Dokumenty Google – przydatne porady

Nie ulega wątpliwości, że bezpłatne aplikacje biurowe Google’a do tworzenia dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji nie są w stanie zastąpić profesjonalnego oprogramowania takiego jak pakiet Microsoft Office. Jednak wcale nie ma takiej potrzeby. Programy biurowe działające w chmurze mają wiele do zaoferowania. Mocne strony online’owej wersji pakietu znacznie różnią się od walorów tradycyjnej edycji oprogramowania. Należą do nich przede wszystkim ogromna dostępność, możliwość łatwego przekazywania treści i wspólnej pracy nad dokumentami.

Niektórzy użytkownicy mogą obawiać się, że stracą dostęp do oprogramowania, gdy nie będą mogli nawiązać połączenia internetowego. Google zapewnia rozwiązanie tego problemu, jednak tylko w swojej przeglądarce internetowej Chrome. Aby z niego skorzystać, zaloguj się w usłudze Dysk Google, po czym kliknij ikonę zębatki w prawym górnym narożniku i wskaż polecenie Ustawienia. Następnie zaznacz pole wyboru Synchronizuj pliki Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Rysunków Google z tym komputerem, aby móc edytować je offline. Zostanie zainstalowana aplikacja Dysk Google działająca w Chrome. Potwierdź przyciskiem Gotowe. Od tej pory możesz edytować pliki nawet wtedy, gdy nie masz połączenia z internetem. W momencie następnego nawiązania takiego połączenia, aplikacja automatycznie wgra zmodyfikowane i nowe pliki na Dysk Google.

Zobacz również:

• To czeka i Ciebie - już niedługo zmiany we wszystkich usługach Google. Jakie?
• Jak sprawdzić, co Google wie o Tobie?
• Jak wyeksportować dokument do pliku PDF w usłudze Dysk Google?

Niezależnie od tego rozwiązania aplikacja Dysk na Maca/PC daje możliwość korzystania z dysku online’owego Google’a bezpośrednio z Eksploratora Windows bez konieczności ponownego logowania się w usłudze. Oprogramowanie to nie ma wpływu na edytowanie dokumentów w trybie offline. Na dodatek nie wymaga używania przeglądarki Google Chrome.

Jeśli musisz wspólnie pracować nad dokumentem z innymi użytkownikami, udostępnisz go im, klikając przycisk Udostępnij w prawym górnym narożniku, po czym określ osoby i typ dostępu, którego chcesz im udzielić (podgląd, edycja). Alternatywnie możesz wysłać dokument innym użytkownikom – wystarczy wskazać menu Plik | Wyślij e-mailem jako załącznik. W polu listy Załącz jako wybierzesz format, do którego usługa automatycznie skonwertuje przesyłany dokument. Do wyboru są m.in. PDF, DOCX, TXT i ODF (XLSX, ODS, CSV w wypadku arkuszy kalkulacyjnych). W tych samych formatach można pobrać pojedynczy dokument, aby kontynuować nad nim pracę w trybie offline. Jest to możliwe po kliknięciu menu Plik | Pobierz jako. W recenzowaniu dokumentów otrzymanych od innych osób pomaga tryb sugerowania, który włącza się poprzez menu Widok | Tryb | Sugerowanie.

Użytkownicy, którzy przywykli do offline’owych aplikacji biurowych, na próżno szukają przycisku do zapisywania bieżącego dokumentu bądź arkusza. W wersji internetowej jest zbędny, bo usługa Google samodzielnie zapisuje zmiany, podając czas ostatniego zapisu na pasku menu.

Usługi Google – drukowanie

Usługa Google Cloud Print umożliwia wykonywanie wydruków na domowej drukarce zarówno w lokalnej sieci bezprzewodowej, jak i poprzez internet. Zlecenia drukowania można wydawać nie tylko z przeglądarki w stacjonarnym komputerze, lecz także z urządzeń przenośnych. Co ciekawe, opisana usługa działa w połączeniu z dowolną drukarką – wcale nie wymaga drukarki sieciowej. Aby skonfigurować tę funkcję, przywołaj przeglądarkę Chrome w komputerze, do którego jest podłączona drukarka (poprzez port USB). Następnie zaloguj się na koncie Google, kliknij przycisk z trzema poziomymi kreskami (w prawym górnym narożniku okna) i wskaż polecenie Ustawienia, a następniePokaż ustawienia zaawansowane. Kliknij przycisk Zarządzaj w rubryce Google Cloud Print. Teraz możesz kliknąć przycisk Dodaj drukarki i wybrać żądane urządzenie/a. W ten sposób skojarzysz drukarkę z kontem Google i usługą Cloud Print. Teraz możesz przesyłać do niej zlecenia wydruku z dowolnego urządzenia poprzez przeglądarkę Chrome lub usługę Dysk Google. Jeśli komputer, do którego podłączona jest drukarka, jest w danej chwili wyłączony lub nie ma połączenia z internetem, wydruk zostanie zrealizowany, gdy po raz kolejny nawiąże takowe połączenie.

Usługi Google – obsługa korespondencji

Aby ułatwić sobie korzystanie z poczty Gmail, włącz powiadamianie o nadejściu nowej wiadomości. W tym celu zaloguj się w usłudze Gmail, kliknij ikonę zębatki i wskaż polecenie Ustawienia. Następnie zaznacz opcję Włącz powiadomienia o nowej poczcie w rubryce Ogólne. Potwierdź przyciskiem Zapisz zmiany w dole listy.

Równie przydatna okazuje się funkcja anulowania dostarczania wysłanej wiadomości. Podanie niewłaściwego adresata, nieopatrzenie wiadomości ważnym załącznikiem lub inna wpadki przydarzają się większości użytkowników. Aby ustrzec się przed nieprzyjemnymi skutkami takich pomyłek, przywołaj ustawienia skrzynki Gmail, przeskocz do rubryki Laboratorium i zaznacz opcję Włącz w sekcji Cofnij wysłanie. Od tej pory po wysłaniu wiadomości masz kilka sekund, aby ją przechwycić. W rzeczywistości usługa po prostu zwleka chwilę z wysłaniem e-maila.

Aplikacja Inbox w urządzeniach przenośnych z systemem Android lub iOS pomaga uporać się z lawiną nadchodzącej korespondencji. Inbox samodzielnie grupuje wiadomości, wyróżnia te, które są ważne, i ułatwia śledzenie wątków.

Usługi Google – automatyzowanie zadań skryptami

Szyfrowanie korespondencji w Gmailu, wysyłanie wiadomości o określonej porze, zapisywanie załączników pocztowych na dysku Google Drive lub aktualizowanie własnego kontaktu w książce adresowej znajomych – to tylko kilka przykładowych zadań, które można realizować automatycznie za pomocą skryptów Google Apps Script. W ten sposób możesz uprościć wykonywanie najczęstszych operacji z dostępem do różnych usług Google, jednak tworzenie własnych skryptów wymaga odrobiny czasu i odpowiedniej wiedzy. Krótkie wprowadzenie po polsku znajdziesz w witrynie Google’a. Więcej informacji jest dostępnych tylko w jęz. angielskim. Jednak w internecie można znaleźć sporo gotowych skryptów.

Usługi Google – skuteczne wyszukiwanie

Pokaźny zestaw rad pomagających w wyszukiwaniu potrzebnych informacji mieści się w witrynie samego Google’a, jednak wiele dostępnych funkcji pozostało nieudokumentowanych. Na przykład bardzo praktyczne wyświetla nie tylko listę znalezionych adresów internetowych, lecz od razu poszukiwane treści. Jest to możliwe m.in. w wypadku znanych osób, prognozy pogody, wyników rozgrywek sportowych, przeliczeń walut i jednostek fizycznych, połączeń lotniczych i wielu innych. Ceną, którą trzeba zapłacić za wygodę, jest promowanie przez koncern swoich własnych rezultatów, co może krzywdzić konkurencję.

Pod pojęciem Google Scholar kryje się wyszukiwarka literatury wszystkich dyscyplin naukowych. Funkcja Wyszukiwanie obrazem pozwala udostępniać Google’owi dowolne ilustracje lub fotki, aby szukać w internecie plików graficznych o podobnej treści. Adres docelowy znalezionego zdjęcia podpowie ci, co przedstawia dane zdjęcie. Nie należy mylić wspomnianej funkcji z aplikacją Google Goggles. Ta ostatnia pomaga rozpoznawać obiekty po zdjęciach wykonywanych za pomocą urządzeń przenośnych. Goggles radzi sobie także z rozpoznawaniem kodów kreskowych i pisma, więc nadaje się także do tłumaczenia. To samo potrafi aplikacja Tłumacz Google w wersjach do urządzeń z Androidem i iOS-em, która przekłada tekst na inne języki w czasie rzeczywistym – i to w trybie offline. Pokaźny zbiór porad do usługi Mapy Google zamieściliśmy w oddzielnym artykule.

Oprócz tego warto wiedzieć, jakie informacje na twój temat przechowuje Google. W artykule „Internet bez Google'a” opisaliśmy, jak je zdobyć.