Synchronizacja kalendarzy Google i Outlook? Nie jest to takie proste, jak się wydaje.

Jeśli zastanawiasz się jak zsynchronizować kalendarze Google i Outlook, dobrze trafiłeś. Podpowiemy jak sobie poradzić z tym problemem.


Kalendarze elektroniczne świetnie sprawdzają się jako efektywne narzędzia organizacji czasu. Czasem jednak, gdy jest ich zbyt dużo, koordynacja pomiędzy nimi może okazać się kłopotliwa. Prowadzenie kalendarzy Google i Microsoftu bywa szczególnie nieznośne. Pomiędzy obiema usługami nie ma prawie żadnej kooperacji. Subskrybenci Office 365 mają w prawdzie możliwość wykorzystania chmury Power Automate czyli usługi, służącej do konfiguracji zautomatyzowanych przepływów pracy dla wielu popularnych aplikacji nie tylko należących do Microsoftu. Subskrypcja Office 365 daje jednak ograniczone – choć darmowe – możliwości tworzenia standardowych, zautomatyzowanych przepływów informacji – również w obrębie kalendarza Office 365 Outlook i kalendarza Google. Microsoft powoli ogranicza tą funkcjonalność, przystosowując ją do oczekiwań użytkowników firmowych, którzy wykupią jeden z dwóch planów abonamentowych usługi Power Automate i wykorzystają jej szerokie możliwości w połączeniu z innymi aplikacjami korporacji. Podobnie, posiadacze G Suite – płatnego rozwiązania biznesowego Google, mogą skonfigurować za zgodą administratora, kalendarze Outlook i Google za pomocą aplikacji G Suite Sync for Microsoft Outlook. Umożliwia ona zarządzanie i wgląd w kalendarze obu aplikacji z poziomu zarówno Outlooka jak i konta Google.

Jednostronna synchronizacja kalendarzy

Gigantom z Doliny Krzemowej nie zależy na bezpłatnej synchronizacji z usługami konkurencji, dlatego warto zastanowić się jakiego rozwiązania naprawdę potrzebujemy. Niektóre sposoby mogą sprawiać wrażenie obchodzenia problemu, choć mogą być równie dobre. Darmowe strony internetowe Outlook.com oraz Google.com oferują znacznie wygodniejsze wzajemne widoki kalendarzy niż programy komputerowe z serii Outlook. Prócz funkcji zintegrowanego widoku wielu kalendarzy na raz, pozwalają na sprawdzenie planów z każdego miejsca i każdego urządzenia, które ma połączenie z Internetem. Dzięki temu praca z nimi jest efektywniejsza, nawet jeżeli użytkownicy mogą dokonać tylko jednostronnej synchronizacji . Właściciel kalendarza może jedynie udostępnić do wglądu swój harmonogram, którego edycję wykonuje się na koncie źródłowym. Nie mniej, zastosowanie tego rozwiązania względem obu aplikacji, pozwoli na wygodniejszą manipulację wydarzeniami niż w przypadku oddzielnego prowadzenia kalendarzy. Wymaga to odrobiny cierpliwości. Kopie przenoszonych kalendarzy mogą nie odzwierciedlać wszystkich funkcjonalności oryginałów.

Aby udostępnić kalendarz Outlook.com na koncie Google, zalogujmy się na stronie Outlook e-mail i wejdźmy w zakładkę Kalendarze udostępnione, którą znajdziemy w Ustawieniach strony. Na samym dole powinniśmy znaleźć sekcję Opublikuj kalendarz. Wybieramy ten, który chcemy skonfigurować. Mamy do wyboru linki: HTML i subskrypcję za pomocą pliku ICS. Wybieramy link subskrypcji, którą kopiujemy. Adres HTML służy do otwarcia kalendarza w przeglądarce internetowej. Dbajmy o bezpieczeństwo linku. Jeśli zaczniemy podejrzewać, że wpadł w niepowołane ręce, mamy do dyspozycji przycisk Resetuj linki.

Przechodzimy do Kalendarzy Google. Rozwijamy sekcję Inne Kalendarze (znak plusa). Wybieramy opcję Z adresu URL. W nowo-otwartym oknie wklejamy link. Po zatwierdzeniu przyciskiem Dodaj kalendarz, będzie on widoczny razem z innymi w widoku ogólnym. Można dostosować jego wygląd i nazwę w ustawieniach.