Załóż firmę przez internet

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to centralny rejestr przedsiębiorców będących osobami fizycznymi i prowadzących firmę na terenie Polski. Głównym celem wdrożenia CEIDG było ograniczenie czasu potrzebnego na zarejestrowanie firmy oraz zmniejszenie liczby formalności i biurokracji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dzięki CEIDG możemy szybko i wygodnie założyć firmę przez internet, zawiesić lub zamknąć działalność oraz uzyskać szczegółowe informacje na temat przedsiębiorców z całego kraju. Jest to możliwe dzięki zastąpieniu gminnych rejestrów działalności gospodarczej scentralizowanym systemem teleinformatycznym, uruchomionym przez Ministerstwo Gospodarki. CEIDG ruszył 1 lipca 2011 roku, a do 31 grudnia 2011 gminy zostały zobligowane do przeniesienia wpisów z własnych ewidencji do nowego systemu. To działa, o czym można przekonać się samemu!

CEIDG dla przedsiębiorcy

Projekt CEIDG należy rozpatrywać na dwóch płaszczyznach: jako centralny rejestr ewidencji działalności gospodarczej używany przez organy administracji publicznej (o tym dalej) oraz jako internetowy portal udostępniony osobom prowadzącym lub zamierzającym zarejestrować działalność gospodarczą.

Punktem startowym dla przyszłego przedsiębiorcy jest platforma internetowa CEIDG. Portal udostępniono pod adresem www.firma.gov.pl, choć już po chwili zostaniemy przekierowani na stronęhttps://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/. Serwis umożliwia złożenie wniosku o wpis do ewidencji (założenie firmy), zmianę rodzaju, zawieszenie, wznowienie lub zakończenie działalności gospodarczej. Wszystkie te operacje mogą zostać wykonane przez internet.

CEIDG udostępnia pełną informację o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wspólnikach spółek cywilnych. Są to m.in.: imię i nazwisko osoby, nazwa firmy, NIP/REGON, dane kontaktowe i adresowe, data rozpoczęcia wykonywania działalności, informacje o wykonywanej działalności (wg PKD) oraz status działalności (aktywna, zawieszona). Dane te są jawne, a wyszukiwanie przedsiębiorców możliwe jest według nazwy firmy, numeru NIP, REGON lub KRS.

Rejestrujemy!

Wpis do ewidencji działalności gospodarczej wymaga wypełnienia i złożenia wniosku na formularzu CEIDG-1. Formularz ten zastępuje stosowany do 30 czerwca 2011 roku druk EDG-1. Interaktywny wniosek znajdziemy w serwisie CEIDG. Autorzy systemu udostępnili dwie metody przygotowania wniosku - klasyczny widok formularza oraz funkcjonalność kreatora, który "krok po kroku" prowadzi nas przez kolejne etapy wypełniania wniosku. Aby zarejestrować firmę, wprowadzamy swoje dane osobowe i adresowe, informacje o rodzaju i miejscu prowadzonej działalności oraz dane potrzebne do zarejestrowania firmy w ZUS-ie i urzędzie skarbowym, w tym oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego, rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej oraz rachunku bankowym.

Rejestracja firmy przez internet, bez konieczności wizyty w urzędzie, wymaga elektronicznego potwierdzenia tożsamości osoby, która składa wniosek. CEIDG dopuszcza tutaj dwie formy: za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym (na karcie kryptograficznej) lub przy użyciu Profilu Zaufanego ePUAP.

"Na przykładzie CEIDG można pokazać współpracę różnych systemów polskiej e-administracji. Jak tylko MSWiA opublikowało specyfikację Profilu Zaufanego ePUAP, użytkownikom portalu firma.gov.pl umożliwiono logowanie za pomocą tej formy autoryzacji. Warto dodać, że Profil Zaufany służy także urzędnikom do potwierdzania wpisów do CEIDG" - mówi Jacek Orłowski, redaktor naczelny branżowego pisma "IT w Administracji".

Nie zapominajmy też, że każdy może przygotować i wysłać zgłoszenie w trybie anonimowym. Wówczas, w ciągu 7 dni od złożenia wniosku, osoba chcąca założyć firmę powinna udać się do urzędu gminy w celu potwierdzenia tożsamości. Ostatnią z opcji jest przygotowanie wniosku o wpis do ewidencji, wydrukowanie go, a następnie przedłożenie w urzędzie.

Jedno okienko

Idea jednego okienka zakłada, że przyszły przedsiębiorca może zarejestrować działalność gospodarczą w trakcie pojedynczej wizyty w urzędzie lub po prostu składając wniosek przez internet. "Idea jednego okienka jest wbrew pozorom bardzo stara i wywodzi się z USA (one-stop-shop). Po raz pierwszy ten termin został wykorzystany w reklamie Lincolna i oznaczał: Załatw wszystko w jednym miejscu. Oszczędź cenny czas. Oszczędź swoje pieniądze" - mówi dr Marcin Kraska z Instytutu Logistyki i Magazynowania (ILIM). CEIDG realizuje przesłanki tej idei, umożliwiając założenie firmy bez konieczności odwiedzania po kolei: urzędu gminy, urzędu skarbowego, terenowych oddziałów GUS oraz ZUS lub KRUS.

Od 1 stycznia 2012 roku przedsiębiorcy mogą za pośrednictwem internetowej platformy CEIDG złożyć formularz VAT-R, czyli zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług. Inaczej mówiąc: aby zostać "vatowcem", nie trzeba już dodatkowo odwiedzać urzędu skarbowego.

Jeśli przedsiębiorca ma nadany REGON (prowadził wcześniej działalność), numer ten można sprawdzić na stronie www.stat.gov.pl/regon. Pod tym adresem Główny Urząd Statystyczny udostępnia wyszukiwarkę podmiotów gospodarki narodowej z możliwością wyszukiwania według numeru REGON lub NIP. Przypomnijmy, dane o osobach prowadzących działalność gospodarczą oraz w spółkach cywilnych znajdziemy w rejestrze CEIDG, natomiast informacje o firmach będących spółkami dostępne są w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia pod adresem krs.ms.gov.pl internetową wyszukiwarkę podmiotów w KRS.

Centralna ewidencja

Głównym beneficjentem wdrożenia CEIDG i jednocześnie kluczowym użytkownikiem tego systemu stały się gminy, które zostały odciążone od prowadzenia lokalnych (gminnych) ewidencji.

Zanim tak się stało, to na gminach spoczywał obowiązek migracji danych z lokalnych baz danych o przedsiębiorcach do systemu CEIDG. "Podczas przenoszenia danych przedsiębiorców z gmin do centralnego rejestru okazało się, że w lokalnych ewidencjach jest wiele błędów (np. wpisów bez PKD). Przy okazji migracji danych uporządkowano więc informacje o firmach w Polsce" - mówi Jacek Orłowski, redaktor naczelny branżowego pisma "IT w Administracji". Jak można wyczytać z komunikatu Ministra Gospodarki, najczęściej występujące braki i błędy stwierdzone w trakcie wstępnego badania danych zgromadzonych w ewidencjach gminnych to brak kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD2007), wielokrotne wpisy jednego przedsiębiorcy - osoby fizycznej (powielony PESEL), brak numeru PESEL lub NIP oraz niekompletne dane adresowe.

Nie należy zapominać, że to gminy stanowią punkt bezpośredniego kontaktu urzędnika z przedsiębiorcą. Powtórzmy: osoba, która chce rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej, może wypełnić wniosek CEIDG-1, a następnie zanieść do urzędu gminy. To na gminie spoczywa obowiązek wprowadzenia tak przedłożonego wniosku do elektronicznego systemu CEIDG. Osoby, które złożyły wniosek CEIDG-1 przez internet w tzw. trybie anonimowym (bez podpisu), mogą potwierdzić tożsamość w urzędzie gminy. Gminy mogą wzywać przedsiębiorców do aktualizacji oraz uzupełnienia danych w rejestrze.

Dodajmy jednak, że to na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek dbałości o stan wpisów w CEIDG, tak by były zgodne ze stanem faktycznym i prawnym. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy zaktualizować swoje wpisy w ewidencji.

PPK

Pojedynczy Punkt Kontaktowy (PPK) to miejsce w sieci, w którym przedsiębiorcy oraz osoby planujące rozpocząć działalność gospodarczą mogą znaleźć informacje o procedurach i formalnościach związanych z zakładaniem, prowadzeniem i zamykaniem firmy w Polsce. Portal EU-GO, udostępniany pod adresem www.eu-go.gov.pl, zawiera także dane kontaktowe i listy kompetencji instytucji publicznych i urzędów, informacje o sposobach i warunkach dostępu do rejestrów publicznych, informacje na temat warunków uzyskania uprawnień do wykonywania zawodów regulowanych oraz uwarunkowań prawnych w przypadku sporów wynikających na linii przedsiębiorca-urząd, przedsiębiorca-konsument oraz między przedsiębiorcami.

Kluczowym elementem PPK jest elektroniczny katalog procedur administracyjnych, o którym szerzej za chwilę. Ponadto na platformie EU-GO przedsiębiorcy znajdą dziesiątki przejrzyście napisanych artykułów dotyczących rozpoczynania, prowadzenia, zawieszania i zamykania działalności gospodarczej. Dla obywateli przygotowano natomiast poradnik na temat praw konsumenta oraz informacje dotyczące instytucji zajmujących się ochroną praw konsumenckich w Polsce. W ramach PPK możliwe jest uzyskanie informacji na temat interpretacji obowiązujących przepisów prawa przez centrum pomocy "Help Desk". Potwierdza to dr Marcin Kraska z Instytutu Logistyki i Magazynowania: "Na portalu zamieszczone są szkolenia e-learningowe na temat e-administracji, a także udostępnione jest centrum pomocy Help Desk, który świadczy usługi pomocy wszystkim, którzy mają problemy z interpretacją przepisów prawa. Portal ePK jest także miejscem konsultacji społecznych przygotowanych w projekcie propozycji uproszczeń prawa. Dotychczasowa praca pozwoliła na przygotowanie 160 wstępnych propozycji uproszczeń dla 87 procedur administracyjnych".

Elektroniczny katalog procedur

W ramach PPK udostępniany jest elektroniczny katalog procedur administracyjnych. Wyszukiwanie tych procedur może odbywać się według nazw, słów kluczowych, klasyfikacji PKD oraz rodzaju procedury, np. uzyskanie koncesji.

W chwili pisania tego artykułu (połowa grudnia 2011) w PPK zamieszczono ponad 200 procedur oraz zgromadzono blisko 6000 wpisów o urzędach i instytucjach publicznych w kraju. Za przygotowanie opisów postępowań administracyjnych odpowiada poznański Instytut Logistyki i Magazynowania (ILIM). Postęp prac relacjonuje dr Marcin Kraska, który kieruje projektem ze strony ILIM: "Obecnie na portalu opublikowanych jest ponad 200 opisów procedur, z 392 procedur przygotowanych przez Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM). Docelowo mają się znaleźć na portalu wszystkie procedury. ILiM zidentyfikował takich procedur ponad tysiąc. W ramach projektu UEPA ILiM przygotuje 570 opisów procedur, do publikacji reszty zobowiązane są przez prawo odpowiednie resorty".

Do dyspozycji przedsiębiorców oddano katalog procedur, który ułatwia ich odnajdywanie według typu oraz zagadnienia, do którego się odnoszą. Uzupełnienie stanowi wyszukiwarka procedur dotyczących działalności regulowanych. Przedsiębiorca, po wpisaniu miejsca wykonywania działalności, otrzymuje dane kontaktowe do instytucji odpowiedzialnej za wykonywanie danej procedury. Jeśli procedura może być zrealizowana drogą elektroniczną, użytkownik portalu ma możliwość szybkiego przejścia do formularza, który np. pozwoli złożyć wniosek lub deklarację przez internet.

Każda procedura została opisana w taki sposób, aby mogła być zrozumiana przez obywateli i przedsiębiorców. W treści procedury przedstawione są opis i warunki jej wykonywania, przebieg krok po kroku oraz odniesienia do innych procedur i aktów prawnych. Wszystkie procedury mają zunifikowaną strukturę: "Jednolity opis wszystkich procedur ułatwia przedsiębiorcy zarówno w analizie wymagań, jak i zrozumieniu wymogów stawianych przez polskie prawo. W ramach opisu przedsiębiorcy mogą zweryfikować takie dane, jak treści aktów prawnych, które regulują daną procedurę, warunki wejściowe, opis przebiegu procedury krok po kroku, napisany nie w języku prawnym, ale zrozumiałym dla przedsiębiorcy, informacje o procedurach powiązanych, a także wzorce dokumentów stosowanych w procedurze" - relacjonuje dr Kraska. I po chwili dodaje: "Portal dostarcza rzetelne informacje przygotowane na podstawie przepisów prawa, ale także skonsultowane z organami wykonawczymi oraz nadzorującymi daną procedurę administracyjną. Pozwala to na publikowanie opisów procedur zgodnych zarówno z interpretacją prawa ich twórców, czyli resortów, jak i praktyką".

Sukces procedurą pisany

Po kilku miesiącach od uruchomienia CEIDG system stał się dużym sukcesem Ministerstwa Gospodarki i zdecydowanym krokiem na przód w kierunku upowszechnienia usług elektronicznej administracji. "Resort gospodarki bardzo profesjonalnie podszedł do budowy centralnego rejestru przedsiębiorców. System jest wdrażany planowo, a informatycy z urzędów gmin podkreślają, że CEIDG działa sprawnie, ma poprawną dokumentację i kompetentną infolinię" - konkluduje Jacek Orłowski. A przyszli przedsiębiorcy? Z całą pewnością docenią możliwość zarejestrowania firmy przez internet, bez konieczności osobistego odwiedzenia urzędu gminy, skarbówki i ZUS-u. Wszystkie potrzebne informacje na temat zakładania i prowadzenia działalności znajdą natomiast w Pojedynczym Punkcie Kontaktowym. Dzięki nim prowadzenie biznesu w Polsce może być niekoniecznie proste, ale na pewno łatwiejsze niż dotychczas.