Usługi HP MPS: w obszarze zarządzania drukiem warto zdać się na specjalistów

Pełna kontrola kosztów drukowania, możliwość korzystania z fabrycznie nowych, innowacyjnych urządzeń HP oraz dostępność serwisu bezpośrednio w biurze to najważniejsze, choć nie jedyne, korzyści z wdrożenia usług zarządzania drukiem HP MPS w firmie. Kiedy druk to tylko początek, kompleksowe rozwiązania HP MPS pomagają przedsiębiorcom podnosić efektywność prowadzonego biznesu.


Model MPS (Managed Print Services) łączy najlepsze cechy outsourcingu usług z ekonomią subskrypcji, w którym ciężar zarządzania systemem druku w firmie przenoszony jest na zewnętrznego dostawcę, zaś przedsiębiorcy mogą ponosić koszty drukowania w formie dopasowanych do ich potrzeb opłat, np. opłata za wynajem sprzętu i wydrukowane strony. Usługi MPS pomagają zoptymalizować posiadaną infrastrukturę, obniżyć koszty druku oraz zwiększyć produktywność pracowników, którzy teraz mogą korzystać z nowoczesnych rozwiązań drukowania, kopiowania i skanowania.

W kierunku MPS

W tradycyjnym modelu zarządzania drukiem firma kupuje drukarki, a następnie w zależności od potrzeb zaopatruje się w tonery i papier. Usługi serwisowe bazują na dołączonej do drukarek gwarancji, a czasem zdarza się, że serwis wykonywany jest we własnym zakresie. Podejście to wykazuje wiele słabości – od konieczności inwestowania jednorazowo dużych środków własnych na zakup urządzeń, przez trudności w zarządzaniu i utrzymaniu sprzętu drukującego, po niedostrzeganie pewnych kosztów druku np. związanych z utylizacją zużytych tonerów i wycofywanych urządzeń.

Przeniesienie procesów obsługi druku do zewnętrznego dostawcy pozwala zmniejszyć całkowite koszty drukowania (TCO). Podstawowy zestaw usług zarządzania drukiem HP MPS obejmuje dostawy fabrycznie nowego sprzętu drukującego, finansowanego ze środków własnych lub w leasingu, dostawy oryginalnych materiałów eksploatacyjnych oraz usługi serwisowe. Już w tym momencie zwrot z inwestycji (ROI) jest zauważalny, ale nadal niższy, niż mógłby być, gdyby firma zdecydowała się na wdrożenie HP MPS wraz ze specjalistycznym oprogramowaniem wspierającym procesy biznesowe.

W każdej firmie wciąż istnieje potrzeba produkcji i przetwarzania dokumentów papierowych, ale ograniczenie kosztownych i czasochłonnych procesów bazujących na papierze może przynieść o wiele wyższy zwrot z inwestycji, niż skupienie się wyłącznie na wyniesieniu na zewnątrz obsługi urządzeń drukowania. Mowa tutaj o automatyzacji procesów biznesowych, wdrożeniu zaawansowanych funkcji rozpoznawania obrazu czy udostępnieniu pracownikom korzystania z rozwiązań mobilnych, które razem pozwalają zauważalnie obniżyć koszty obsługi dokumentów oraz prowadzą do poprawy produktywności przedsiębiorstwa.

Ważnym elementem usług HP MPS są rozwiązania z obszaru zarządzania drukiem oraz bezpieczeństwa. Ich implementacja na lokalnym serwerze druku rozwiązań HP, może zapewnić mechanizmy obsługi drukowania klasy korporacyjnej takie jak: wdrożenie polityk bezpieczeństwa i funkcji autoryzacji użytkowników, wspólny sterownik druku czy wydruk podążający. Administrator może zarządzać regułami dostępu pracowników do drukarek, aby ograniczać koszty, a także chronić wrażliwe informacje przed ujawnieniem. Wielostronicowe wydruki mogą być automatycznie kierowane do urządzeń o najniższym jednostkowym koszcie wydruku.

Usługi HP MPS: w obszarze zarządzania drukiem warto zdać się na specjalistów

Bezpieczeństwo sieciowe

Teraz z nieco innej perspektywy. Usługi dostarczane przez autoryzowanych Partnerów HP MPS, pozwalają dostrzec kwestie, na które nie zawsze zwracamy uwagę. Ponad 60% ankietowanych niedawno firm doświadczyło kradzieży danych dokonanych z wykorzystaniem urządzeń drukujących. Usługa HP Secure Managed Print Services pomaga zmniejszyć ryzyko ataków sieciowych drukarek, dzięki kompleksowym funkcjom zabezpieczającym urządzenia, dane i dokumenty. Najlepszym rozwiązaniem, pozwalającym kompleksowo zabezpieczyć urządzenia druku HP jest oprogramowanie HP JetAdvantage Security Manager. Służy ono do zarządzania bezpieczeństwem druku w oparciu o zdefiniowane polityki bezpieczeństwa urządzeń. Aplikacja pozwala na szybką ocenę zabezpieczeń systemu druku poprzez wykrywanie drukarek, na których nie zaimplementowano podstawowych mechanizmów w tym zakresie, nie ustalono haseł dostępu albo pozostawiono włączone nieużywane porty i protokoły, które niezabezpieczone mogą być potencjalnym zagrożeniem dla danych firmy. HP JetAdvantage Security Manager usprawnia zarządzanie bezpieczeństwem w ramach całej organizacji poprzez automatyzację procesów zarządzania certyfikatami urządzeń drukujących, czy dostarczania spójnej konfiguracji zabezpieczeń z wykorzystaniem szablonów bezpieczeństwa.

4 kroki ku MPS

Implementacja usług HP MPS w firmie powinna odbywać się minimum w czterech krokach: analizy obecnej infrastruktury druku, planowania rozwiązania docelowego, wdrożenia i zarządzania nową infrastrukturą druku. Pierwsze dwa etapy mają dać odpowiedź na pytanie, kiedy, jak i dlaczego pracownicy drukują, jakie zasoby posiada firma oraz które obszary druku warto poddać zmianom i w jaki sposób?

Konsultanci HP lub autoryzowani Partnerzy HP pomagają firmom dobrać rozwiązanie druku do rodzaju i ilości produkowanych dokumentów. Oto najbardziej oczywisty przykład. Wybór wyższego modelu urządzenia o niższym jednostkowym koszcie wydruku w najbardziej obciążonych lokalizacjach pozwala zmniejszyć ogólne koszty drukowania w firmie. Klarowny system rozliczeń materiałów eksploatacyjnych i serwisu pozwala ograniczyć ryzyko nadmiernych, niespodziewanych kosztów oraz długich przestojów związanych z serwisem.

Wdrożenie usług HP MPS obejmuje dostarczenie urządzeń oraz ich konfigurację, zdefiniowanie polityk drukowania bazujących na potrzebach firm, polityk zabezpieczeń oraz szkolenia pracowników. Specjalistyczne oprogramowanie HP Web JetAdmin automatyzuje procesy instalacji i konfiguracji urządzeń w firmowej sieci oraz ich zarządzanie.

Zdalna optymalizacja zarządzania drukiem wspierana jest przez specjalistyczne oprogramowanie HP Device Control Center lub HP SDS Manager. To bezpieczne platformy zbierania i raportowania danych dotyczących zużycia i dostaw tonerów oraz konieczności cyklicznej wymiany materiałów konserwacyjnych. Oprogramowanie HP śledzi stan materiałów, automatyzując procesy zamawiania i dystrybucji oryginalnych materiałów eksploatacyjnych HP. Analiza ostrzeżeń pochodzących z urządzeń pozwala skrócić czas serwisów. Usługi serwisowe HP świadczone są w biurze firmy zgodnie z ustalonym SLA, dopasowanym do oczekiwań i możliwości klienta. Na barki dostawcy, firmy mogą zrzucić również procesy związane z wycofywaniem zużytych wkładów i urządzeń, w ten sposób ograniczając negatywny wpływ na środowisko naturalne.

Platformy HP Device Control Center lub HP SDS Manager pozwalają na sprawne zarządzanie tysiącami urządzeń zainstalowanych w wielu lokalizacjach jednocześnie. Wbudowane raporty zapewniają pełną kontrolę kosztów druku na potrzeby rozliczeń oraz optymalizacji systemu druku w firmie poprzez odpowiednią relokację urządzeń. Administrator może przesuwać bardziej wydajne urządzenia w miejsca, gdzie drukuje się najwięcej, ograniczając koszty druku, a pracownikom zapewniając dostęp do wszystkich potrzebnych im funkcji druku. Jeśli nie da się drukować mniej, warto to robić mądrze i… taniej. Wybierając usługi HP MPS jest to możliwe.

Więcej o usługach MPS firmy HP dowiesz tutaj.