Xerox Workplace Suite: lokalne rozwiązanie dla zapewnienia bezpieczeństwa, kontroli kosztów oraz mobilności druku

Wzrost wymagań i mobilności pracowników, nadmierne koszty obsługi druku oraz rosnąca presja na podnoszenie bezpieczeństwa wrażliwych informacji sprawiają, że firmy poszukują gotowych rozwiązań, które pozwolą im przenieść kwestie zarządzania drukiem na nowy, wyższy poziom. Narzędziem ku temu staje się platforma Xerox Workplace Suite.

Obecnie firmy doświadczają szeregu wyzwań związanych z drukowaniem. Pracownicy chcą wygodnie drukować z prywatnych urządzeń mobilnych. Digitalizacja procesów obiegu dokumentów trwa w najlepsze, ale nie wyeliminuje papieru z użytku, zaś nowe regulacje prawa (np. RODO) wymuszają na przedsiębiorcach wdrażanie coraz bardziej wyrafinowanych zabezpieczeń z zakresu ochrony informacji. Jak w tym wszystkim zapewnić bezpieczeństwo drukarek i dokumentów? Kluczem do sukcesu może być wybór nowoczesnych urządzeń drukujących Xerox oraz oprogramowania Xerox Workplace Suite, odpowiedzialnego za zarządzanie systemem druku w całej organizacji.

Xerox Workplace Suite: lokalne rozwiązanie dla zapewnienia bezpieczeństwa, kontroli kosztów oraz mobilności druku

Xerox Workplace Suite to kompletna platforma do zarządzania drukiem w firmie. Oprogramowanie dostarcza funkcje w czterech kluczowych, przenikających się obszarach: obsługi systemu druku, kontroli kosztów, bezpieczeństwa dokumentów oraz wsparcia dla urządzeń mobilnych pracowników. Zacznijmy od końca.

Po pierwsze: mobilność

W czasach smartfonów, oraz zyskującego na znaczeniu trendu BYOD, udostępnienie użytkownikom funkcji drukowania z urządzeń mobilnych wydaje się być naturalną koleją rzeczy. Nic dziwnego. Wraz ze wzrostem mobilności pracownicy oczekują możliwości drukowania i skanowania dokumentów wprost ze swoich smartfonów i tabletów, tak samo jak robią to używając komputerów.

Wdrożone w firmie rozwiązanie druku mobilnego powinno być uniwersalne i przyjazne użytkownikom, a więc zapewniać możliwość drukowania z urządzeń mobilnych różnych producentów, na różnego typu drukarkach. Również gościom, klientom i współpracownikom, bez bezpośredniego połączenia do urządzenia drukującego.

Xerox pomaga rozwikłać wszystkie te zawiłości techniczne, oferując gotowe rozwiązanie w postaci platformy Xerox Workplace Suite. Specjalna aplikacja mobilna pozwala użytkownikom łatwo odnajdywać i łączyć się z drukarkami w pobliżu, a następnie zlecać wydruki do wykonania „od ręki” albo w zaplanowanym terminie. Innym sposobem na skorzystanie z urządzenia jest wysłanie wydruku na adres e-mail drukarki.

Xerox Workplace Suite: lokalne rozwiązanie dla zapewnienia bezpieczeństwa, kontroli kosztów oraz mobilności druku

Aplikacja mobilna pozwala w pełni wykorzystać dostępne funkcje urządzeń MFP – od podglądu przed wydrukiem, przez drukowanie dwustronne, po zlecenie zszycia dokumentów po ich wydrukowaniu. Warto odnotować, że dokumenty przeniesione na papier za każdym razem prezentują się po prostu idealnie. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie jedna ważna funkcja systemu Xerox Workplace Suite. Dokumenty z aplikacji biurowych Microsoft Office oraz Apache OpenOffice są konwertowane do formatu wydruku (np. PostScript, PCL), aby wiernie odwzorować na papierze układ dokumentu, zastosowane formatowania czy obrazy. Producentowi udało się celnie uchwycić kilka innych przydatnych funkcji takich jak obsługa Apple AirPrint albo możliwość wyboru drukarki za pomocą kodu QR. Aplikacja dostępna jest na urządzenia Android, iOS oraz Google Chromebook.

Obsługa systemu druku

Oprogramowanie drukarki, w połączeniu z lokalnym serwerem wydruku, udostępnia wiele zaawansowanych funkcji drukowania. Jedną z najciekawszych funkcji scentralizowanego systemu druku jest wydruk podążający, który pozwala pracownikowi odebrać wydruk z dowolnego urządzenia drukującego w firmie.

Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie wydruku podążającego? Po pierwsze, dokumenty nigdy nie trafią w niepowołane ręce, bo zwolnienie zadania drukowania wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia się pracownika w urządzeniu. Po drugie: użytkownik może wybrać dowolną inną drukarkę, jeśli jego preferowane urządzenie jest chwilowo niedostępne albo aktualnie znajduje się w sali konferencyjnej, innym biurze, a nawet lokalizacji. Wydruk podążający to także swoboda wyboru urządzenia pod kątem możliwości wydruku w kolorze albo formacie A3.

Kontrola kosztów

Wiedza o tym kto, ile i gdzie drukuje pomaga optymalizować wydatki na drukowanie. Już sama świadomość pracowników, że ich działania są nadzorowane, pozwala zauważalnie ograniczyć liczbę niepotrzebnych wydruków oraz tych nie związanych bezpośrednio z pracą. Administrator może określać reguły kontroli dostępu i drukowania np. blokując wybranej grupie pracownikom dostęp do wydruku w kolorze albo poza określonymi godzinami pracy.

Wbudowane w Xerox Workplace Suite funkcje raportowania umożliwiają monitorowanie wykorzystania urządzeń w wielu przekrojach - z podziałem na użytkownika, dział, projekt, drukarkę oraz według oferowanych usług (drukowanie, faksowanie, skanowanie). Każdy raport z systemu daje szczegółowy pogląd na to gdzie najczęściej drukują pracownicy, a więc to gdzie powstaje większość kosztów druku. Wiedza ta pozawala później wdrażać zautomatyzowane reguły kontroli dostępu, których pracownicy będą musieli przestrzegać przy drukowaniu. Albo z innej perspektywy: administrator może przesuwać bardziej wydajne urządzenia, czyli te niższym jednostkowym koszcie wydruku, w miejsca gdzie drukuje się najwięcej.

Bezpieczeństwo

W systemie Xerox Workplace Suite funkcje kontroli nad dostępem do zasobów drukowania, czyli tego co kto może zrobić na urządzeniu, funkcje kontroli kosztów oraz kwestie bezpieczeństwa wzajemnie się przenikają i uzupełniają, tworząc spójny ekosystem drukowania w firmie. W kontekście bezpieczeństwa warto wspomnieć o dwóch mechanizmach: uwierzytelnianiu użytkowników oraz ochronie wrażliwych informacji.

Urządzenia Xerox wspierają szerokie spektrum metod uwierzytelniania użytkowników, wykorzystywanych w celu odblokowania drukarki, zwolnienia zadania drukowania albo uzyskania przez pracownika dostępu do wybranych aplikacji urządzenia wielofunkcyjnego. Uwierzytelnianie może zostać przeprowadzone przy użyciu karty elektronicznej, kodu PIN lub nazwy użytkownika i hasła. Platforma Xerox Workplace Suite jest kompatybilna z wieloma czytnikami i typami kart stosowanymi w branży. Bardziej wygodne w użyciu wydają się być rozwiązania oparte na technologii NFC, kodach QR czy funkcji odblokowywania w aplikacji mobilnej. Te również są wspierane w środowisku Xerox.

Funkcje uwierzytelniania pracowników w dostępie do zasobów drukowania oraz pełne monitorowanie wydruków wydatnie podnoszą bezpieczeństwo informacji przenoszonych na papier. Xerox, w pakiecie Workplace Suite, udostępnia jeszcze jedną ważną funkcję, która chroni firmę przed ujawnieniem wrażliwych informacji. Funkcja Content Security, bo o niej mowa, skanuje przetwarzane za pomocą urządzeń wielofunkcyjnych dokumenty pod kątem określonych treści np. adnotacji „poufne” albo „tylko do użytku wewnętrznego”. W przypadku wykrycia podejrzanego działania narzędzie wysyła do administratora stosowane powiadomienie z treścią zadania.

Dostępność rozwiązania

Rozwiązanie Xerox Workplace Suite jest zgodne z większością drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) Xerox oraz innych producentów. Rozszerzone funkcje platformy udostępniane są na urządzeniach Xerox VersaLink, AltaLink oraz urządzeniach z technologią ConnectKey. Rozszerzona obsługa urządzeń mobilnych wspierana jest na drukarkach Xerox z technologią EIP.

Oprogramowanie instalowane jest na lokalnym serwerze w sieci firmowej. Xerox Workplace Suite oferuje elastyczny model licencjonowania z możliwością zakupienia licencji na wydruki mobilne oraz zarządzanie drukiem.

Dodatkowe informacje: Leszek Bareja

Product Manager Office Equipment, Xerox Polska

leszek.bareja@xerox.com