Zmierzch papieru: elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie w małych i średnich firmach

Dokumentacja w formie papierowej generuje wiele problemów związanych z katalogowanie, dostępem i bezpieczeństwem. Problemem w wielu organizacjach, okazuje się zły dobór narzędzi i brak świadomości, że papier można skutecznie wyeliminować z wielu procesów biznesowych. W drodze ku cyfrowemu miejscu pracy podpowiadamy, w jaki sposób systemy DMS/ECM mogą usprawnić kwestie obsługi dokumentów w małej i średniej firmie.


Z elektroniczną obsługą dokumentacji wiąże się wiele haseł (ang. buzzwords), które za sprawą swojego korporacyjnego charakteru, mogą wprowadzać sporo obaw i niezrozumienia wśród pracowników mniejszych przedsiębiorstw. Mimo groźnie brzmiących nazw, systemy DMS, workflow i ECM już jakiś czas temu trafiły pod strzechy małych i średnich firm. O co w tym wszystkim chodzi?

Garść pojęć

DMS (Document Management System, również jako Electronic Document Management, EDM) to grupa narzędzi do przetwarzania i obsługi dokumentów w firmie, niezależnie od ich formy oraz źródła pochodzenia (wewnętrzne, z otoczenia). System DMS pozwala odzwierciedlić (fachowo: zamodelować) procesy biznesowe związane z obsługą dokumentacji, udostępniając je pracownikom w formie elektronicznej.

Składowym elementem takiego rozwiązania jest zazwyczaj system workflow. Pozwala on nakreślić sposób przepływu informacji między pracownikami w całym cyklu życia dokumentu – od momentu jego wejścia do firmy, przez dodawanie opisów i akceptację, po dekretację i archiwizację.

System Ready_ (eDokumenty) pozwala zautomatyzować procesy obiegu i akceptacji dokumentów. Źródło grafiki: ready-os.com/pl

System Ready_ (eDokumenty) pozwala zautomatyzować procesy obiegu i akceptacji dokumentów. Źródło grafiki: ready-os.com/pl

System zarządzania treścią (Enterprise Content Management, ECM) zakłada szersze spojrzenie na kwestie gromadzenia, przetwarzania i archiwizacji treści, którymi poza tekstem mogą być multimedia, bazy danych i zgromadzona w inny sposób wiedza firmy. W ramach systemu ECM możliwe jest przetwarzanie treści niezależnie od ich formy – od dokumentów papierowych, skanów, wiadomości e-mail, zawartości internetowej, po wpisy w mediach społecznościowych.

Elektroniczny obieg dokumentów

Punktem wyjścia do szerszej cyfryzacji firmy może być wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (DMS). Celem takiego przedsięwzięcia jest wyeliminowanie z obiegu papierowych dokumentów i zastąpienie ich wersją elektroniczną. Systemem DMS warto objąć korespondencję przychodzącą np. faktury zakupowe, pisma, umowy oraz dokumenty wewnętrzne firmy takie jak zamówienia, wnioski urlopowe czy rozliczenia delegacji.

Przykładem gotowego rozwiązania, które pozwoli przekuć te założenia w życie, jest Ready_ - Biznesowy System Operacyjny. Narzędzie to odzwierciedla wizję środowiska pracy cyfrowej, integrując w sobie system elektronicznego obiegu dokumentów, workflow i pracy grupowej. To zestaw gotowych aplikacji biznesowych: obiegu faktur, wniosków urlopowych, delegacji, CRM i innych, które zintegrowane pomagają informatyzować procesy sprzedaży, administracji, obsługi klienta, zarządzania produktami i usługami, zaopatrzenia czy kontrolingu.

System Ready_ (eDokumenty) umożliwia rejestrację i obsługę dokumentów w firmie, w tym tworzenie nowych dokumentów ze zdefiniowanych szablonów. Źródło grafiki: ready-os.com/pl

System Ready_ (eDokumenty) umożliwia rejestrację i obsługę dokumentów w firmie, w tym tworzenie nowych dokumentów ze zdefiniowanych szablonów. Źródło grafiki: ready-os.com/pl

Obsługa faktur zakupowych

Obsługa faktur zakupowych to jeden z najczęściej mapowanych procesów w systemie DMS. Typowy przepływ pracy w takim procesie obejmuje przyjęcie dokumentu z korespondencji, jego klasyfikację i skierowanie do właściwego obiegu, dodanie opisu merytorycznego i analitycznego faktury, wielostopniową akceptację oraz dekretację w systemie biznesowym firmy.

Przyjęcie dokumentu z korespondencji zakłada zeskanowanie dokumentu papierowego lub zapisanie faktury dostarczonej w formie elektronicznej np. w PDF lub EDI. Wydobycie danych i klasyfikacja dokumentu pozwala dokonać jego strukturyzacji oraz skierować do właściwego procesu biznesowego.

Na tym etapie pomocny okazuje się mechanizm OCR, służący do rozpoznawania tekstu w plikach graficznych (PDF, JPEG). Chodzi o to, aby pobrać i udostępnić w formie danych, takie informacje jak numer faktury, numer zamówienia, nazwa kontrahenta, kwoty transakcji czy stawki VAT.

Tak opracowany i ustrukturyzowany dokument kierowany jest do docelowego obiegu, gdzie kolejne osoby dokonują jego opisu i akceptacji. Pracownik odpowiedziany za dany etap może cofnąć dokument np. z prośbą o uzupełnienie informacji.

Zgromadzone w obiegu dokumentów dane mogą być automatycznie przenoszone do innych systemów biznesowego firmy i tam dalej procedowane. Idąc tropem z przykładu, zatwierdzenie faktury zakupowej może inicjować proces dekretacji dokumentu w systemie ERP. Dzięki funkcji wiązania dokumentów księgowi mogą z poziomu systemu ERP mieć wgląd w skan dokumentu źródłowego, de facto przechowywanego w systemie DMS.

W tym miejscu należy wyraźnie jeszcze raz podkreślić: elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko obsługa faktur. Rozbudowany system DMS zasadniczo pozwala odwzorować dowolny proces biznesowy związany z przepływem dokumentów: akceptację zamówień sprzedaży, obsługę wniosków urlopowych czy rozliczanie delegacji.

Korzyści z wdrożenia DMS

Wyeliminowanie dokumentów papierowych z obiegu to najważniejsza korzyść z wdrożenia systemu DMS w firmie. Dokumenty papierowe są skanowane i w takiej formie udostępniane pracownikom. Nie da się ich zgubić, ani zniszczyć. Nie ma potrzeby kserowania oraz szukania, w czyich aktualnie rękach znajduje się oryginał.

System DMS wydatnie przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Pracownik może w dowolnej chwili sprawdzić listę dokumentów do przeprocesowania. Jeśli zacznie zaniedbywać swoje obowiązki, system przypomni mu przez e-mail o zalegających dokumentach, które już dawno powinien zaakceptować. Albo odrzucić. W skrócie: DMS daje pełny wgląd na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz kto i kiedy nim się zajmował.

DMS pozwala pracownikom garściami czerpać z koncepcji cyfrowego miejsca pracy. Pracownicy mają dostęp do swoich dokumentów, wniosków czy umów z poziomu komputera i urządzeń mobilnych. W firmie, podczas pracy z domu (ang. home office), a nawet czekając na samolot. Brzmi nieźle, prawda?

Cyfrowe repozytorium pozwala również łatwo docierać do archiwalnych dokumentów, bez konieczności angażowania w to pracowników działu księgowości. Pracownik, oczywiście taki który ma odpowiednie uprawnienia, może samodzielnie odnaleźć i wydobyć dokument, np. fakturę potrzebną do realizacji gwarancji, nawet jeśli trafiła ona do archiwum dawno, dawno temu.

W kierunku ECM

Cyfryzacja procesów zarządzania dokumentacją to nie tylko elektroniczny obieg dokumentów. Platforma ECM Doxis4 firmy S.E.R. Solutions łączy w sobie rozwiązania z zakresu DMS, akt elektronicznych, zarządzania procesami biznesowymi (BPM) oraz archiwizacji. Ostatnia funkcja systemu ECM pozwala przechowywać dokumenty w długim okresie czasu, skutecznie zabezpieczając je przed modyfikacją i nieuprawnionym dostępem.

Definiowanie zadania w systemie Doxis4 BPM

Definiowanie zadania w systemie Doxis4 BPM

Punktem wyjścia do przetwarzania operacji w systemie Doxis4 są akta elektroniczne, które w jednym, centralnie zarządzanym systemie łączą treści, procesy i aplikacje. To właściwe rozwiązanie dla firm, które chcą zrezygnować z segregatorów i teczek oraz różnego rodzaju zestawień w formie plików. Jest to o tyle łatwe, że elektroniczne akta pod względem struktury i wyglądu odpowiadają tym fizycznym. Doxis4 dostarcza kilka predefiniowanych typów akt, które zależnie od posiadanych cech, mogą być wykorzystywane jako akta klienta w obsłudze sprzedaży, akta osobowe w zarządzaniu zasobami ludzkimi czy jako akta umów w administracji.

Wdrożenie elektronicznych akt wnosi porządek i przejrzystość w dokumenty i wiedzę firmy. Cyfrowe akta mogą być właściwie chronione przed zniszczeniem, kradzieżą i modyfikacją, a także szeroko udostępniane pracownikom, oczywiście zgodnie z nadanymi im uprawnieniami. Szybkie dotarcie do potrzebnych informacji ułatwiają mechanizm opisu dokumentów (metadane) oraz rozbudowana wyszukiwarka.

Dziennik korespondencji

Zanim dokument trafi do elektronicznego obiegu powinien zostać zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Dziennik taki możemy standardowo prowadzić: na papierze, w Excelu albo w formie cyfrowego rejestru. Ta ostatnia metoda zdaje się być najlepsza.

Zaawansowany moduł Dziennika korespondencji dostępny jest dla użytkowników systemu Ready_. Moduł pozwala prowadzić ewidencję korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej wyłącznie w formie cyfrowej, zgodnie z najlepszymi praktykami obsługi kancelaryjnej. Ready_ umożliwia wygodną rejestrację korespondencji papierowej, z poczty elektronicznej oraz dokumentów pobieranych z platformy ePUAP.

Wbudowane słowniki i baza kontaktów eliminują wiele błędów pojawiających się przy wprowadzaniu kolejnych pozycji w dzienniku. Pracownik ma możliwości szybkiego wyszukiwania wpisów w uporządkowanej strukturze dzienników oraz generowania różnego rodzaju zestawień i raportów. Zaletą Ready_ jest mocne osadzenie w polskich realiach. Poza wsparciem dla ePUAP, moduł Dziennika korespondencji umożliwia wygenerowanie zestawienia listów poleconych w formacie akceptowanym przez aplikację Elektroniczny nadawca Poczty Polskiej albo drukowanie zaadresowanych kopert z „R-ką” i oznaczeniem „priorytetu”.

Automatyzacja procesów

Ważnym celem cyfryzacji obsługi dokumentów jest automatyzacja procesów firmy. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, akt elektronicznych, dziennika korespondencji czy cyfrowego archiwum pozwala zmniejszyć obciążenie pracowników poprzez automatyzację najbardziej czasochłonnych, powtarzalnych czynności. W praktyce oznacza to możliwość ograniczenia personelu zajmującego się np. przyjmowaniem korespondencji przychodzącej. Nie byłoby to możliwe gdyby nie zaawansowane mechanizmy automatyzacji, wbudowane w oprogramowanie wspierające elektroniczne zarządzanie treścią przedsiębiorstwa.

Mowa tutaj o mechanizmach automatyzacji procesów skanowania i OCR (rozpoznawanie tekstu), wydobywania treści i klasyfikację dokumentów, po integrację systemów DMS/EMC z zewnętrznymi systemami biznesowymi.

Usługa Classification & Extraction Service platformy Doxis4 pomaga przechwytywać i klasyfikować dokumenty na podstawie analizy treści i formy. Działanie usługi oparte jest na predefiniowanych regułach wspomaganych mechanizmami sztucznej inteligencji uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego (NLP). Połączenie to pozwala skutecznie klasyfikować dokumenty ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane. „Sztuczna inteligencja” potrafi ocenić kontekst informacji zawartych w dokumencie oraz sentyment, z jakim został on napisany. Pozyskane w ten sposób informacje mogą być wykorzystywane w procesach biznesowych i przepływach pracy, np. aby automatycznie skierować dokument do właściwego obiegu, nadać priorytet ważności dla spraw, które wymagają pilnego załatwienia albo należycie zabezpieczyć dokumenty zawierające wrażliwe informacje.

W zakresie przechwytywania i klasyfikacji dokumentów system Doxis4 korzysta z predefiniowanych reguł wspomaganych mechanizmami sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego (NLP).

W zakresie przechwytywania i klasyfikacji dokumentów system Doxis4 korzysta z predefiniowanych reguł wspomaganych mechanizmami sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego (NLP).

Małe i średnie firmy mogą garściami czerpać z zalet jakie niesie ze sobą cyfryzacja procesów zarządzania dokumentami. Obieg dokumentów, dziennik korespondencji, różnego rodzaju akta i firmowe archiwa to najważniejsze obszary, z których wyeliminowanie papieru przynosi wymierne korzyści biznesowe. Zapewnienie pracownikom cyfrowego miejsca pracy oraz niższe koszty obsługi dokumentów to tylko początek długiej listy takich korzyści.