Skuteczna komunikacja w biznesie

Możliwość szybkiego i skutecznego kontaktu z pracownikami mobilnymi, konieczność funkcjonowania w firmie o nienormowanym czasie pracy, prowadzenie rozmów z klientami pomimo przebywania w znacznie oddalonych od siebie lokalizacjach czy ułatwienie funkcjonowania organizacji o zasięgu globalnym – to tylko kilka problemów związanych z komunikacją, z jakimi borykają się współczesne przedsiębiorstwa. Dlatego rozwiązania do telekonferencji należą do ważniejszych narzędzi służących do poprawy komunikacji w biznesie. Zapewniają oszczędność czasu i pieniędzy, które trzeba przeznaczyć na podróże służbowe, a funkcjonalnie niemal w stu procentach spełniają rolę tradycyjnych zebrań prowadzonych oko w oko (współdzielenie dokumentów, wymiana plików itp.). Sztuką jest taki dobór narzędzi, by w największym stopniu odpowiadały one na potrzeby firmy, a jednocześnie były skalowalne i nie pozostawiały po sobie niewykorzystanego potencjału zwiększającego ponad miarę koszty działania organizacji.

Zdefiniować potrzeby

Decyzja o wyborze rozwiązania do obsługi wideokonferencji powinna być poprzedzona analizą potrzeb firmy. Czy wirtualne spotkania będą prowadzone głównie z klientami zewnętrznymi? Jeśli tak, to wybrane narzędzie musi cechować się uniwersalnością i obsługą wielu platform oraz szybkością i prostotą w zestawieniu konferencji. Czy potrzebujemy rozwiązań obsługujących jedynie spotkania dwóch osób (np. konsultacje przełożonego z pracownikiem zdalnym), czy raczej takich, które umożliwią sprawną wymianę zdań pomiędzy wieloma osobami znajdującymi się przynajmniej w kilku odrębnych lokalizacjach?

Zobacz również:

• Windows 10: 10 sposobów na zwolnienie miejsca na dysku

Najprostszym rodzajem wideokonferencji są te, w których udział biorą dwie osoby (tzw. wideokonferencje punkt-w-punkt). Ich realizacja możliwa jest z wykorzystaniem w zasadzie każdego dostępnego narzędzia służącego do organizacji tego typu wirtualnych spotkań. Doskonale poradzą tu sobie zarówno wyspecjalizowane pokoje konferencyjne, telefony IP z obsługą wideo, terminale wideo, jak i aplikacje instalowane na laptopach, tabletach czy smartfonach. Zaletą tych ostatnich są niezwykle niskie koszty wdrożenia i obsługi. Wystarczą dwa urządzenie z wbudowaną kamerą.

Innym rodzajem wideokonferencji są połączenia wielopunktowe. Biorą w nich udział osoby znajdujące się co najmniej w trzech różnych lokalizacjach. Połączenie to jest bardziej skomplikowane, bowiem wymagane jest utworzenie tzw. mostka wideo (wirtualnego pokoju konferencyjnego). Mostek odpowiada za tworzenie i kontrolowanie wielu równoległych połączeń. Do optymalnego działania takiej instancji wymagana jest poprawna interpretacja kilku różnych protokołów, w jakich nadawany może być sygnał (np. H.264 w komunikacji poprzez IP czy H.263 w ISDN). Jakość połączenia musi być bowiem odpowiednio dostosowana do możliwości sprzętowych oraz przepustowości łącza wszystkich uczestników konferencji.

Naturalnym rozwinięciem tego typu wirtualnych spotkań są konferencje obejmujące kilka grup osób. Z punktu widzenia przesyłanego sygnału wszystko działa tak samo jak w przypadku zwykłych konferencji wielopunktowych. Różnicą jest tylko sprzęt służący do rejestrowania obrazu oraz dźwięku. Kamera musi być wyposażona w szerokokątny obiektyw, a mikrofon powinien poradzić sobie z zebraniem dźwięku od kilku osób siedzących w różnych miejscach pokoju konferencyjnego, oddalonych od rejestratora czasem nawet o kilka metrów. Pod tego typu wideokonferencje projektowane są już zwykle kosztowne, przeznaczone do tego celu sale z urządzeniami konfigurowanymi przez fachowców.

Rynek sprzętu oraz usług do realizacji połączeń wideo jest bogaty. Oprócz wielu rodzajów urządzeń o różnym przeznaczeniu w ostatnich latach popularność zyskały również dedykowane serwisy internetowe, które dają możliwość zorganizowania profesjonalnej wideokonferencji bez zbędnych formalności oraz przy zachowaniu atrakcyjnego współczynnika zwrotu z inwestycji (ROI). Czym jednak charakteryzują się poszczególne rozwiązania i jakie są ich zalety oraz wady?

Najprostszy sposób – aplikacje i usługi online

Wiele mniej skomplikowanych połączeń wideo zarówno tych jedno- jak i wielopunktowych może być zrealizowanych z wykorzystaniem laptopów z kamerą i mikrofonem oraz przeznaczonej do takich celów aplikacji. Programy te mają często wszystkie podstawowe funkcje, by przeprowadzić pełnowartościową z biznesowego punktu widzenia konferencję: współdzielenie ekranu, możliwość przesyłania plików, dzielony ekran do obserwacji wszystkich uczestników w jednym momencie, sygnalizację aktywności rozmówcy oraz opcję szybkiego wyłączania mikrofonu.

Popularnymi aplikacjami umożliwiającymi nawiązywanie połączeń wideokonferencyjnych są Skype for Business, Lync czy Google Plus. Ciekawostkę na tym polu stanowią serwisy online takie jak Appear.in. Umożliwia on tworzenie wirtualnych pokoi konferencyjnych o wielkości do ośmiu osób. Atutem tego narzędzia jest brak wymogu instalacji oraz krótki czas potrzebny na utworzenie wirtualnej sali. Twórcy wyposażyli je również w kilka funkcji użytecznych biznesowo, w tym możliwość zabezpieczania dostępu do pokoju hasłem czy opcję współdzielenia ekranu w celu wyświetlenia prezentacji.

Tradycyjne rozwiązania w nowej odsłonie

Do tradycyjnych narzędzi do ustanawiania wideokonferencji należą telefony IP z obsługą wideo. Te typowo biurowe urządzenia wyposażone są zwykle we wbudowaną kamerę oraz panel dotykowy działający pod kontrolą jednego z systemów mobilnych, zwykle Androida. Dzięki wbudowanej pamięci wewnętrznej możliwa jest także instalacja aplikacji przeznaczonych dla tego OS-a. Niestety, wideotelefony IP mają ograniczenia. Przede wszystkim są w stanie obsłużyć tylko stosunkowo niewielkie konferencje wideo (większość modeli ze średniej półki cenowej umożliwia uruchomienie maksymalnie trójstronnego połączenia z wykorzystaniem obrazu). Cena tego typu rozwiązań w wersji standardowej, w zależności od jakości zastosowanych podzespołów i funkcji dodatkowych, waha się od około 200 do 3000 zł. Najbardziej zaawansowane modele z zewnętrznymi kamerami oraz dodatkowymi modułami do przesyłania treści (np. prezentacji) to już wydatek rzędu 7–10 tys. zł. Przy wyborze urządzenia warto także zwrócić uwagę na to, z jakimi systemami konferencyjnymi kompatybilny jest telefon.

Bardziej zaawansowanym rozwiązaniem, umożliwiającym realizowanie liczniejszych spotkań wirtualnych, jest terminal wideo (standardowo możliwości obejmują obsługę konferencji 4-stronnych i większych). W skład wyposażenia terminalu wchodzi mostek oraz przynajmniej po jednej kamerze i mikrofonie. Atutem takich urządzeń jest możliwość podłączenia nawet do kilku ekranów poprzez porty HDMI, co otwiera drogę do prostego stworzenia funkcjonalnej sali konferencyjnej. Większa funkcjonalność terminalu znajduje odzwierciedlenie w koszcie zakupu i waha się od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Rozwinięciem koncepcji terminali wideo są rozwiązania all-in-one przeznaczone głównie do specjalnych pokoi konferencyjnych. W skład takiego zestawu wchodzą dodatkowo odpowiednio skonfigurowane ekrany umożliwiające łatwe wyświetlanie wizerunku wszystkich rozmówców. To właśnie z tymi najbardziej zaawansowanymi rozwiązaniami służącymi do obsługi konferencji wideo związane jest pojęcie teleobecności (ang. telepresence). Polega to na takim dobraniu sprzętu, by zapewnić jak najlepszą jakość dźwięku i obrazu, a samą sylwetkę rozmówcy zaprezentować w taki sposób, by zmaksymalizować odczucie przebywania z nim w jednym pomieszczeniu. Koszt tego typu narzędzi wideokonferencyjnych jest trudny do oszacowania. W dużej mierze zależy bowiem od potrzeb firmy.

Na rynku jest wielu usługodawców zajmujących się projektowaniem oraz zabudową sali wideokonferencyjnych. W dużej mierze korzystają oni ze sprzętu producentów, takich jak: Cisco, Polycom, Avaya czy Teliris. Przy wyborze odpowiedniego wdrożeniowca warto kierować się własnymi, precyzyjnie zdefiniowanymi wymaganiami, elastycznością usługodawcy w projektowaniu pomieszczeń (te powinno być ściśle dopasowane do potrzeb zamawiającego), jego doświadczeniem na rynku, mierzonym liczbą oraz wielkością przeprowadzonych wdrożeń oraz obecnością usług dodatkowej obsługi technicznej.

Mobilność pod kontrolą

Wiele współczesnych firm oraz organizacji funkcjonuje dzięki wykorzystaniu pracowników mobilnych lub realizujących swoje usługi zdalnie. Mowa chociażby o przedstawicielach handlowych, serwisantach, pracownikach opieki medycznej, konsultantach prowadzących swoje działania w siedzibie klienta, wdrożeniowcach czy pracownikach firm globalnych, gdzie w realizację jednego projektu zaangażowanych jest kilku specjalistów z różnych lokalizacji. W wielu przypadkach niezbędne jest zachowanie stałego kontaktu z centralą, współpracownikami czy klientem. Kontakt ten powinien umożliwiać nie tylko wymianę informacji głosowej, ale również prezentację wizualną konkretnych urządzeń, schematów, dokumentów czy treści w obydwie strony.

Przy wyborze odpowiedniego sprzętu czy systemu do obsługi wideokonferencji w firmie warto więc zdefiniować swoje potrzeby w tym zakresie. Odpowiednie narzędzia powinny cechować się możliwie dużą uniwersalnością, jeśli chodzi o kompatybilność sprzętową oraz systemową (zintegrowane funkcjonowanie na smartfonach, tabletach, laptopach czy komputerach stacjonarnych). Dobrym przykładem tego typu aplikacji jest Cisco Jabber, który z powodzeniem integruje się praktycznie ze wszystkimi posiadanymi przez użytkownika urządzeniami. Co za tym idzie, umożliwia płynne przełączanie się w trakcie jednej telekonferencji z komputera stacjonarnego na np. telefon komórkowy.

Dla wymagających – firmowe szkolenia wideo

Ciekawym trendem w obszarze wideokonferencji jest rozwój platform oraz narzędzi umożliwiających organizowanie internetowych spotkań dla większej liczby uczestników, np. do około 50 osób. Tradycyjne rozwiązania telekonferencyjne albo nie są w stanie obsłużyć tego typu spotkań, albo zwyczajnie nie mają odpowiednich funkcji umożliwiających ich efektywną realizację. Zwykle mamy tu do czynienia z komunikacją jednokierunkową, gdzie prowadzący konferencję przekazuje wiedzę słuchaczom. Z tej przyczyny niezbędne jest zapewnienie narzędzi do jednoczesnej obsługi strumienia wideo z prowadzącym, dokumentu prezentacji oraz często także obrazu z kilku urządzeń biorących udział w szkoleniu. W wielu przypadkach konieczne staje się też umożliwienie uczestnikom komunikacji zwrotnej, np. poprzez zadawanie pytań z wykorzystaniem ogólnodostępnego czatu.

Samodzielne zintegrowanie wszystkich składowych jedynie na bazie pojedynczych narzędzi przeznaczonych do tradycyjnych wideokonferencji bywa trudne, a czasami wręcz niemożliwe. Tego typu spotkania prowadzone są zwykle na żywo i nawet najmniejsze opóźnienie czy wpadka widoczna jest dla wszystkich oglądających. Z pomocą przychodzą wyspecjalizowane platformy online, które w dużym stopniu automatyzują całą procedurę. W większości przypadków użytkownik musi jedynie podłączyć kamerę, laptopa z prezentacją oraz… przesłać odpowiedni link do pokoju konferencyjnego do wszystkich potencjalnych oglądających.

Obecnie na rynku jest dużo narzędzi umożliwiających realizację wideokonferencji rozumianych bardziej jako formy szkolenia. Wśród najbardziej znanych warto wymienić platformę Webex (dostępną od około 60 dol. miesięcznie). Na uwagę zasługują także bezpłatne narzędzia dostępne w ramach serwisów Facebook czy YouTube. Bardziej skomplikowane projekty szkoleń, np. wymagające prezentacji obrazu z kilku uruchomionych urządzeń jednocześnie czy sprawnego przełączania się pomiędzy ich ekranami, wymagają już obecności operatora, kilku aktywnych kamer oraz kontroli nagłośnienia. Transmisje takie realizowane są zwykle przez firmy posiadające własne studio. Koszt ich realizacji waha się od tysiąca do kilku tysięcy złotych za obsługę jednej konferencji.

Na rynku dostępny jest szeroki wachlarz rozwiązań oraz urządzeń wideokonferencyjnych. Dlatego zakup powinien być poprzedzony analizą firmowych potrzeb. Rozpiętość cenowa oferowanych rozwiązań jest bowiem ogromna i przeszacowanie firmowych wymagań może mieć fatalne skutki, jeśli chodzi o późniejszą opłacalność biznesową oraz realną wartość dodaną z poczynionej inwestycji.