Zaprezentuj się z klasą

W biurach czy na uczelniach trudno się dziś obyć bez profesjonalnych narzędzi prezentacyjnych, trzeba zatem wiedzieć, jak funkcjonują.


W biurach czy na uczelniach trudno się dziś obyć bez profesjonalnych narzędzi prezentacyjnych, trzeba zatem wiedzieć, jak funkcjonują.

We współczesnym świecie jest nadmiar informacji, dlatego trzeba je przekazywać w sposób prosty i poglądowy. Coraz mniej osób ma czas na wczytywanie się w sążniste eseje, pełne zawiłych konstrukcji, choćby pisanych pięknym językiem, a coraz bardziej liczy się umiejętność sporządzania logicznych i przejrzystych przekazów, często ilustrowanych, zrozumiałych dla jak największych grup odbiorców.

Programy do grafiki prezentacyjnej pozwalają budować tego rodzaju ekstrakty informacji. Najbardziej znane to PowerPoint, znajdujący się w pakiecie Microsoft Office, czy Impress, będący częścią pakietu biurowego Open-Office. Jednym z najlepszych jest też bez wątpienia Presentations z pakietu WordPerfect Office, choć na naszym rynku zna go jedynie część środowiska akademickiego, w którym używa się niekiedy edytora WordPerfect.

Choć coraz więcej osób umie wykorzystywać program do tworzenia prezentacji, wydaje się, że tą umiejętnością powinni się legitymować wszyscy studenci i pracownicy naukowi, a także uczniowie szkół średnich i osoby wykonujące pracę biurową, a zwłaszcza menedżerowie rozmaitego szczebla. Nasz poradnik ma zachęcić tych wszystkich, którzy unikali programów prezentacyjnych, do zmierzenia się z tym jakże przydatnym narzędziem.

Aczkolwiek zachęcamy do korzys-tania z bezpłatnego pakietu Open-Office (modułu prezentacyjnego Impress), posłużymy się przykładem Microsoft PowerPointa, bo jest to ciągle najpopularniejsze narzędzie w firmach, biurach, szkołach czy uczelniach.

Kreator dla początkujących

Bezpłatny OpenOffice Impress w zasadzie nie ustępuje funkcjonalnością PowerPointowi.

Bezpłatny OpenOffice Impress w zasadzie nie ustępuje funkcjonalnością PowerPointowi.

Nowoczesne programy biurowe oferują kreatory zawartości, które pozwalają skonstruować dokument prostą metodą wprowadzania podstawowych informacji wypełniających szkielet. Jednakże trzeba je traktować jako narzędzia do łatwych ćwiczeń, gdyż siłą rzeczy producent nie dostarczy wszelkich możliwych przykładów prezentacji.

PowerPoint zawiera 18 kreatorów, przydatnych w różnych typowych sytuacjach, pozwala też zapisać własną prezentację jako gotowy szablon, a następnie dodać go do zestawu kreatorów. Można sobie wyobrazić, że firmowy administrator przygotuje zbiór potrzebnych w firmie czy instytucji szablonów, z których będą potem korzystali pracownicy.

Choć w typowych sytuacjach kreator może być użyteczny, lepiej nauczyć się samodzielnego budowania prezentacji, a także wykorzystywania rozmaitych narzędzi do modyfikowania ich konstrukcji.

Czym jest prezentacja?

Kreator zawartości w PowerPoincie pomaga utworzyć typowe prezentacje spotykane w biurach.

Kreator zawartości w PowerPoincie pomaga utworzyć typowe prezentacje spotykane w biurach.

Prezentacja to zestaw kolejnych slajdów zawierających niezbędne informacje tekstowe i graficzne, a wyświetlanych w podanej przez autora kolejności. Analogia z tradycyjnymi slajdami z ery przedkomputerowej, gdy autor umieszczał w rzutniku slajdy sporządzane ręcznie, jest oczywista.

Prezentację taką można wykorzystać w trakcie prelekcji czy wykładu albo przesłać innym do obejrzenia. Odbiorca nie musi nawet instalować PowerPointa w swoim systemie, wystarczy bezpłatny PowerPoint Viewer umożliwiający obejrzenie plików - jest zresztą wbudowany w prezentacje zapisywane jako pliki do przeniesienia na CD. Jeśli nie dysponujesz PowerPointem, a dostaniesz od kogoś plik z rozszerzeniem .ppt, możesz go otworzyć w OpenOffice.

Najprostszy przykład prezentacji

Po uruchomieniu PowerPointa automatycznie tworzony jest slajd tytułowy, w którym znajduje się miejsce na tytuł i podtytuł prezentacji. Wystarczy wstawić kursor w widoczne ramki i wpisać informacje, np. "Moja firma" i "Wyniki w latach 2001-2005". Zauważ od razu, że gdy zechcesz zapisać prezentację na dysku, tytuł zostanie zaproponowany jako nazwa fizycznego pliku na dysku.

Zwróć też uwagę, że widniejące w ramkach napisy "Kliknij, aby dodać..." są jedynie podpowiedziami programu, a nie faktycznymi napisami - nie widać ich w zapisanej czy uruchomionej prezentacji.

Ponieważ prezentacja składa się zwykle z wielu slajdów, możesz dodać następne, klikając przycisk Nowy slajd na pasku narzędzi Formatowanie, naciskając skrót klawiaturowy [Ctrl M] albo wybierając w menu polecenie Wstaw | Nowy slajd. Gdy na przy-kład kilkakrotnie naciśniesz [Ctrl M], w programie pojawi się kilka kolejnych slajdów, gotowych do wprowadzania treści.

Oczywiście, powinieneś od razu zapisać zalążek prezentacji na dysku, możesz też nacisnąć klawisz [F5], aby sprawdzić, jak wygląda. Klawisz spacji pozwoli przechodzić od slajdu do slajdu, a klawisz [Escape] - zamknąć podgląd.

Interfejs

Na utworzenie szkieletu prezentacji wystarczy dosłownie minuta.

Na utworzenie szkieletu prezentacji wystarczy dosłownie minuta.

Sprawne posługiwanie się Po- werPointem wymaga zrozumienia interfejsu programu. Strukturę prezentacji i wygląd poszczególnych slajdów zmienisz narzędziami dostępnymi w panelach wyświetlanych obok okna z redagowanym w danej chwili slajdem.

Lewy panel zawiera dwie karty. Domyślna (Slajdy) wyświetla miniatury slajdów i pozwala szybko przemieszczać się między slajdami za pomocą kliknięć. Karta Konspekt zawiera również listę slajdów, ale są na niej widoczne teksty wprowadzone do poszczególnych slajdów, np. tytuły, ramki ze zwykłym tekstem, wykazy itd. Można je edytować również w tym miejscu, a nie tylko w slajdach.

Drugi panel, znajdujący się na prawo od slajdu, to Okno zadań. Domyślnym widokiem jest Układ slajdu, w którym można wybrać model slajdu, ale do dyspozycji masz też inne widoki, w których wybierasz szablony i kolorystykę. Temu właśnie panelowi przyjrzymy się w następnych punktach.

Okno zadań

Okno zadań pełni szczególnie istotną funkcję, bo można w nim regulować formatowanie prezentacji i wybierać wzorce konkretnych slajdów.

Rozwiń listę widoków w panelu i wybierz widok Projekt slajdu. Na liście zobaczysz zbiór gotowych, predefiniowanych projektów graficznych (szablonów), które charakteryzują się określonym tłem, czcionką czy grafiką. Gdy wybierzesz jeden z gotowych wzorców, wszystkie slajdy w prezentacji zostaną automatycznie przemodelowane zgodnie z nim. Podkreślmy od razu, że predefiniowane szablony można samodzielnie modyfikować w oknie wzorca slajdów, ale ewentualne zmiany warto wykonywać wtedy, gdy dobrze panujemy nad przebiegiem budowy prezentacji.

Kolejny widok, Projekt slajdu - schematy kolorów, pozwala zmienić model kolorystyczny danego szablonu. Nie zmieniają się w nim czcionka czy grafika, ale zostaje użyty inny schemat kolorów, najbardziej odpowiadający autorowi. Obu wyborów warto dokonać na samym początku, gdyż łatwiej tworzyć slajdy, widząc od razu graficzny kontekst wprowadzanej treści.

Najważniejszy widok to jednak Układ slajdu, który pozwala wybierać szablony pojedynczych slajdów, zależnie od wprowadzanej treści.