocą modelu dojrzałości, wykorzystywanego już wcześniej na etapie oceny procesów. Na podstawie tego modelu należy wskazać oczekiwany poziom dojrzałości każdego z procesów objętych programem usprawnień. Pamiętać przy tym trzeba, że docelowy poziom dojrzałości powinien być uzasadniony biznesowo i wynikać z faktycznych potrzeb oraz uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych. Dojrzałość procesów zarządzania może się istotnie różnić w zależności od rynku, branży itp. Nieocenioną pomoc stanowi tutaj benchmarking z podobnymi organizacjami. Doskonałym źródłem danych porównawczych jest COBIT Online, dostępny na stronach ISACA (http://www.isaca.org ).

Jasne określenie oczekiwań co do dojrzałości procesów zarządzania oraz wiedza na temat stanu obecnego tych procesów w prosty sposób pozwalają określić obszary, które powinny zostać usprawnione. Analiza luk i wskazanie możliwych do wdrożenia usprawnień to etap, w którym konstruowane są praktyczne rozwiązania stanowiące odpowiedź na zidentyfikowane problemy. Etap ten wymaga dużego doświadczenia w zarządzaniu informatyką, wiedzy na temat sposobu organizacji procesów zarządzania, znajomości dostępnych rozwiązań systemowych itp. Dlatego też niezbędne może okazać się zaangażowanie ekspertów w poszczególnych obszarach oraz właścicieli procesów biznesowych i IT. Często konieczne jest zaangażowanie eksperta zewnętrznego, co pozwala na efektywne i szybkie przejście do kolejnych etapów projektu. Szczególną uwagę należy zwrócić na wszelkie rodzaje ryzyka, które nie zostaną ograniczone w drodze usprawnień. Powinny one zostać kompletnie udokumentowane i formalnie zaakceptowane przez kierownictwo. Pozwoli to monitorować ich stan i w przyszłości uniknąć przykrych niespodzianek.

Faza 3. Opracowanie planu

Uprzednio wskazane obszary usprawnień w prosty sposób definiują konkretne projekty wdrożeniowe. Realizacja tych projektów pozwala osiągnąć założone efekty biznesowe i ograniczyć zidentyfikowane rodzaje ryzyka. Utworzony w ten sposób portfel projektów powinien stanowić zintegrowany program usprawnień. Pamiętać przy tym należy o wpisaniu w projekty i program systemu miar, które pozwolą ocenić ostateczny efekt usprawnień.

W ramach tego etapu podejmowane są następujące działania:

  • nadanie priorytetów wszystkim zaplanowanym usprawnieniom na podstawie oczekiwanych korzyści oraz łatwości wdrożenia;
  • naniesienie planowanych usprawnień do planu projektu w celu priorytetyzacji działań;
  • koncentracja na usprawnieniach przynoszących najwyższe korzyści przy najniższym stopniu trudności wdrożenia;
  • dekompozycja skomplikowanych usprawnień w celu identyfikacji działań łatwych do wdrożenia;
  • rejestracja usprawnień, które nie uzyskały statusu projektu, w celu uwzględnienia ich w przyszłych projektach.

Po utworzeniu portfela projektów nie pozostaje nic innego, jak opracowanie planu usprawnień, który powinien zawierać definicję projektów, ich cel, alokowane zasoby oraz jasno określony system pomiaru wyników. Dla osiągnięcia odpowiedniej efektywności i optymalizacji kosztów portfel projektów powinien być zorganizowany w program uwzględniający określoną sekwencję czasową działań, zasoby i zależności pomiędzy przedsięwzięciami.

Faza 4. Wdrożenie

Przy założeniu, że proces został odpowiednio zaplanowany, kluczowe decyzje podjęte na etapie sporządzania planu projektu, a zasoby alokowane, faza wdrożenia nie powinna nastręczać trudności. Składają się na nią:

  • wdrożenie usprawnień;
  • monitorowanie wdrożenia;
  • przegląd i ocena skuteczności programu.