Wynajmij sobie drukarkę, czyli co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć o rozwiązaniach klasy MPS/MDS?

W poszukiwaniu oszczędności małe i średnie firmy chętnie sięgają po zamienniki. Ale jest inna, lepsza droga. Wybierając usługi MPS/MDS przedsiębiorstwa mogą efektywnie finansować nowe urządzenia oraz przenieść dostarczanie materiałów eksploatacyjnych oraz obsługę serwisową na zewnętrznego dostawcę, garściami czerpiąc z szeregu wartości dodanych w postaci niższego zużycia energii czy braku kosztów recyklingu urządzeń. Nowoczesne podejście do drukowania pozwala zwiększyć zadowolenie pracowników, trzymać wydatki w ryzach oraz podążać w kierunku nowych modeli współdzielenia zasobów.


Usługi zarządzania drukiem (Managed Print Services, MPS) oraz zarządzania dokumentami (Managed Document Services, MDS) to nowoczesne podejście do kwestii drukowania. Pod tymi dwoma pojęciami kryje się wszystko, co dotyczy planowania, zakupu i optymalizacji wykorzystania drukarek w firmie, dostaw materiałów eksploatacyjnych oraz serwisu. Koncepcja MDS, proponowana m.in. przez Arcus Kyocera, zakłada mniejsze przywiązanie do samego wydruku na rzecz kompleksowej obsługi dokumentów, niezależnie od ich formy. Podejście to rozszerza usługi outsourcingu druku o mechanizmy archiwizacji dokumentów, optymalizację przepływów pracy, zwiększenie bezpieczeństwa firmowych informacji, po ograniczanie negatywnego wpływu przetwarzania dokumentów na środowisko naturalne. Zgodnie z koncepcją MPS/MDS obsługę tych procesów i zadań można przerzucić na zewnętrznego dostawcę.

Zobacz również nasz wywiad z Michałem Czeredysem, Prezesem Grupy Arcus, o tym jak gospodarka współdzielenia wyznacza kierunki rozwoju spółki oraz czym różni się podejście MDS od MPS?

Oferta rozwiązań MPS/MDS dostępna jest już od jednego urządzenia drukującego. W ramach jednego systemu druku można łączyć drukarki oraz urządzenia wielofunkcyjne (MFP) z dodatkowymi funkcjami kopiowania i skanowania dokumentów.

W ofercie dostawców usług MPS/MDS znajdziemy drukarki biurowe oraz drukarki wielofunkcyjne (MPF). Na ilustracji kolorowy system drukujący Xerox C60/C70.

W ofercie dostawców usług MPS/MDS znajdziemy drukarki biurowe oraz drukarki wielofunkcyjne (MPF). Na ilustracji kolorowy system drukujący Xerox C60/C70.

Nowoczesne urządzenia

Model MPS/MDS to świetny sposób na sfinansowanie zakupu nowych urządzeń, które spełnią wymagania pracowników (funkcjonalność) oraz pomogą wydatnie ograniczyć całkowite koszty druku (rozliczenie za liczbę wydrukowanych stron). W ramach umowy dzierżawy dostawca może rozłożyć płatność za urządzenia na miesięczne raty. Dzięki temu modelowi firmy mogą pozwolić sobie na zakup lepszych, bardziej funkcjonalnych urządzeń, które cechują niższe koszty eksploatacji. Wymiana sprzętu na bardziej nowoczesny przekłada się na zadowolenie pracowników, którzy mogą teraz np. drukować bezpośrednio ze swoich smartfonów i tabletów albo wygodnie kserować obustronnie dowód osobisty, bez potrzeby ręcznego „przekładania” kartek w podajniku.

Sercem szerszego ekosystemu druku w firmie jest oprogramowanie zainstalowane w samych urządzeniach oraz lokalny serwer wydruku. System taki zapewnia kontrolę nad tym, kto ma prawo drukować i na jakich zasadach, oferując później pełny wgląd w to co, kto i kiedy drukował.

Kycoera udostępnia dla swoich urządzeń system MyQ, który zapewnia bezpieczeństwo dokumentów oraz pozwala utrzymać koszty pod kontrolą.

Kycoera udostępnia dla swoich urządzeń system MyQ, który zapewnia bezpieczeństwo dokumentów oraz pozwala utrzymać koszty pod kontrolą.

Lokalny serwer wydruku pozwala wykorzystać jeden sterownik dla wszystkich drukarek w firmie. Pracownik może wysłać zadanie drukowania, a następnie odebrać gotowe materiały na wybranej przez siebie drukarce. To tak zwany wydruk podążający. Pracownik podchodzi do urządzenia, a następnie dokonuje uwierzytelnienia. Może to zrobić kartą, PIN-em, a nawet smartfonem (NFC). W tym momencie lokalny serwer wydruku zwalnia zadanie drukowania, aby po chwili dokumenty były gotowe do odbioru.

Wdrożenie wydruku podążającego ma sens w przypadku urządzeń instalowanych w ogólnodostępnych miejscach np. na korytarzach, w salach konferencyjnych itd. Pracownik ma możliwość drukowania na dowolnej drukarce w firmie – kiedy jego „preferowane” urządzenie jest chwilowo niedostępne, albo potrzebuje przygotować materiały w innym formacie czy wydruku kolorowym. Co więcej, dzięki mechanizmom uwierzytelniania dokumenty zawierające wrażliwe informacje nigdy nie wpadną w niepowołane ręce. Pracownicy działu kadr nie mają już argumentu za posiadaniem drukarki „na wyłączność”.

Jeśli o bezpieczeństwie mowa, oprogramowanie Xerox Workplace Suite wyposażono w funkcję Content Security, która chroni przed wyciekiem wrażliwych informacji poprzez przeszukiwanie wszystkich drukowanych, kopiowanych i skanowanych dokumentów pod kątem występowania w nich określonych treści np. adnotacji poufne. W przypadku wykrycia naruszenia zasad bezpieczeństwa administrator otrzyma stosowany monit.

Zobacz również naszą recenzję platformy Xerox Workplace Suite: lokalnego rozwiązania zapewniającego bezpieczeństwo i mobilność systemu druku

W poszukiwaniu oszczędności

Zakup urządzeń to zaledwie wierzchołek góry lodowej zwanej wydatkami. W całkowitym koszcie posiadania (TCO) drukarek należy uwzględnić jeszcze zakup materiałów eksploatacyjnych, serwisu oraz napraw. W przypadku MPS/MDS sprawa wydaje się prostsza, bowiem wszystkie koszty wydruków oraz serwisowania, można ująć jednym parametrem w umowie: stawce za wydrukowaną stronę z podziałem na wydruki czarno-białe i kolorowe. W wariancie rozszerzonym dostawca może przejąć na siebie kwestie dostawy papieru oraz recyklingu tonerów i urządzeń wycofywanych z użytku.

Przeniesienie odpowiedzialności za prawidłowe działanie oraz dostępność urządzeń na zewnętrznego dostawcę oznacza brak kompromisów w doborze urządzeń i materiałów eksploatacyjnych. Przykładem takiego podejścia może być Kyocera, która szczyci się stosowaniem w swoich urządzeniach bębnów ceramicznych, których żywotność przewidziana jest na kilkaset tysięcy stron.

Ktoś powie: sposobem na zmniejszenie kosztów druku jest ograniczenie drukowania. I słusznie. Usługi MPS/MDS pomagają wydatnie zredukować wydatki na drukowanie. Jak? Gros wydruków w firmie to materiały prywatne. Wiele materiałów np. e-maili jest niepotrzebnie drukowanych, nawet jeśli są to dokumenty służbowe.

Nowoczesne rozwiązania MPS/MDS pozwalają ograniczyć liczbę wydruków na dwa sposoby. Już sama świadomość pracowników, że ich aktywność jest monitorowana, pomaga istotnie zredukować ilość wydruków w firmie. Pełna i wiarygodna informacja o wykorzystaniu drukarek pozwala na precyzyjne wyliczenie kosztów druku oraz przypisanie ich do konkretnych działów, projektów albo osób.

W innym ujęciu, kontrola nad urządzeniami pozwala udoskonalać i optymalizować procesy druku, aby wykorzystanie papieru było bardziej efektywne. Można to robić to w dłuższej perspektywie czasu np. zastępując nadmiernie obciążone urządzenia bardziej wydajnymi, w domyśle tańszymi, albo wybrać inteligentne rozwiązanie druku, które potrafi automatycznie przekierować duże zadanie drukowania na drukarkę o najniższym koszcie wydruku.

Ekonomia współdzielenia

Idea MDS doskonale wpisuje się w ekonomię wpółdzielenia. Arcus, we współpracy z wrocławską firmą Zeccer uruchomił w kilkunastu miastach w Polski sieć punktów samoobsługowego druku. Ogólnodostępne urządzenia drukujące pojawiły się na uczelniach, w szkołach i bibliotekach, centrach handlowych i kawiarniach oraz centrach biznesowych. Użytkownicy mogą drukować, kopiować i skanować dokumenty, a za przetworzone materiały wygodnie płacić kartą, e-przelewem, SMS-em lub BLIK-iem. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podobne rozwiązania wdrażać również w środowisku biznesowym np. w przestrzeniach współdzielonych biur (coworking). Czy Twoja firma jest gotowa wymienić przestarzałe urządzenia na nowe?