VoIP, czyli drugie życie telefonii stacjonarnej

Kiedy lata temu eksperci branży wieszczyli schyłek telefonii stacjonarnej, technologia VoIP odnalazła swoje zasłużone miejsce w biurach i centrach obsługi telefonicznej, pokazując swoje przewagi w postaci wysokiej jakości połączeń, wygodzie użytkowania oraz możliwości integracji z firmowymi systemami CRM.


23,3% przedsiębiorstw nadal deklaruje korzystanie z telefonii stacjonarnej, z czego 64,1% nie zrezygnowałoby z tych usług na rzecz telefonii komórkowej – wynika z ogólnopolskiego badania opinii publicznej przeprowadzonego pod koniec ubiegłego roku na zlecenie UKE. Powodów ku temu jest kilka. 50% ankietowanych z tej grupy twierdzi, że numer stacjonarny zwiększa wiarygodność firmy, zaś 37% firm ma z telefon stacjonarny z przyzwyczajenia (respondenci mogli wskazać kilka odpowiedzi). Bardziej interesujące jest to, że 49,3% badanych uważa, że telefon stacjonarny ułatwia funkcjonowanie firmy, 19,1% dostrzega w nim zalety korzystania z wewnętrznej sieci telefonicznej, zaś 13,2% docenia lepszą jakość połączeń, niż z telefonu komórkowego.

Zalety VoIP

W wielu firmach telefonia analogowa już dawno ustąpiła technologii VoIP, która jako medium transmisji głosu wykorzystuje internet. Nic dziwnego, bowiem wraz z upowszechnieniem się szerokopasmowego dostępu do sieci wszelkie bolączki związane z niską jakością połączeń odeszły w niepamięć. Dzisiaj w wielu przypadkach VoIP oferuje wyższą jakość rozmowy, niż telefonia analogowa i komórkowa.

Mobilność i niskie ceny połączeń to inne ważne zalety technologii VoIP. Telefon VoIP możesz zabrać ze sobą z biura i podłączyć go do dowolnego gniazdka internetowego. W przypadku zmiany miejsca pracy, przeprowadzki albo wyjazdu za granicę zatrzymasz swój numer lokalny, bez konieczności zmiany umowy z operatorem.

Telefonia VoIP pozwala wybrać numer miejski z dowolnej strefy numeracyjnej w Polsce lub numer zagraniczny. W ten sposób możesz otworzyć wirtualne biuro w dowolnym miejscu na świecie - od Warszawy, przez Barcelonę po Nowy Jork. Wszystko po to, aby klienci zza granicy dzwonili według stawek lokalnych, nie ponosząc przy tym kosztów połączeń międzynarodowych. W Zadarma możesz wybierać spośród numerów kierunkowych z 90 krajów i 150 największych miast na całym świecie oraz puli numerów dla darmowych infolinii 0800.

Korzystając z VoIP możesz zamówić miejski numer telefoniczny z dowolnej strefy w Polsce lub wielu najważniejszych miast na całym świecie. Miesięczny abonament za numer to raptem kilka złotych.

Integracja telefonii VoIP z systemem CRM pozwala w pełni wykorzystać potencjał obu rozwiązań. Oprogramowanie CRM Vision obsługuję funkcję automatycznej prezentacji kartoteki klienta przy odbieraniu i nawiązywaniu połączeń. Identyfikacja kontrahenta odbywa się na podstawie numeru telefonu. W rezultacie pracownik ma wygodny i szybki wgląd w historię rozmów w klientem, dostęp do informacji o złożonych ofertach i zapisanych notatkach. CRM Vision pozwala na ustalenie kolejnych działań z klientem, a gdy rozmowa nie doszła do skutku, zaplanowania następnej próby połączenia.

Integracja z systemem CRM pozwala automatycznie wywołać kartę klienta w przypadku odbierania i nawiązywania połączenia telefonicznego.

Inny przykład integracji to identyfikacja przychodzących rozmów z przekierowywaniem ich do pracownika, któremu przypisano odpowiedzialność za danego klienta w systemie CRM. Dodatkowo, wszystkie dane dotyczące liczby i czasu połączeń mogą być (niezależnie od systemu bilingowego) przenoszone do systemu CRM, stanowiąc dodatkowe źródło informacji dla różnego rodzaju analiz i raportów pozwalających ocenić zaangażowanie pracownika w pracę.

Sprzęt VoIP

Do korzystania z VoIP potrzebować będziesz komputera z zestawem słuchawkowym i aplikacją, bramki IP z klasycznym telefonem analogowym (przewodowym lub bezprzewodowym DECT) albo dedykowanego aparatu VoIP.

Aplikacja dla Windows pozwala wykonywać połączenia bezpośrednio z komputera wyposażonego w głośniki i mikrofon, ewentualnie w zestaw słuchawkowy. W sprzedaży znajdziesz też dedykowane słuchawki USB, które po podłączeniu do komputera, pozwalają cieszyć się wygodą telefonowania i niezłą jakością głosu. Z kolei aplikacja na Androida lub iOS pozwoli Ci zabrać swój numer telefoniczny na wycieczkę lub w podróż służbową. Ciekawym rozwiązaniem może okazać się zestaw słuchawkowy Bluetooth, który pozwoli na szybkie łączenie się zarówno z komputerem jak i smartfonem. Przykładem takiego urządzenia może być niedawno testowany PCWorld zestaw Jabra Evolve 65.

Będąc za granicą sprawdź koniecznie, czy dzwonienie przez VoIP nie jest czasem tańsze, niż rozmowy w roamingu?

Dedykowana bramka pozwala podłączyć analogowy telefon (przewodowy lub bezprzewodowy DECT) do usługi VoIP. Dzięki temu tchniemy nowe życie w stary telefon stacjonarny. Na zrzucie popularna bramka Cisco SPA112.

Telefon VoIP pozwala na bezpośrednie podłączenie do usługi VoIP z wykorzystaniem gniazdka sieci komputerowej lub przez Wi-Fi (tylko niektóre modele). Do wyboru masz proste telefony VoIP umożliwiające podłączenie jednej lub dwóch linii VoIP jednocześnie oraz bardziej zaawansowane aparaty z obsługą od 4 do 32 linii telefonicznych, kolorowym wyświetlaczem oraz portami USB. Dodatkowe gniazdo sieci Ethernet działa jak przełącznik (switch) pozwalając na wygodne podłączenie dodatkowych urządzeń do internetu np. laptopa. Zadbaj o to, aby był to port Gigabit Ethernet. Wiele modeli urządzeń może być zasilanych bezpośrednio z sieci komputerowej. Jeśli Twój przełącznik sieciowy obsługuje standard PoE, dedykowany zasilacz telefonu nie będzie potrzebny.

W ofercie firmy Poly znajdziemy telefony i zestawy do wideokonferencji Polycom oraz zestawy słuchawkowe Platronics.

Polycom VVX350 przeznaczony jest dla pracowników często korzystających z telefonu. Umożliwia on podłączenie do sześciu linii VoIP, ma czytelny 3,5-calowy, kolorowy wyświetlacz oraz dwa porty USB, które pozwalają na ładowanie telefonu komórkowego lub podłączenie akcesoriów, takich jak moduł Wi-Fi albo nagrywarka rozmów.

Telefony VoIP z rodziny Polycom VVX oferują wierne odwzorowanie i klarowność dźwięku m.in. dzięki zastosowaniu technologii Acoustic Fence, która eliminuje rozpraszające odgłosy.

Do wyboru masz też wideotelefony IP dla kadry kierowniczej i pracowników zdalnych z wbudowaną kamerą oraz dużym kolorowym wyświetlaczem. Na salach spotkań zastosowanie znajdą zaś telefony konferencyjne (popularne żabki) z możliwością dołączenia dodatkowych mikrofonów lub podłączenia do konferencyjnego systemu audio oraz dedykowane rozwiązania do wideokonferencji z kamerami wyposażonymi w funkcję powiększenia (zoom) czy też podążania za głosem osoby uczestniczącej w spotkaniu.

Centrala telefoniczna

Ważnym elementem systemu VoIP w firmie jest centrala telefoniczna. Do wyboru masz centrale lokalne (miejscowe) oraz centrale wirtualne dostarczane z chmury operatora. Centrala lokalna zapewnia pełną kontrolę nad telefonią w firmie oraz umożliwia wdrażanie zaawansowanych funkcji np. nagrywania rozmów. Wirtualna centralka VoIP to rozwiązanie dostępne już od dwóch telefonów w firmie. Jest wygodne w zarządzaniu i nie wymaga zakupu dodatkowego sprzętu.

Centrala telefoniczna umożliwia używanie skróconych numerów dla połączeń wewnątrz firmy, stworzenie globalnej książki adresowej oraz przekierowanie połączeń na numer komórkowy, kiedy abonent nie odbiera. Połączenia wychodzące mogą być prezentowane pod jednym wspólnym numerem np. umieszczonym na stronie internetowej firmy. Wirtualna centrala usprawnia też funkcjonowanie działów obsługi klienta czy call center umożliwiając kolejkowanie połączeń oraz obsługę infolinii (IVR) kiedy dzwoniący, po odsłuchaniu powitania i dokonania wyboru, może połączyć się z działem, który go interesuje.

Fax2email

Wybierając VoIP firmy nie muszą rezygnować z tradycyjnego faksu. Usługi fax2email oraz email2fax pozwalają odbierać i wysyłać faksy za pomocą poczty elektronicznej. W usłudze fax2email faks skierowany na publiczny numer telefonu zostanie zapisany w formie elektronicznej np. PDF i dostarczony pod wskazany adres e-mail. W ten sposób możemy pozbyć się urządzeń faksujących, rolek papieru i materiałów eksploatacyjnych.