Wymiana sprzętu drukującego w firmie - jaką drukarkę wybrać ?

Podpowiadamy jak rozsądnie wybrać nowe urządzenie drukujące do małego przedsiębiorstwa. Omawiamy kluczowe cechy i możliwości dostępnych na rynku maszyn dla wymagających użytkowników.

Nowoczesne biura maksymalizują swoją wydajność korzystając z innowacji. Większość przedsiębiorców bez problemu wymienia flotę komputerów i smartfonów przynajmniej raz na 2-3 lata. Drukarki są często traktowane jako maszyny pozbawione znaczącego wpływu na technologiczny rozwój firmy. Wiele kombajnów drukujących jest wymienianych dopiero po poważnej awarii albo nawet w chwili, w której na rynku zaczyna brakować kompatybilnych materiałów eksploatacyjnych. Jest to duży błąd - drukarkę warto traktować jak równorzędny element biurowego ekosystemu. Dzięki temu zrównoważymy koszty, zwiększymy tempo rozbudowy kompetencji, usprawnimy pracę oraz zapewnimy bezpieczeństwo danych i sieci.

Sprzęt na miarę

Teoretycznie jeśli wymieniamy urządzenie na kolejne to powinniśmy mieć już nieco spostrzeżeń dotyczących potrzeb naszego przedsiębiorstwa. Niestety nie zawsze zdajemy sobie sprawę, że nasi pracownicy efektywnie wykorzystaliby funkcje, do których nigdy nie mieli dostępu. Warto przeprowadzić wewnętrzny wywiad dotyczący tego jak chcieliby pracować z dokumentami zatrudnieni przez nas specjaliści.

Częstym błędem przedsiębiorców i informatyków jest wybieranie drogi na skróty. Teoretycznie na rynku można znaleźć niedrogie urządzenia MFP, które oprócz opcji drukowania zapewniają dwustronny skaner, moduł komunikacji Wi-Fi i opcję pracy w roli faksu i kilka innych udogodnień. Kupując taki sprzęt można założyć, że wszystkie potencjalne potrzebny firmy zostały zaspokojone. Może jednak okazać się, że wcale nie jest to optymalny wybór. Jeśli w naszym biurze właściwie nie są wykonywane cyfrowe kopie dokumentów, sieć przewodowa jest rozprowadzona po wszystkich pomieszczeniach, a ostatni faks wysłaliśmy w latach 90’ to może nie warto wydawać pieniędzy na zbędne funkcje. Czasami lepiej sięgnąć po zwykłą drukarkę, która dzięki dodatkowym środkom będzie wyposażona w otwartą platformę programistyczną, znacznie szybszy mechanizm drukujący oraz udogodnienia związane z bezpieczeństwem danych. Jest to zestaw rozwiązań, który może być wyceniany podobnie co skaner i faks, ale wbrew naszym przyzwyczajeniom, w wielu wypadkach może okazać się bardziej przydatny. Ciekawym przykładem może być drukarka OKI C542dn. Zaawansowany model z otwartą architekturą umożliwia szybkie i skrojone na miarę wdrożenia. Efektywny mechanizm pracuje z prędkością do 30 str./min zarówno w druku jak i w kolorze. Ponadto sprzęt jest obsługiwany z dużego dotykowego wyświetlacza, a materiały mogą być nanoszone na niestandardowe nośniki.

OKI C542dn

OKI C542dn

Zwykła drukarka czy MFP ?

Oczywiście może okazać się, że nasi pracownicy potrzebują dodatkowych udogodnień, które odnajdziemy tylko w MFP. Najczęściej będzie to tyczyło się możliwości szybkiego kopiowania dokumentów. Forsowanie zwykłej drukarki w takiej sytuacji nie będzie miało sensu. Warto jednak pamiętać, że uniwersalność drukujących urządzeń wielofunkcyjnych nie zawsze oznacza to samo. Już z definicji MFP to maszyna pozwalająca na drukowanie, skanowanie i kopiowanie dokumentów. Może się jednak okazać, że jest to urządzenie ze skanerem ręcznym i bez dupleksu. Nasz pracownik podczas kopiowania dwustronnego dokumentu będzie musiał położyć go dwukrotnie na szybie skanera, a następnie dwukrotnie przygotować kartki do zadrukowania. Czas potrzebny na wykonanie kopii pojedynczego arkusza będzie więc wynosił nawet kilka minut i to przy założeniu że nie dojdzie do jakiś pomyłek. Jedynym sensownym rozwiązaniem dla biznesu okazują się MFP posiadające dwustronny moduł ADF i dupleks. Dzięki temu praca użytkownika ogranicza się do wsunięcia pakietu dokumentów i odebrania ich dokładnych kopii - cały proces pozwala skopiować 20-30 arkuszy ciągu jednej minuty. Wzorem rozsądnie skonfigurowanych urządzeń wielofunkcyjnych mogą być urządzenia OKI z serii MC300 (ekonomiczne) i MC500 (dla wymagających użytkowników). Świetnym przykładem jest OKI MC573dn czyli w dużym uproszczeniu odpowiednik wcześniej wspomnianego OKI C542dn, ale posiadający również dupleks, skaner z modułem ADF oraz faks.

OKI MC573dn

OKI MC573dn

Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwróciło uwagę przedsiębiorców na temat bezpieczeństwa danych. Dodatkowej ochrony oczekują również coraz bardziej świadomi klienci. Badania pokazują, że drukarka należy do najczęściej pomijanych urządzeń jeśli chodzi o bezpieczeństwo IT. Dzięki temu stanowi ona furtkę dla szkodliwych działań. Niestety ochrona antywirusowa czy kontrola dostępu na wejściu do biura to wciąż za mało. Rzadko myślimy o tym, że znaczna część ataków może świadomie bądź nieświadomie nadchodzić ze strony naszych pracowników. Warto sprawdzić czy drukarka, którą wybieramy jest zgodna z protokołami IPSec. Prostą ale świetną w praktyce funkcją jest opcja przypisująca zadania druku do użytkowników. Sprawia ona, że przed wydrukowaniem dokumentu użytkownik musi potwierdzić swoją tożsamość, a tym samym uprawnienia do rozporządzania treściami. Większość dobrych urządzeń wielofunkcyjnych pozwala na instalację opcjonalnego czytnika kart dostępowych.

Nietypowe nośniki

Niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że biurowe drukarki i MFP mogą częściowo pokryć zapotrzebowanie na materiały poligraficzne. Wbrew pozorom nie chodzi tu wyłącznie o drukowanie wizytówek i broszur na papierze o wysokich gramaturach. Dobra drukarka pozwoli na przygotowanie banerów czy treści nanoszonych na folię. Oczywiście takie wykorzystanie sprzętu biurowego nie musi oznaczać znacznych oszczędności finansowych. Zdecydowanie ważniejsza okazuje się swoboda działania - skrócenie czasu reakcji na obowiązujące trendy i nietypowe wydarzenia oraz możliwość prototypowania banerów i innych materiałów marketingowych.

Przykładem urządzeń wspierających działania poligraficzne mogą być maszyny z serii OKI C300 i C500 przykładowo OKI C542dn. Zgodnie z zapewnieniami producenta maszyny obsługują gramatury papieru nawet do 220 oraz radzą sobie z pracą na niestandardowych nośnikach. Oznacza to, że z ich wykorzystaniem bez problemu wydrukujemy wizytówki, folie czy opaski na rękę. Jeszcze ciekawiej prezentuje się możliwość wykorzystania niestandardowych nośników takich jak długie arkusze do wydruków banerowych. W przypadku drukarek OKI mogą one osiągać rozmiary 215 x 1200 mm.

Trwałość i jakość

Nawiązując do tezy z pierwszych akapitów powinniśmy również pamiętać, że cykl pracy drukarki będzie zdecydowanie dłuższy niż znacznej części floty IT. Oznacza to, że powinniśmy przywiązać szczególną jakość do wysokiego poziomu niezawodności. Niestety trudno stwierdzić, które urządzenie okaże się najlepiej wykonanie. Niezmiennie świetne opinie zbierają maszyny wyposażone w mechanizmy produkowane w Japonii. Warto kierować się również opiniami serwisów i zwykłych użytkowników. Należy pamiętać przy tym, że uwagi dotyczące urządzeń konsumenckich nie zawsze można odnosić do urządzeń biurowych - często zdarza się, że produkty z segmentu domowego są produkowane w zupełnie innych fabrykach, a nawet innych krajach niż urządzenia dla firm. Jeśli nie jesteśmy w stanie samodzielnie oszacować jakości wykonania drukarki, wybierzmy po prostu sprzęt z długą gwarancją - najlepiej realizowaną u klienta. Takie rozwiązanie zapewnia chodziażby firma OKI.