45 trików oszczędzających twój czas

Szybciej zmieniaj nazwy plików. Zmieniasz nazwy wielu plików w Eksploratorze Windows? Wybierz pierwszy z listy, naciśnij klawisz [F2] i wpisz nową nazwę. Gdy skończysz, naciśnij [Tab] zamiast [Enter]. Eksplorator przejdzie do następnego pliku na liście i automatycznie zaznaczy całą jego nazwę, żebyś mógł ją zmienić bez używania klawisza [Backspace]. Kontynuując naciskanie przycisku [Tab], możesz przejść przez całą listę, zmieniając nazwy plików jeden po drugim. Jeśli zaś chcesz zmienić za jednym zamachem nazwy wielu plików z zastosowaniem automatycznej numeracji, zaznacz wybrane pliki, zmień nazwę jednego i naciśnij [Enter]. System przemianuje pliki i ponumeruje je rosnąco, pozostawiając oczywiście ich oryginalne rozszerzenia. Operację tę cofniesz, naciskając [Ctrl Z].

Używaj techniki przeciągania w Outlooku. W Outlooku możesz przeciągać większość obiektów w inne miejsca w obrębie okna, tworząc w ten sposób nowe obiekty z przeciągniętymi informacjami. Przeciągnij e-mail na przycisk Kontakty, a utworzysz nowy wpis, którym będzie nadawca wiadomości, natomiast pola Imię i nazwisko oraz Adres e-mail zostaną automatycznie wypełnione. Przeciągnij kontakt na Kalendarz, a utworzysz nowe zaproszenie, gotowe do wysłania osobie z tego kontaktu. I tak dalej, możliwości jest wiele.

Zobacz również:

Gdzie najtaniej kupić oryginalny Windows 11? [31.08.2023]

Nie sprawdzaj bez przerwy swojej skrzynki pocztowej. Częste jej sprawdzanie osłabia koncentrację i przeszkadza w pracy, a do tego marnujesz czas na powrót myślami do wykonywanego zadania. Zmniejsz częstotliwość - 10 do 15 minut to właściwy czas, który pozwoli ci skupić się na pracy, a jednocześnie nadawcy nie będą zbyt długo czekać na odpowiedź. W Outlooku naciśnij kombinację klawiszy [Ctrl Alt S] i odpowiednio ustaw wartość opcji Zaplanuj automatyczne wysyłanie/odbieranie.

Szybciej znajduj ważne e-maile. Wystarczy zmienić tytuł wiadomości. Niewiele rzeczy bardziej denerwuje niż otrzymanie ważnej wiadomości, która w tytule zawiera niewiele mówiące "hej" (albo gorzej: w ogóle nie ma tytułu). Bardziej zrozumiały tytuł ułatwia późniejsze wyszukiwanie i sprawia, że cały wątek, na który złożą się kolejne odpowiedzi, będzie bardziej spójny. W Outlooku otwórz wiadomość (ten sposób nie działa w wypadku szkicu roboczego), kliknij pole tytułu i wprowadź opis, na podstawie którego nawet za kilka miesięcy od razu przypomnisz sobie, czego dotyczyła wymiana zdań.

Łatwiej zaznaczaj wiele plików. Używanie klawiszy [Ctrl] oraz [Shift] do zaznaczania wielu elementów w Eksploratorze Windows bywa trudne i sprzyja błędom. Jeśli jednak często otwierasz wiele plików i manipulujesz nimi, włącz windowsowy system pól wyboru, co ułatwi zaznaczanie obiektów. W Eksploratorze znajdziesz tę funkcję w menu Organizuj: wybierz Opcje folderów i wyszukiwania i przejdź na kartę Widok i włącz opcję Użyj pól wyboru do zaznaczania elementów.

Używaj flag w Outlooku. Outlook pozwala na oznaczanie wiadomości, czynności, wpisów w kalendarzu czy nawet kontaktów kolorowymi flagami. Zapoznaj się z tym systemem i zacznij z niego korzystać: czerwony dla biznesu, niebieski dla rzeczy prywatnych - to tylko przykłady. Inny wariant: kolory mogą określać priorytet zadania, na przykład zielony: "musi być zrobione dzisiaj", niebieski: "zrobić w tym tygodniu", żółty: "zrobić w tym miesiącu".

Rozszerz zakres opcji Wyślij do. Przed kliknięciem pliku prawym przyciskiem myszy w Eksploratorze Windows przytrzymaj klawisz [Shift]. Jeśli teraz wybierzesz opcję Wyślij do, ujrzysz cały zestaw dodatkowych lokalizacji docelowych, w tym możliwość przeniesienia pliku do często używanego folderu.

Używaj folderów wyszukiwania w Outlooku. Chociaż ta funkcja obecnie straciła nieco na znaczeniu ze względu na domyślne indeksowanie zasobów przez Windows, to jednak nadal znajduje zastosowanie. Foldery wyszukiwania są wirtualne i wyświetlają e-maile odpowiadające określonym kryteriom wyszukiwania, takim jak występowanie w tytule e-maila konkretnego adresata, nadawcy bądź słowa kluczowego. Jeśli chcesz mieć zawsze możliwość szybkiego odwołania się do konkretnego tematu albo wiadomości od określonej osoby (np. od szefa czy bardzo ważnego klienta), ale organizowanie odpowiednich folderów nie zdało egzaminu, foldery wyszukiwania pozwolą ci zaoszczędzić czas. Możesz je tworzyć, klikając Plik | Nowy | Folder wyszukiwania.

Korzystaj z Ulubionych w Eksploratorze Windows. Przeciągnij foldery do lewego górnego narożnika okna Eksploratora Windows i zorganizuj je tak, jak chcesz. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Usuń, aby pozbyć się niechcianych elementów.

Zainstaluj dobry filtr antyspamowy. Jeśli twój klient poczty elektronicznej nie jest wyposażony w taki filtr, znajdziesz wiele bezpłatnych w Sieci. Zajrzyj choćby tutaj: go.pcworld.pl/06b1d.

Używaj kalkulatora Windows 7. Nie musisz poszukiwać specjalnej witryny lub kieszonkowego gadżetu, aby dokonać obliczeń. Standardowy kalkulator dostępny w Windows 7 jest dużo bardziej użyteczny niż to się wydaje na pierwszy rzut oka. Kliknij Widok, aby zmienić jego wygląd na naukowy, programisty lub statystyczny. Możesz go z powodzeniem użyć jako przelicznika jednostek lub do obliczania daty. Oferuje nawet proste arkusze kalkulacyjne. Praktyczny, prawda?

Zapanuj nad funkcją Kontrola konta użytkownika (UAC). To sposób natychmiastowego oszczędzenia czasu. Otwórz Panel sterowania i wybierz Konta użytkowników | Filtr rodzinny. Kliknij Konta użytkowników, a następnie Zmień ustawienia funkcji Kontrola konta użytkownika. Jeśli jesteś doświadczonym użytkownikiem, możesz wyłączyć funkcję UAC (ustaw suwak w skrajnej dolnej pozycji) albo rozważyć opcję drugą od końca: Powiadamiaj mnie tylko wtedy, gdy programy próbują wprowadzać zmiany na komputerze. W ten sposób pojawiające się okna z pytaniami o zezwolenia dla programów będą rzadko wyświetlane.

Domyślne uruchamianie biblioteki Dokumenty. Gdy uruchamiasz Eksploratora w Windows 7, zawsze domyślnie wyświetlana jest zawartość folderu Biblioteki, który dla wielu użytkowników jest mało użyteczny. Większość kieruje się zazwyczaj bezpośrednio do biblioteki Dokumenty. Oszczędź sobie klikania i poinstruuj Eksploratora, by domyślnym katalogiem stała się biblioteka Dokumenty. Kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę skrótu Eksploratora w menu Start (jest w folderze Akcesoria), z menu podręcznego wybierz Właściwości i w pole Element docelowy wpisz:

%windir%\explorer.exe ::{450D8FBA-AD25-11D0-98A8-0800361B1103}

Na koniec zastąp ikonę na pasku zadań zmodyfikowanym w ten sposób skrótem (jeśli tego nie zrobisz, nadal będzie cię kierowała do folderu Biblioteki).

Ekspert: Tim Ferriss

Porady Tima Ferrissa, autora książki The 4-Hour Workweek. Więcej porad znajdziesz w jego blogu.

1. "Samodyscyplina jest przereklamowana. Jedynie technologia może sprawić, że pozostaniesz skupiony i produktywny, podczas gdy ty sam już dawno byś zawiódł", twierdzi Ferriss. Mimo to okazuje się "minimalistą technologicznym", regularnie używa tylko kilku aplikacji do zarządzania czasem, zadaniami, pocztą elektroniczną i korzystania z serwisów społecznościowych.

2. Ferriss uważa, że w wypadku poczty elektronicznej najważniejsze to mieć dane nadawcy wiadomości, żeby nie marnować czasu na szukanie go i sprawdzanie, czy warto mu odpisać. Dlatego korzysta z Rapportive, nakładki na Gmaila w postaci wtyczki do przeglądarki (dostępne są wersje do Firefoksa, Chrome’a i Safari). Zastępuje ona panel linków sponsorowanych w poczcie Google’a szczegółowymi informacjami o nadawcy każdej wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej. "Oszczędzam około 15-20 procent czasu tylko dzięki temu jednemu rozszerzeniu." Jest jeden haczyk: Rapportive dobrze spełnia swoją funkcję pod warunkiem, że nadawca e-maila ma konto w Facebooku i/lub LinkedIn - skądś przecież musi zdobywać informacje.

3. Aby zmusić się do natychmiastowego skupienia na zadaniach, Ferriss używa RescueTime. Ta usługa internetowa odcina użytkownikowi dostęp do określonych witryn, np. Facebooka czy Twittera, po przekroczeniu limitu czasu. "Łatwiej jest używać narzędzi tego typu niż polegać na samodyscyplinie".

4. Ferriss nie potrzebuje papieru, ponieważ korzysta z Evernote. Ten bezpłatny program pozwala mu na tworzenie notatek na stronach internetowych, zdjęciach, wizytówkach, a nawet na dokumentach drukowanych, które wprowadza do komputera za pomocą przenośnego skanera, bez którego nie rusza się z domu. Evernote sprawił, że Ferriss pozbył się 90 procent posiadanego papieru, a ponieważ program umożliwia też wyszukiwanie, to nie musi już więcej polegać na folderach ani zarządzaniu danymi.

5. Jedna z rad Ferrissa dotycząca zwiększania samodyscypliny: spędzaj przynajmniej dwie pierwsze godziny każdego dnia w pracy nad zaległymi projektami, zanim sprawdzisz pocztę elektroniczną.