Test bezpiecznego biurka. Znajdź błędy, które narażają na ryzyko utraty danych

Włączony komputer

Widoczny na zdjęciu monitor wyświetla treść e-maila ze szczegółami na temat kosztów podróży i innymi informacjami na temat finansów firmowych. W żadnym wypadku pracownik nie powinien odejść od biurka bez zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia tym danym.

Dobra rada: wyłączanie aplikacji za każdym odejściem od komputera nie jest zbyt praktyczne. Niektóre aplikacje wymagają jednak szczególnej uwagi i dbałości, aby żadne zawarte w nich informacje nie dostały się w niepowołane ręce. Jeżeli z takich korzystasz przed opuszczeniem stanowiska pracy zablokuj komputer. W Windows 7 wystarczy dwa razy kliknąć myszką (Start/Zablokuj). Możesz też skorzystać ze skrótu: klawisze z logo systemu Windows i L.

Notatki z poufnymi informacjami

Pracodawca oczekuje, abyś zapamiętał wiele różnych haseł? Czy jest na to lepszy sposób od zapisania ich na popularnych żółtych karteczkach i przyklejenia do monitora?

Oczywiście takie działania nie powinny mieć miejsca. Wystawianie w widocznym miejscu tak ważnych informacji jest wielkim błędem. Zawsze może bowiem znaleźć się ktoś (nawet twój kolega z pracy), kto je wykorzysta przez co możesz mieć ogromne problemy.

Dobra rada: nigdy nie zapisuj haseł na karteczkach przyklejanych do monitora (czy w jakikolwiek inny podobny sposób tak samo łatwo wystawiający hasła przed wzrok osób trzecich). W internecie znajdziesz sporo programów przeznaczonych do zarządzania i przechowywania listy haseł w bezpieczny sposób (np. narzędzie KeePass Password Safe Professional, które możecie pobrać z naszego serwera).

Jedno hasło, do komputera, chyba dasz radę zapamiętać?

Poufne dokumenty

Raporty z wydatków oraz umowy z klientami to poufne dokumenty, które nigdy nie powinny być wystawione do wglądu nieupoważnionym osobom. Zawierają one bowiem informacje, które za wszelką cenę chciałaby zdobyć konkurencja. Powinniśmy je zawsze zabezpieczać odchodząc od biurka, czy kończąc pracę. Pamiętać bowiem tutaj należy, że późnym popołudniem, lub w nocy w pomieszczeniach biurowych swoją pracę będzie wykonywała firma sprzątająca, a więc osoby, które w żadnym wypadku nie powinny mieć dostępu do dokumentów, szczególnie tak ważnych.

Dobra rada: wszystkie tak ważne dokumenty odchodząc od biurka zawsze umieszczaj w zamkniętym bezpiecznym miejscu.

Kosz na śmieci

Kosz na śmieci (kosz przeznaczony na papier) to kolejne miejsce, w którym pracownik może popełnić poważny błąd. Zdarza się bowiem, że wyrzuca do niego poufne dokumenty (np. takie, które zostały wydrukowane, lecz zawierają błąd). Z tego miejsca mogą one jednak łatwo wpaść w niepowołane ręce, np. innego pracownika, czy pracownika firmy sprzątającej. Mamy tutaj do czynienia z poważnym naruszeniem polityki prywatności firmy.

Dobra rada: dokładnie zastanów się co wyrzucasz. Jeżeli uznasz, że dany dokument zawiera poufne dane, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce, pamiętaj, aby skorzystać z niszczarki.

Smartfon pozostawiony na biurku

Smartfon to miniaturowy komputer, który często przechowuje wiele poufnych danych, w tym danych korporacyjnych. Jeżeli zostawiasz go na biurku wyświetlone na nim informacje mogą kogoś zainteresować.

Dobra rada: pamiętaj, aby odpowiednio zabezpieczyć smartfon. Pozostawiony na biurku smartfon powinien być zablokowany i chroniony silnym hasłem. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w tekście „Bezpieczny Android – zadbaj o to sam, zanim będzie za późno”.

Klucze

Widoczny na zdjęciu pęk kluczy poza uruchomieniem samochodu może służyć np. do otwarcia drzwi do serwerowni, czy pomieszczenia z ważnymi dokumentami. Jasne jest również, jakiego samochodu na parkingu powinna szukać osoba, która zdobyła klucze.

Rozwiązanie: nigdy nie zostawiaj kluczy w miejscu (np. na biurku), z którego w łatwy sposób mogą być zabrane. Trzymaj je z bezpieczniejszym miejscu, np. w kieszeni, lub torebce.

Pozostawiona torba

Co może być w widocznej na zdjęciu pozostawionej bez opieki torbie? Portfel? Ważne korporacyjne dokumenty? Niezablokowany laptop? Co by w niej nie było, z pewnością zainteresować ona może potencjalnego złodzieja. Mniejszy problem, gdy trafimy na zwykłego złodzieja liczącego na portfel i komputer. Gorzej, gdy zainteresuje się nią osoba poszukująca ważnych firmowych danych i takie znajdzie...

Dobra rada: nigdy nie zostawiaj bez opieki torby zawierającej cenne przedmioty.

Pamięci USB

Podobnie jak wspomniana wcześniej pozostawiona bez opieki torba, również przenośna pamięć USB może stać się łakomym kąskiem dla złodzieja. Mogą w niej być przechowywane prywatne dane, jak również dane firmowe, które są na wagę złota dla konkurencji. Ukradzenie tak pozostawionej chociażby na chwilę pamięci z pewnością nie przysporzy złodziejowi żadnych problemów.

Dobra rada: przenośna pamięć USB z ważnymi dokumentami, podobnie jak wspomniana torba i dokumenty w formie papierowej, powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu.

Karta dostępu

Pozostawienie karty dostępu na biurku oznacza, że nieupoważnione osoby mogą z niej skorzystać, aby po godzinach pracy, gdy w budynku nie ma już pracowników dostać się do różnych firmowych pomieszczeń (mam tutaj na myśli np. pracowników firmy sprzątającej), do których dostęp powinien być szczególnie chroniony.

Dobra rada: kartę dostępu trzymaj zawsze przy sobie w kieszeni lub torbie. Dobrym sposobem jest też zawieszenie jej na smyczy.

Jak ci poszło?

Czy zdałeś test stwierdzając, że nie popełniasz opisanych tutaj błędów? A może twoje biurko wygląda właśnie tak, jak na znajdującym się obok zdjęciu? Jeżeli na drugie z tych pytań odpowiesz twierdząco, nie jest dobrze…