Testujemy oprogramowanie do automatyzacji w Bitrix24
Wykonywanie powtarzalnych czynności jest nie tylko monotonne, ale również czasochłonne. A co by było, gdyby zlecić takie właśnie działania używanemu systemowi CRM? To możliwe, jeśli korzystasz z Bitrix24. Sprawdzamy, jak prezentuje się to rozwiązanie!
Bitrix24 – system CRM, który pomaga
Bitrix24, to serwis dostarczany przez Bitrix24, Ltd. z siedzibą na Cyprze, to wszechstronny system CRM, który oferuje dosłownie wszystko, co tylko może być potrzebne podczas prowadzenia działalności – od magazynu i zarządzania zasobami ludzkimi po tworzenie sklepów online zintegrowanych z płatnościami mobilnymi. Jako że Bitrix24 powstał na bazie wieloletnich doświadczeń twórców oraz jest cały czas rozwijany o kolejne funkcje, nie może dziwić, że pojawiła się w nim również opcja automatyzacji.
Aby z niej skorzystać, wystarczy wybrać z menu po lewej stronie opcję „Automatyzacja”. Uzyskujemy dostęp do wielu praktycznych narzędzi. Przyjrzyjmy im się kolejno w dalszej części tekstu, aby zobaczyć, jakie możliwości daje nam Bitrix24 w tym aspekcie. Zacznijmy od samego początku - jak może wyglądać workflow, czyli przepływ zadań? Odpowiedź na to pytanie jest prosta: dokładnie tak, jak chcesz!
Wybierając „Nowy workflow” możesz nadać mu nazwę (co będzie konieczne przy większej ich ilości, aby nie pomylić się w konkretnych) oraz wybrać uprawnienia dostępu dla pracowników. Gdy masz już taką bazę, czas na kolejne kroki. Mamy trzy podstawowe etapy w szablonie: „Start” – „Zatwierdzenie przez przełożonego” – „Zatwierdzenie przez księgowego”. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby dodawać kolejne, a także zmieniać nazwy kolejnych kroków. Dzięki temu możesz dowolnie dopasować workflow do potrzeb prowadzonej przez siebie działalności.
Oczywiście do każdego kroku przydzielasz konkretnego pracownika lub pracowników.
W planach komercyjnych dostępna jest także automatyzacja fakturowania – dzięki niej można tworzyć faktury za pomocą zaledwie kilku kliknięć, a także wysyłać je do kontrahentów bezpośrednio z deala w CRM. Wystarczy raz wypełnić dokument i zapisać go jako szablon do późniejszego wykorzystania, aby nie trzeba było za każdym razem wszystkiego wypisywać od nowa, co przy wielu stałych klientach jest bardzo czasochłonne.
A jeśli do Bitrix24 podłączymy system płatności, proces staje się jeszcze prostszy: wystarczy dodać kod QR do faktury lub wysłać klientowi link do płatności – i gotowe.
Bitrix24 – tworzenie automatyzacji dokładnie dopasowanej do potrzeb
Jak dopasować proces automatyzacji do swoich potrzeb? W Bitrix24 rozwiązano to w bardzo prosty sposób. Warto jednak na wstępie zauważyć, że mamy tu dwie opcje: reguły automatyzacji oraz wyzwalacze. Jakie są pomiędzy nimi różnice?
Reguły automatyzacji to po prostu automatyczne podjęcie wskazanego działania po zaistnieniu wybranej sytuacji. Na przykład klient zaakceptował warunki umowy, więc zostaje dla niego utworzony rachunek. Z kolei wyzwalacz to śledzenie działań klienta lub pracownika - gdy dochodzi do ustalonego przez Ciebie etapu, natychmiast uruchamiane są ustalone wcześniej reguły automatyzacji.
Proste, prawda? A jeszcze prostsze staje się dzięki wygodnemu rozwiązaniu, jakim jest ustawienie reguł za pomocą suwaków oraz rozwijanych list wyboru. Bitrix24 umożliwia dzięki temu wykorzystanie wszystkich możliwości nawet osobom, które jak dotąd nigdy nie miały do czynienia z tego typu oprogramowaniem.
Ponadto zwracają uwagę dodatkowe, praktyczne funkcje. Wyzwalacze oraz reguły automatyzacji można kopiować i przenosić do innych etapów, przeciągając wybrany element w potrzebne miejsce. Dlatego jeśli w workflow mamy podobne zadania, nie musisz od początku ustalać wszystkich działań – przygotowujesz sobie wcześniej taki szablon, z którego możesz w dowolnej chwili skorzystać.
Robotyczna automatyzacja procesów – kolejne ułatwienie od Bitrix24
RPA, czyli robotyczna automatyzacja procesów, to kolejna z funkcji Bitrix24, która powstała po to, aby ułatwić Ci życie. Czym różni się od workflow? Zasadniczo bardzo je przypomina – tworzymy kolejne kroki procesu, jednak do każdego można dodać jego własny workflow. Na przykład gdy ustalisz etap „Wysłanie zapytania do klienta”, możesz rozbić go na dwa kroki – „Wysłanie materiałów marketingowych”, a następnie „Kontakt klientem”
To oczywiście tylko przykład, jednak oddaje istotę działania tego mechanizmu i pokazuje, jak bardzo elastyczny jest Bitrix24. Możesz o tym przekonać się w dowolnej chwili, ponieważ dostępny jest darmowy plan, w którym dostępne są funkcje związane z automatyzacją. Wystarczy tylko zarejestrować swoje konto, aby poznać większość dostępnych możliwości.
Dlatego przetestuj w praktyce, jak wygląda automatyzacja w Bitrix24 i stwórz swój profil już dzisiaj!.
