Wideokonferencje i teleobecność: spotkajmy się online

W drodze ku cyfrowemu miejscu pracy firmy mogą garściami czerpać z zalet pracy na odległość (w podróży, w oddziałach, w domu) wykorzystując systemy wideokonferencji i teleobecności do organizowania spotkań, szkoleń, webinariów i konferencji. Nowoczesne rozwiązania sprawiają, że osoby faktycznie przebywające w różnych miejscach mogą odnieść wrażenie bliskości kontaktu z innymi uczestnikami spotkania, bez konieczności podróżowania. Dzięki systemom wideokonferencyjnym dostarczanym z chmury firmy unikają zaś inwestowania w drogą infrastrukturę technologiczną.


Rozwój sieci szerokopasmowych oraz technologii chmurowych przyczynił się do upowszechnienia cyfrowych miejsc pracy. Pracownicy mogą oderwać się od swoich fizycznych biurek, zamykając wszystkie swoje sprawy w służbowym laptopie. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie dostęp do nowoczesnych narzędzi komunikacji: poczty elektronicznej, telefonii IP oraz systemów wideokonferencyjnych.

Spotkania organizowane przez internet pozwalają uniknąć kosztów podróży, a zaoszczędzony czas pracownicy mogą przeznaczyć na wykonywanie innych zadań. Czy na pewno warto przeznaczyć cały dzień na podróż, aby odbyć krótkie, kilkudziesięciominutowe spotkanie? Choć wideokonferencje nie pozwalają odczuć osobistej bliskości, współpracownicy, partnerzy, a nawet klienci mogą odkrywać inne zalety komunikacji przez internet takie jak możliwość wspólnej pracy na dokumentach, współdzielenia plików, wyświetlania multimediów czy zadawania pytań przez czat podczas oglądania prezentacji.

Prawie na żywo z drugą osobą

Istnieje wiele sposobów na zorganizowanie spotkania online – od zwykłych wideorozmów z drugą osobą po wideokonferencje w szerszym gronie na sali konferencyjnej. Najbardziej dojrzałym i jednocześnie najmocniej zaawansowanym technologicznie rozwiązaniem z tej kategorii są systemy teleobecności (ang. telepresence). Chodzi o to, aby osoby przebywające w różnych miejscach miały wrażenie, że pracują razem, bardzo blisko siebie. Duży ekran, na którym wyświetlany jest obraz, łączy dwa oddzielone fizycznie pokoje spotkań, tak aby przypominały jedną salę konferencyjną, w której zasiadają wszyscy uczestnicy spotkania.

System wideokonferencji łączy sprzęt i oprogramowanie. Do użytku osobistego wystarczy aplikacja mobilna na smartfonie lub komputer z usługą do wideokonferencji online, które pozwolą wykorzystać wbudowane kamerę i mikrofon do nawiązywania połączeń wideo z drugą osobą. W codziennej pracy przy biurku doskonale sprawdzi się natomiast dedykowany wideotelefon, czyli wyposażony w kamerę i kolorowy wyświetlacz telefon IP z opcją prowadzenia rozmów wideo. Przykładem takiego urządzenia jest Yealink SIP-T58V – zaawansowany wideotelefon oparty na systemie Android z dużym 7-calowym, dotykowym ekranem i wymienną kamerą, oferujący dźwięk i wideo w jakości HD.

Wideokonferencje i teleobecność: spotkajmy się online

Yealink T58V to zaawansowany wideotelefon oparty na Androidzie z 7-calowym, dotykowym ekranem i wymienną kamerą USB. Źródło grafiki: yealink.pl.

Dla sal konferencyjnych

Drugą grupę rozwiązań stanowią systemy wideokonferencyjne i teleobecności instalowane na stałe w pokojach spotkań i salach konferencyjnych. W skład takiego zestawu wchodzi ekran, kamera, zestaw mikrofonów oraz mostek wideokonferencyjny (MCU Multipoint Control Unit) w formie urządzenia lub oprogramowania.

Firmy, zamiast inwestować w drogą infrastrukturę technologiczną, mogą sięgnąć po gotowe rozwiązania do wideokonferencji dostarczane z chmury. Podejście to ma wiele zalet: umożliwia ograniczenie liczby sprzętu potrzebnego do obsługi przekazu wideo (w podstawowym scenariuszu wystarczy aplikacja na smartfon), upraszcza wdrożenie i zarządzanie systemem wideo w firmie, a przy tym jest niezwykle przyjazne dla użytkowników końcowych, którzy teraz mogą łatwo przyłączać się do zaplanowanej wideokonferencji, a także inicjować nowe spotkania.

Listę dobrych usług wideo w chmurze otwierają te najbardziej znane: Cisco Webex, Zoom, GoToMeeting, MyOwnConference, Vidyo, AnyMeeting, Lifesize, BlueJeans, ClickMeeting, Join.me, Google Hangouts, Microsoft Teams i Skype for Business. Bliżej przyjrzymy się trzem pierwszym.

Cisco Webex

Cisco Webex Meetings to jedno z najlepszych i najbardziej wszechstronnych rozwiązań komunikacji online, które znajduje zastosowanie na wielu płaszczyznach – od wideorozmów w przeglądarce internetowej i obsługi wideokonferencji w salach konferencyjnych, przez możliwość prowadzenia szkoleń i prezentacji (webinary), świadczenia wsparcia pomocy zdalnej, po przekazywanie obrazu przez internet (webcasting). Dzięki funkcjom zawartym w module Teams, oprogramowanie zapewnia wszystkie wymagane narzędzia pracy grupowej, w tym wirtualną tablicę (flipchart) i opcje współdzielenia plików. Usługa wyróżnia się prostym i wygodnym interfejsem tworzenia i dołączania do spotkań oraz wysoką jakością obrazu i dźwięku, również ze względu na zastosowane tutaj mechanizmy eliminacji hałasów z otoczenia. Cisco chwali się, że z usługi aktywnie korzysta 130 mln użytkowników miesięcznie, zaś samo rozwiązanie znalazło już zastosowanie w ponad 1,5 milionach urządzeń zainstalowanych w salach konferencyjnych na całym świecie.

Zoom Rooms

Platforma Zoom integruje w sobie narzędzia do prowadzenia spotkań online, prezentacji i szkoleń, zapewniając wysokiej jakości audio i wideo HD, nawet 1000 uczestnikom jednocześnie. Dzięki wsparciu dla protokołów H.323 i SIP usługa płynnie integruje się z każdym dobrym sprzętem do prowadzenia wideokonferencji, w tym rozwiązaniami dostarczanymi przez Poly. Oprogramowanie oferuje bogate funkcje współpracy (współdzielenie ekranu, wymiana plików), umożliwia nagrywanie spotkań oraz rejestrowanie czatów, w trakcie których uczestnicy zadają pytania, a prowadzący udziela na nie odpowiedzi. Planowanie i akceptowanie zaproszeń do spotkań może odbywać się z poziomu kalendarzy Outlook, Gmail i iCal. Administrator ma zaś możliwość wygodnego zarządzania pokojami spotkań według ich lokalizacji. Ciekawą opcją jest powieszenie przed wejściem do sali konferencyjnej np. tabletu, na którym wyświetlane będą wizualizacje zajętości pokoju oraz informacje o zaplanowanych spotkaniach.

Wideokonferencje i teleobecność: spotkajmy się online

Platforma Zoom doskonale sprawdzi się w różnej wielkości salach konferencyjnych. Źródło grafiki: zoom.us.

Przerywnik: sprzęt do obsługi chmury

Choć usługi wideokonferencji realizowane są w chmurze, firmy mogą wyposażyć swoje sale konferencyjne w sprzęt, który ułatwi i uatrakcyjni prowadzenie spotkań online. Pracownicy mogą zostawić na biurku swoje smartfony i laptopy. Nie będą potrzebne.

Przykładem takiego rozwiązania są dedykowane wideobary Poly Studio X z wbudowaną kamerą, głośnikiem i mikrofonami, które w połączeniu z dotykowym panelem sterowania Poly TC8 i ekranem (instalowany oddzielnie) tworzą kompletny zestaw do prowadzenia wideokonferencji w pokojach spotkań i średniej wielkości salach konferencyjnych. Linia produktów obejmuje dwa modele urządzeń: Poly Studio X30 z głośnikiem mono i możliwością podłączenia jednego monitora oraz Poly Studio X50 z dźwiękiem audio i obsługą nawet dwóch ekranów jednocześnie. Urządzenia Poly natywnie obsługują usługę chmurową Zoom Rooms, ale dzięki wsparciu standardowych protokołów H.323 i SIP można je sparować praktycznie z dowolnym systemem wideo obsługiwanym lokalnie lub dostarczanym w formie usługi w chmurze. Wsparcie dla Microsoft Teams ma pojawić się jeszcze w tym roku.

Wideokonferencje i teleobecność: spotkajmy się online

Rodzina wideobarów Poly Studio X, dzięki obsłudze protokołów H.323 i SIP, zapewnia łatwe łączenie z dowolnymi rozwiązaniami wideo on premise oraz platformami "wideo jako usługa". Źródło grafiki: polycom.pl.

GoToMeeting

Na koniec inne świetne narzędzie z czołówki światowych platform do transmisji wideo przez sieć - GoToMeeting od LogMeIn. Usługa pozwala na ustanawianie szybkich spotkań telekonferencyjnych np. z poziomu aplikacji smartfona, ale równie dobrze może być integralną częścią systemu wideo w dowolnej wielkości sali konferencyjnej. Oprogramowanie GoToMeeting świetnie sprawdzi się również jako narzędzie prowadzenia szkoleń, prezentacji i webinarów.

GoToMeeting zapewnia pełne wsparcie dla standardowych protokołów wideokonferencyjnych (H.323, SIP), pozwala na nagrywanie spotkań, jest zarządzana z poziomu centralnej konsoli administratora oraz płynnie integruje się z innymi systemami biznesowymi firmy (Active Directory, Office 365). Pracownicy mogą korzystać z wielu przydatnych funkcji m.in. współdzielenia ekranu i współpracy na tablicy, tworzenia prywatnych pokoi spotkań (nie znikają po zakończeniu rozmowy) oraz łatwego ustanawiania wideopołączeń za pomocą opcji „zadzwoń do mnie”.