Google Drive - najlepszy dysk online


Współdzielenie dokumentów

Jedną z zalet Dysku Google są rozbudowane opcje współdzielenia dokumentów i możliwość pracy grupowej. Serwis jest nie tylko magazynem danych ale doskonałym narzędziem do zdalnej, wspólnej edycji różnych danych w czasie rzeczywistym.

1 Aby udostępnić wybrany plik trzeba użyć przycisku Share umieszczonego w prawym górnym rogu okna dokumentu, arkusza czy prezentacji (nie okna głównego Dysku Google) w trakcie ich edycji lub zaznaczyć obiekt na liście plików w głównym oknie i kliknąć przycisk Share na pasku powyżej listy. Można też skorzystać z menu kontekstowego wyświetlanego po kliknięciu obiektu prawym przyciskiem myszy.

Google Drive - najlepszy dysk online

2 Jeżeli zachodzi potrzeba udostępnienia kilku plików jednocześnie, trzeba skorzystać z dodatkowego folderu. Kliknij w tym celu przycisk Create w panelu po prawej stronie i wybierz z niego Folder. Nadaj folderowi nazwę i zaakceptuj ją przyciskiem Create. Korzystając z pola po prawej stronie nazwy, zaznacz na liście obiekty do udostępnienia. Przeciągnij je myszą do stworzonego katalogu. Aby przenieść dokumenty możesz też użyć przycisku Move to na pasku u góry, a następnie wskazać docelowe miejsce na liście i ponownie kliknąć Move. Zaznacz folder i kliknij Share.

3 Użyj łącza Change, by sprecyzować zakres udostępniania. Jeżeli pozostawisz zaznaczone pole Specific people uprawnienia otrzymają jedynie konkretne osoby, które trzeba będzie za chwilę wskazać. Opcja Anyone with the link pozwala na odczyt wszystkim, którzy znają prowadzące do danych łącze i pozwala na dostęp bez logowania. Jeżeli zaznaczysz Public on the web nieograniczony dostęp otrzymają wszyscy. Pliki będą mogły być zlokalizowane na przykład za pomocą wyszukiwarki czy za pośrednictwem twojego profilu Google. Gdy wybierzesz jedną z dwóch publicznych opcji, musisz jeszcze zadeklarować poziom uprawnień. Rozwiń w tym celu listę w polu Access: i określ, czy zezwalasz jedynie na przeglądanie danych (Can view) czy także na ich edycję (Can edit). Kliknij przycisk Save.

Google Drive - najlepszy dysk online

4 Jeżeli ograniczasz dostęp do określonych użytkowników wpisz ich adresy w pole Invite people. Na liście z prawej strony zdefiniuj poziom uprawnień. Jeżeli chcesz adresatów poinformować osobną wiadomością, pozostaw zaznaczone pole Notify people via e-mail. Kliknij łącze Add message, by wprowadzić treść komunikatu. Klikając Discrad message usuniesz gotową wiadomość. Pole Send a copy to myself służy do przesyłania kopi wiadomości do własnej skrzynki pocztowej. Użyj przycisku Send, by rozpocząć udostępnianie, potwierdź zamiar przyciskiem Yes. Jeżeli chcesz różnym osobom przydzielić różne uprawnienia, podziel je na grupy. Wpisz adresy części z nich, nadaj uprawnienia i wyślij zaproszenia tak, jak opisano powyżej, następnie powtórz operację dla kolejnej grupy, nadaj jej inne uprawnienia i ponownie wyślij zaproszenia. Zobaczysz listę wszystkich zaproszony chosób. Jeżeli chcesz zmienić prawa możesz to jeszcze zrobić. Użyj w tym celu list z prawej strony, a na koniec zapisz zmiany. Kliknij Done.

Aby do listy zaproszonych użytkowników szybko dodać kilka adresów e-mail, możesz posłużyć się grupą kontaktów. Zamiast pojedynczych adresów, w pole zaproszenia wystarczy wpisać nazwę grupy. Rozwiązanie to jest o tyle wygodne, że lista uprawnionych zależy od składu grupy w danej chwili. Jeżeli dodasz do niej osobę bądź usuniesz z jakiś adres, zmiany wpłyną od razu na dostęp do danych w Dysku Google.

Google Drive - najlepszy dysk online

5 Osoba, której dałeś dostęp do plików otrzyma wiadomość pocztową z serwisu Google. Aby otworzyć pliki wystarczy kliknąć łącze zawarte w treści. W zależności od uprawnień, dokumenty można przeglądać, drukować, pobierać na lokalny dysk czy edytować. Gdy są otwarte w trybie do edycji, widać osoby, które nad nimi w danej chwili pracują.

Google Drive - najlepszy dysk online

Tworzenie grupy Google

Grupy kontaktów Google najłatwiej stworzyć z poziomu poczty Gmail. Otwórz stronę z wiadomościami, kliknij przycisk Gmail po lewej stronie i wybierz z menu Kontakty. Kliknij na liście poleceń Nowa grupa. Nadaj grupie nazwę i zaakceptuj ją przyciskiem Ok. Aby dodać do grupy kontakt, zaznacz go na liście, kliknij przycisk Grupy umieszczony powyżej listy i wskaż odpowiednią grupę. Kliknij Zastosuj. Jeżeli chcesz z grupy usunąć daną osobę, zaznacz grupę, następnie wybrany kontakt, kliknij przycisk Grupy i usuń zaznaczenie z nazwy grupy. Zapisz zmiany klikając Zastosuj.