Excel 2013 - przydatne porady

Przedstawiamy zestaw porad, które znacznie ułatwiają pracę w popularnym arkuszu kalkulacyjnym. Pomogą ci m.in. ustalać, ile różnych wartości znajduje się na liście, a także rozdzielać wartości zgromadzone w pojedynczych komórkach.


Excel należy bez wątpienia do najbardziej funkcjonalnych narzędzi biurowych. Mimo to bardzo często użytkownicy ręcznie przetwarzają dane z poszczególnych komórek, choć zadania te mogłaby wykonać za nich aplikacja. Należy przyznać, że nie wszystkie funkcje i sekwencje czynności są na tyle oczywiste, że nie wymagają żadnych wyjaśnień. Dlatego przygotowaliśmy pokaźną porcję porad z instrukcjami przedstawiającymi wszystkie działania krok po kroku.

Niektóre z poniższych wskazówek działają nie tylko w Excelu 2013, lecz także w Excelu 2010, a nawet w jeszcze starszych wersjach.

Excel 2013: Rozdzielanie wartości w pojedynczych komórkach

Często zdarza się otrzymywać arkusze z niepożądanym podziałem danych w poszczególnych komórkach. W Excelu 2013 Microsoft wprowadził funkcję Wypełnianie błyskawiczne. Za jej pomocą zaoszczędzisz sobie ręcznego edytowania komórek, a także korzystania z kreatorów konwertowania tekstu i złożonych formuł.

W codziennej pracy z arkuszami kalkulacyjnymi bardzo często trzeba mozolić się z tabelami, których treść nie jest zorganizowana w sposób umożliwiający jej dalsze przetwarzanie. Poszczególne dane są scalone w pojedynczych komórkach, choć powinny być poumieszczane w oddzielnych. Opisana sytuacja zdarza się najczęściej podczas przetwarzania informacji tekstowych dotyczących osób, gdy nazwisko znajduje się w tej samej komórce co imię, a kod pocztowy figuruje w tej samej komórce co nazwa miejscowości.

We wcześniejszych wersjach Excela można było rozdzielać takie informacje za pomocą kreatora importu lub specjalnych formuł. W Excelu 2013 przewidziano nową funkcję, która znacznie ułatwia rozwiązywanie takich problemów. Nosi nazwę Wypełnianie błyskawiczne i ma za zadanie rozpoznawać wzorce wprowadzanych danych. Na tej podstawie samodzielnie wypełnia pozostałe obszary tabeli.

Załóżmy, że kolumna A zawiera imiona i nazwiska osób. W celu dalszego przetwarzania trzeba umieścić imiona w kolumnie B, nazwiska zaś w kolumnie C. W tym celu wpisz imię z komórki A2 do komórki B2, a nazwisko z komórki A2 do komórki C2. Gdy przeskoczysz do komórki C3 i klikniesz przycisk Wypełnianie błyskawiczne na karcie Dane, Excel samodzielnie uzupełni pozostałe komórki. Alternatywnie możesz przywołać tę funkcję skrótem klawiszowym [Ctrl E]. W razie potrzeby możesz przywołać menu podręczne, aby automatyczne zaznaczyć zmodyfikowane komórki.

W podobny sposób można łączyć informacje z różnych komórek w jedną i wstawiać znaki oddzielające. W drugim przykładzie pokazujemy, jak złożyć w całość nazwę produktu składającą się z trzech członów umieszczonych w kolumnach A, B i C. Człony te mają być oddzielone od siebie ukośnikami i spacjami. Również w tym wypadku wystarczy utworzyć ręcznie żądaną nazwę w komórce D2 z treści komórek A2, B2 i C2, a następnie przeskoczyć do komórki D3 i nacisnąć klawisze [Ctrl E].

Funkcja Wypełnianie błyskawiczne bardzo ułatwia reorganizowanie danych w arkuszach. Jeśli nie jest włączona, wystarczy zaznaczyć te pola wyboru.

Funkcja Wypełnianie błyskawiczne bardzo ułatwia reorganizowanie danych w arkuszach. Jeśli nie jest włączona, wystarczy zaznaczyć te pola wyboru.

Korzystając z Wypełniania automatycznego, można ponadto zrezygnować z funkcji LEWY i PRAWY. Gdy potrzebne ci ostatnie trzy cyfry numerów klienta, które są wyszczególnione w kolumnie A, wystarczy wpisać żądane cyfry pierwszego numeru, przeskoczyć do następnej, pustej komórki i przywołać Wypełnianie automatyczne, a Excel samodzielnie uzupełni pozostałe komórki kolumny.

Opisany mechanizm różni się zasadniczo od rozwiązań stosowanych dotychczas. W arkuszu zawierającym funkcje dane w komórkach docelowych zmieniają się automatycznie, gdy użytkownik modyfikuje dane źródłowe. Nie ma to miejsca w Wypełnianiu błyskawicznym. Warunkiem poprawnego działania tej funkcji są spójnie sformatowane dane źródłowe. W razie potrzeby Excel może stosować ją automatycznie. W tym celu kliknij menu Plik | Opcje, przeskocz do rubryki Zaawansowane, a następnie zaznacz pola wyboru Włącz Autouzupełnianie wartości komórek i Automatycznie wypełnij błyskawicznie.

Excel 2013: Szybkie i łatwe analizowanie danych

Funkcja szybkiej analizy wprowadzona w Excelu 2013 powinna przydać się szczególnie w małych i średnich firmach. Gdy zaznaczysz blok danych, w prawym dolnym narożniku pojawi się ikona Szybka analiza. Wystarczy ją kliknąć lub nacisnąć klawisze [Ctrl Q]. Ujrzysz menu oferujące pięć poleceń: Formatowanie, Wykresy, Sumy, Tabele i Wykresy przebiegu w czasie. Każde z nich zawiera kilka rubryk z opcjami, które pomagają szybko otrzymać żądane rezultaty. Poniżej demonstrujemy działanie tej funkcji na kilku przykładach.

Załóżmy, że firma sprzedaje trzy produkty, a w arkuszu są wyszczególnione liczby sztuk sprzedanych w poszczególnych sklepach. Chcesz możliwie szybko zaznaczyć sklepy, w których zbyt przekroczył 300 sztuk danego produktu. W tym celu przeskocz do menu Szybkiej analizy i wybierz opcję Większe niż w rubryce Formatowanie. Teraz możesz podać warunek formatowania. Moduł Szybkiej analizy wyświetla podgląd w czasie rzeczywistym, więc ujrzysz rezultat operacji, zanim potwierdzisz wybór opcji. Jeśli zechcesz np. wyróżnić kolorem wartości pierwszych 10 procent, uda ci się to zrobić łatwo za pomocą opisywanej funkcji.

Menu Szybka analiza gromadzi najczęściej używane funkcje przetwarzania danych wprowadzonych do arkusza.

Menu Szybka analiza gromadzi najczęściej używane funkcje przetwarzania danych wprowadzonych do arkusza.

Równie szybko możesz opatrzyć arkusz wykresem przedstawiającym wartości arkusza w postaci graficznej. W naszym przykładzie chcemy unaocznić w wykresie słupkowym zbyt poszczególnych produktów w poszczególnych sklepach. W tym celu należy przeskoczyć do rubryki Wykresy i wskazać opcję Kolumnowy grupowany. Teraz wystarczy wpisać dowolny tytuł wykresu.

W rubryce Sumy modułu Szybka analiza znajdziesz kilka funkcji statystycznych – m.in. wartość średnią. W naszym przykładzie ustalisz średni zbyt danego produktu, zaznaczając jego kolumnę, a następnie wybierając opcję Średnia w rubryce Sumy. W pierwszej wolnej komórce Excel poda średnią wartość. Gdy przeskoczysz do tej komórki, możesz wybrać z pola listy każdą inną funkcję statystyczną zamiast wartości średniej. Do wyboru są m.in. wartość minimalna, wartość maksymalna, suma i liczba wszystkich wartości.

Rubryka Tabela zawiera opcje formatowania tabel i tworzenia tabel przestawnych. Za ich pomocą można np. utworzyć wyjątkowo szybko raport łącznego zbytu wybranego produktu.

Ostatnia rubryka to Wykresy przebiegu w czasie, a więc miniaturowe wykresy wyświetlane bezpośrednio w komórce arkusza. Pozwalają przedstawiać tendencje w postaci graficznej. W naszym przykładzie można ich użyć, aby zobrazować zbyt poszczególnych produktów w kolejnych miesiącach.

Moduł Szybka analiza okazuje się przydatnym narzędziem, bo zapewnia wiele możliwości analizowania, nie wymagając od użytkownika znajomości Excela ani tworzenia formuł.