Trudna sztuka budżetowania

Duże przedsiębiorstwa lepiej radzą sobie z budżetowaniem i rocznym planowaniem niż firmy małe, które nie korzystają z zaawansowanych narzędzi informatycznych - wynika z badania Aberdeen Group.

Duże przedsiębiorstwa potrafią trafnie określić budżet w 100%, mniejsze w 97%, a małe w 91%. Według Aberdeen, trafnie określony budżet to precyzyjnie przewidziane przychody i koszty oraz dobrze kontrolowane wykonanie budżetu. Cykl budżetowy firmy, niezależnie od jej wielkości, to 2,5 - 3 miesiące, a dużym firmom dwa razy częściej niż małym udaje się sfinalizować budżet przed rozpoczęciem kolejnego okresu.

Dużym firmom łatwiej jest uporać się z procesem planowania i budżetowania, ponieważ korzystają z zaawansowanych rozwiązań technologicznych, mimo, że ich struktura organizacyjna jest bardziej skomplikowana.

Co drugie małe przedsiębiorstwo przy przygotowywaniu planów budżetowych używa jedynie arkuszy kalkulacyjnych. Duże firmy korzystają z arkuszy w 15-20%, chętniej wykorzystują specjalistyczne aplikacje biznesowe.

Ankietowane przez Aberdeen firmy wskazały najważniejsze w procesie planowania budżetu zagadnienia: dla 42% jest to zwiększenie precyzji budżetowania, dla 37% - zwiększenie szybkości reagowania na nowe warunki, dla 34% - lepsza kontrola kosztów, dla 34% - zmniejszenie kosztów i skrócenie czasu budżetowania.

Firmy, które z budżetowaniem radzą sobie najlepiej, automatyzują ponad połowę procesów i angażują w przygotowywanie budżetu więcej przedstawicieli kadry kierowniczej.

73% firm, które uczestniczyły w badaniu i osiągnęły najlepsze wyniki w budżetowaniu korzysta z kombinacji metody budżetowania odgórnego i oddolnego. Pozwala im to na spójne wyznaczanie celu, który jest jasny dla całej organizacji.

Eksperci Aberdeen przygotowali rekomendajce działań na podstawie doświadczeń firm, które osiągnęły najlepsze wyniki:

Wprowadzenie formalnego procesu budżetowania i planowania oraz automatyzacji - gdy liczba osób zaangażowanych w tworzenie budżetu rośnie, konieczne stają się narzędzia informatyczne, aby zarządzać ich pracą i prowadzić przez poszczególne etapy.

Mierzenie, czyli śledzenie wyników i porównywanie ich z założonym budżetem.

Wykorzystanie możliwości rozwiązań klasy Business Intelligene i Performance Management.

Połączenie metody budżetowania odgórnego i oddolnego.

Raport Aberdeen "Planowanie finansowe i budżetowanie: jak to robią światowi gracze?" opublikowała w Polsce Solemis Group.