Dokumenty Google – czym są i jak z nich korzystać?

Dokumenty Google to możliwość bezpłatnego tworzenia i edytowania plików tekstowych online , nad którymi można współpracować z innymi osobami. W jaki sposób zacząć i jak najlepiej wykorzystać ich możliwości?


Dokumenty Google umożliwiają między innymi opracowywanie raportów, tworzenie wspólnych propozycji projektów, szablonów ofert czy śledzenie notatek ze spotkań. To bardzo praktyczna pomoc zarówno w życiu prywatnym, jak i pracy zawodowej. Są alternatywą dla pakietu Microsoft Office, z którym są zresztą w pełni kompatybilne - bez problemu da się otwierać zapisane pliki zarówno w Dokumentach, jak i aplikacjach Office, dlatego nie ma problemu, aby stworzony online dokument tekstowy zapisać, a następnie otworzyć offline przy pomocy programu Word.

Jak zacząć pracę z Dokumentami Google?

Z Dokumentów możesz korzystać poprzez przeglądarkę, na urządzeniu z Androidem lub iOS. W tym pierwszym przypadku wystarczy dowolna przeglądarka internetowa, w pozostałych - odpowiednie aplikacje.

Po pobraniu aplikacji lub otwarciu strony internetowej, musisz zalogować się na swoje konto Google. Zobaczysz tam szablon dokumentów, a także ostatnio używane dokumenty. Po kliknięciu w menu (trzy poziome kreski w lewym, górnym rogu), otworzy się opcja wyboru stworzenia dowolnego pliku każdego rodzaju, czyli dokumentu tekstowego, arkusza kalkulacyjnego, prezentacji lub formularza.

Wystarczy kliknąć na pożądany, aby rozpocząć tworzenie dokumentu danego rodzaju. W każdej kategorii robisz to poprzez naciśnięcie ikonki ze znakiem +. Życie mogą znacznie ułatwić dostępne szablony - w wielu przypadkach są niezwykle praktyczne.

Warto zauważyć, że w każdej kategorii dokumentów nowy, tworzony bez korzystania z szablonu, wygląda bardzo podobnie jak pusty dokument w odpowiedniej aplikacji Office. Można również tworzyć dokumenty bezpośrednio z poziomy dysku Google - wówczas wystarczy kliknąć dużą ikonkę ze znakiem + po lewej stronie, aby pojawiło się menu pozwalające na wykonanie takiej operacji.

Jak edytować i formatować Dokumenty Google?

Podobnie jak w pakiecie MS Office, możesz edytować i modyfikować każdy dokument. Wystarczy najechać na niego prawym przyciskiem myszki i wybrać z menu kontekstowego otwarcie w Dokumentach. Następnie możesz dokonywać edycji tak samo, jak w normalnym dokumencie, czyli - zaznaczać słowa, kliknąć w dowolnym miejscu, aby wstawić kursor, cofać lub ponawiać wykonywane akcje, tworzyć akapity, odstępy, wstawiać grafiki, itp. Jeśli edytujesz pliki stworzone w pakiecie Office (lub innym), wówczas na górze, przy nazwie, zobaczysz rozszerzenie oryginalnego pliku. Możesz zapisywać pliki w formacie usługi Dokumenty Google, wybierając „Zapisz jako dokument Google” z menu Plik.

Ładowanie do Dokumentów plików, które masz na swoim dysku, odbywa się również przez menu Plik - wszystkie możliwości załadowania znajdziesz po wyborze funkcji Pobierz. Funkcji edytowania plików pakietu Office można używać z następującymi typami plików pakietu Office:

  • Pliki programu Word: .doc, .docx, .dot
  • Pliki programu Excel: .xls, .xlsx, .xlsm (pliki programu Excel z włączoną obsługą makr), .xlt
  • Pliki programu PowerPoint: .ppt, .pptx, .pps, .pot

Uwaga: jeśli zmodyfikujesz dokumenty programu Word, Excel lub PowerPoint starszego niż pakiet Office 2007 przy użyciu funkcji edytowania plików pakietu Office, zostaną one zapisane w nowszym formacie.

Konwertowanie plików pakietu Office na format Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji

Aby dokonać konwersji:

  • Na Dysku Google kliknij dwukrotnie plik pakietu Office. Pojawi się podgląd pliku.
  • U góry kliknij Otwórz w Dokumentach/Arkuszach/Prezentacjach Google (możesz wybrać z rozwijanego menu).
  • Uwaga - jeśli nie widzisz tej opcji, kliknij Otwórz za pomocą, a następnie Dokumenty/Arkusze/Prezentacje Google.
  • Po wyświetleniu pliku w Dokumentach, kliknij Plik a potem Zapisz jako dokument/arkusz/prezentację Google.

Jeśli nie chcesz za każdym razem dokonywać konwersji ręcznej, możesz wprowadzić ustawienie, aby w przyszłości wszystkie przesyłane pliki pakietu Office automatycznie konwertować na format Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji Google. W tym celu:

  • Otwórz Dysk Google.
  • W prawym górnym rogu kliknij ustawienia (ikonka kółka zębatego), a potem Ustawienia.
  • Obok etykiety „Konwertuj przesyłane pliki” włącz „Konwertuj przesyłane pliki na format edytora Dokumentów Google”.

Pamiętaj, że zacznie to obowiązywać od tego momentu, a więc wcześniej przesłane pliki nie zostaną przekonwertowane.

Dokumenty Google - udostępnianie plików i folderów

Skoro podstawy mamy już za sobą, czas na prezentację jednej z najbardziej użytecznych dla pracy grupowej funkcji Dokumentów - a więc udostępniania plików i folderów,które przechowujesz na Dysku Google. W przypadku konta prywatnego, możesz udostępniać je dowolnym osobom, lecz w przypadku służbowego Twoja organizacja może wprowadzić ograniczenia w ich udostępnianiu. W obydwu przypadkach, gdy udostępniasz pliki z Dysku Google, możesz zdecydować, czy użytkownicy będą mogli edytować, komentować czy tylko wyświetlać dany plik. Gdy udostępniasz treści z Dysku Google, obowiązują Cię zasady programu Dysk Google.

  • Na komputerze otwórz Dysk, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszki na plik, który chcesz udostępnić
  • Wybierz opcję Udostępnij
  • W sekcji „Osoby” wpisz adres e-mail użytkownika, któremu chcesz coś udostępnić
  • Uwaga: jeśli udostępnisz plik osobie, której adres e-mail nie jest powiązany z kontem Google, będzie ona mogła tylko wyświetlać ten plik.

Aby określić, co wybrana osoba może zrobić z Twoim plikiem, kliknij strzałkę:

  • Może wyświetlać: użytkownik może wyświetlać plik, ale nie może nic w nim zmieniać ani udostępniać go innym.
  • Może komentować: użytkownik może dodawać komentarze i sugestie do pliku, ale nie może nic w nim zmieniać ani udostępniać go innym.
  • Może edytować: użytkownik może wprowadzać zmiany, akceptować i odrzucać sugestie oraz udostępniać plik innym.
  • Jeśli nie chcesz powiadomić innych osób e-mailem, kliknij Zaawansowane i odznacz Wyślij powiadomienie. Jeśli wyślesz takie powiadomienie, każdy wpisany adres e-mail będzie widoczny w tej wiadomości.
  • Kliknij Wyślij

Uwaga: plik może jednocześnie edytować i komentować maksymalnie 100 osób.

A odwrotnie? Nie ma problemu - możesz uniemożliwić innym edytowanie i udostępnianie Twojego pliku. W tym celu:

  • Otwórz ekran główny Dysku Google, Dokumentów Google, Arkuszy Google lub Prezentacji Google.
  • Wybierz plik lub folder.
  • Kliknij Udostępnij lub Udostępnij Share.
  • W prawym dolnym rogu okna „Udostępnij innym” kliknij Zaawansowane.
  • Obok osoby, której nie chcesz już udostępniać danego elementu, kliknij Usuń Delete.
  • Kliknij Zapisz zmiany.

Dokumenty Google - udostępnianie linku do pliku

Alternatywą dla imiennego udostępniania jest stworzenie linku do pliku. Wówczas wszystkie osoby mające link będą mogły otworzyć ten plik, a Twoja nazwa będzie wyświetlana jako nazwa właściciela pliku. Jak to zrobić?

  • W prawym górnym rogu kliknij Pobierz link do udostępniania.
  • Obok opcji „Każda osoba mająca link” kliknij strzałkę w dół Strzałka w dół.
  • Więcej informacji o tym, jak inni mogą wyświetlać, komentować i edytować pliki
  • Skopiuj link i wklej go w e-mailu lub innym miejscu, w którym chcesz go udostępnić.

Nie musisz się ograniczać - jeśli chcesz, aby dowolny użytkownik internetu mógł wyszukać i otworzyć Twój plik, możesz udostępnić go publicznie. Podobnie jak w poprzedniej sytuacji, kiedy udostępnisz plik publicznie, Twoja nazwa będzie wyświetlana jako nazwa właściciela pliku. Pamiętaj jednak, że jeśli używasz szkolnego lub firmowego konta Google, udostępnianie publiczne może być niemożliwe.

Aby stworzyć link publiczny:

  • Kliknij Pobierz link do udostępniania.
  • Obok opcji „Każda osoba mająca link” kliknij strzałkę w dół
  • Kliknij Więcej a potem Włączone – publiczne w internecie.
  • Kliknij Zapisz.
  • Wybierz, co mogą robić z plikiem osoby mające link (patrz niżej).
  • Kliknij Gotowe.

Po udostępnieniu linku do pliku możesz kontrolować, komu mogą go udostępniać inni. Te opcje różnią się w zależności od tego, czy używasz szkolnego lub firmowego konta Google, czy Gmaila.

  • Włączone – publiczne w internecie: każdy może wyszukać Twój plik w Google i otworzyć go bez logowania się na swoje konto Google. Jeśli używasz szkolnego lub firmowego konta Google, ta opcja może być dla Ciebie niewidoczna.
  • Włączone – każda osoba mająca link: każdy, kto ma link, może otworzyć Twój plik bez logowania się na swoje konto Google. Jeśli używasz szkolnego lub firmowego konta Google, ta opcja może być dla Ciebie niewidoczna.
  • Włączone – Twoja domena: jeśli używasz szkolnego lub służbowego konta Google, każda osoba zalogowana na konto w Twojej organizacji może wyszukać i otworzyć plik.
  • Włączone – wszyscy w Twojej domenie mający link: jeśli używasz szkolnego lub służbowego konta Google, każda osoba zalogowana na konto w Twojej organizacji może użyć linku do otwarcia pliku.
  • Wyłączone – określone osoby: tylko użytkownicy, którym udostępnisz plik, będą mogli go otworzyć.

Google przygotowało szereg opcji związanych z blokowaniem i usuwaniem udostępnionych plików.

  • Aby zatrzymywać udostępnianie pliku: wybierz plik lub folder, następnie opcję Udostępnij, w prawym dolnym rogu okna „Udostępnij innym” kliknij Zaawansowane. Obok osoby, której nie chcesz już udostępniać danego elementu, kliknij Usuń, a dalej - Zapisz zmiany
  • Jeśli usuniesz link do pliku, dostęp do niego będziesz mieć tylko Ty oraz osoby, którym go bezpośrednio udostępniasz. Jak to zrobić? Wybierz plik, kliknij Udostępnij, a obok opcji „Każda osoba mająca link” kliknij strzałkę i wskaż Więcej. Kliknij kółko obok opcji „Wyłączone – określone osoby”, potem Zapisz i Gotowe.

Jeśli usuniesz swój udostępniony plik, osoby, które mogą go wyświetlać, komentować lub edytować, będą mogły skopiować ten plik, dopóki trwale go nie usuniesz - zrobisz to, wchodząc do kosza i klikając Usuń na zawsze.

Jeśli usuniesz udostępniony plik, który nie jest Twoją własnością, zostanie on usunięty z Twojego Dysku, ale będzie nadal dostępny dla innych współpracowników. Aby odzyskać plik, otwórz prowadzący do niego link, kliknij Plik, a potem Dodaj do Mojego dysku.