Zapomnij o zapominaniu


Outlook

Zapomnij o zapominaniu

Okno kalendarza w programie Outlook 2003. Widać w nim listę zaplanowanych zadań.

Outlook, przez większość użytkowników wykorzystywany tylko do obsługi poczty elektronicznej, oferuje pełny zestaw funkcji do zarządzania informacją osobistą: kalendarz, planowanie zadań oraz książkę adresową. Korzystanie z tych modułów omówimy na przykładzie Outlooka 2003.

Aby mieć do nich wygodny dostęp, rozwiń menu Widok i upewnij się, że jest zaznaczona opcja Okienko nawigacji. Standardowo jest to okno umieszczone z lewej strony ekranu, w którym widać listę folderów poczty elektronicznej. U dołu znajdują się przyciski Kalendarz, Kontakty i Zadania, pozwalające przełączać się pomiędzy głównymi składnikami Outlooka.

Po kliknięciu przycisku Kalendarz pojawi się typowy układ terminarza. W Okienku nawigacji widok folderów poczty zastąpi kalendarz na najbliższe trzy miesiące, a w głównym oknie program wyświetli podzielony na godziny plan na bieżący dzień. Klikając daty w kalendarzu, zobaczysz zadania zaplanowane na inne dni. Jeśli chcesz dodać nowy wpis, kliknij prawym przyciskiem myszy plan dnia i wybierz opcję Nowy termin. Pojawi się okno Termin, w którym musisz wpisać nazwę zadania, najlepiej taką, która od razu wyjaśnia, o co chodzi, np. "Spotkanie w banku". Musisz też podać godzinę, o której to zadanie ma być wykonane, oraz termin przypomnienia, np. dwie godziny wcześniej. Outlook będzie przypominał o wszystkich zaległych terminach, dopóki nie usuniesz ich z kalendarza. Aby sprawdzić, czy nowy termin nie koliduje z innymi, przejdź do karty Planowanie. Gdy zakończysz wprowadzanie parametrów nowego zadania, kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Teraz w kalendarzu pojawi się nowy wpis.

Jeśli planujesz spotkanie w większym gronie, kliknij plan dnia prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Nowe wezwanie na spotkanie. Pojawi się okno Spotkanie, bardzo podobne do okna Termin. Nowością jest tutaj pole Do - wpisujesz w nie adresy pocztowe osób, którym zostanie wysłane przypomnienie o spotkaniu.

Po wprowadzeniu terminów na różne dni warto zmienić widok z pojedynczego dnia na dłuższy okres, co ułatwi orientację w zaplanowanych zadaniach. Użyj w tym celu przycisków na pasku narzędzi - umożliwiają przełączanie się między planami na 5 dni (tydzień roboczy), tydzień lub miesiąc.

Gdy masz do zrealizowania poważniejsze zadania, trwające np. kilka dni, kliknij w Okienku nawigacji przycisk Zadania. Teraz zamiast widoku kalendarza w Okienku nawigacji pojawi się lista różnych typów zadań, natomiast w głównym oknie zobaczysz listę zadań do wykonania. Aby dodać nowe zadanie, kliknij prawym przyciskiem myszy tę listę i wybierz opcję Nowe zadanie. Pojawi się okno Zadanie, bardzo podobne do okien Termin i Spotkanie. Główna różnica to brak karty Planowanie - zamiast niej jest karta Szczegóły. Oprócz wpisania daty rozpoczęcia i zakończenia oraz przypomnienia podajesz priorytet oraz stan zadania, np. W trakcie wykonywania lub Wykonane. Możesz również, w miarę postępów prac, wpisywać w procentach stopień realizacji. Jeśli zadania wykonuje kilka osób, kliknij przycisk Przydziel zadanie, a następnie w pole Do wpisz (lub wybierz z książki adresowej) pozostałe osoby. Następnie kliknij przycisk Wyślij, żeby wysłać powiadomienie pocztą elektroniczną.

Ostatni z modułów do zarządzania informacją osobistą to książka adresowa, której funkcje będą dostępne po naciśnięciu przycisku Kontakty. Program wyświetli listę kontaktów (osób, firm) wprowadzonych do książki adresowej, umożliwiając edycję wprowadzonych danych oraz dodawanie nowych pozycji. Zebrane w książce adresowej dane są dostępne w wielu miejscach Outlooka, np. w oknie tworzenie nowej wiadomości.

Wąska specjalizacja

Jeśli korzystasz z różnych usług, do których dostęp wymaga podania hasła, przyda ci się bezpłatny program Hasła 1.11 (http://www.blitz-art.lsp.pl ). Dzięki niemu nie musisz pamiętać wszystkich haseł lub szukać ich wśród stosu notatek na biurku. Zadaniem aplikacji jest bezpieczne przechowywanie haseł, ty musisz pamiętać jedynie główne hasło zabezpieczające program - już podczas pierwszego uruchomienia zostaniesz poproszony o podanie go. Wpisz blitz-art i po wejściu do programu od razu zmień je na własne. Jeśli nie masz dobrego pomysłu, możesz skorzystać z generatora haseł.

Specyficzne zastosowanie ma bezpłatny Imienniczek 2.0 (http://republika.pl/m_dutkiewicz ), umożliwiający sprawdzenie, kto obchodzi imieniny danego dnia. W programie możesz wybrać dowolny dzień roku i uzyskać listę imion, których właściciele obchodzą danego dnia imieniny. Możesz również skorzystać z funkcji wyszukiwania, wpisać wybrane imię i dowiedzieć się, w jakie dni osoba ta może obchodzić imieniny. Program zawiera listę ponad 1600 imion.