Jak obniżyć koszty druku


Czas na oszczędności – zamienniki, ale ostrożnie

Jedną z najpopularniejszych metod oszczędzania w przypadku drukarek jest korzystanie z alternatywnych materiałów eksploatacyjnych. Faktem jest, że zamienniki oryginalnych atramentów i tonerów do drukarek są tańsze od materiałów oferowanych przez producentów drukarek, ale ich użycie wymaga pewnej ostrożności. Na przykład w przypadku drukarek atramentowych może się zdarzyć, że tusz zamienny jest gorszej jakości od oryginalnego, należy też pamiętać, by w drukarce bazującej na tuszu pigmentowym nie stosować tuszów barwnikowych (i odwrotnie). Użycie niewłaściwego lub wadliwego tuszu może skończyć się zapchaniem głowicy, a to żadna oszczędność, bo praktycznie cały wkład trzeba będzie wyrzucić. Odrębna kwestia to wydajność zamienników. Kupując alternatywne materiały eksploatacyjne, zawsze należy zwrócić uwagę na to, czy oferowana wydajność nie jest niższa od tej w przypadku oryginalnych tuszów i tonerów. Z używaniem alternatywnych materiałów wiąże się jeszcze jedna kwestia – ewentualne kłopoty z egzekwowaniem napraw gwarancyjnych. W umowie gwarancyjnej należy sprawdzić, czy producent nie zastrzegł wykonania naprawy gwarancyjnej od tego, czy były używane wyłącznie oryginalne materiały eksploatacyjne. Jest to o tyle logiczne, że producent urządzenia nie ma żadnego wpływu na jakość wykonania alternatywnych materiałów eksploatacyjnych, a użycie wadliwych konstrukcji w oczywisty sposób może uszkodzić urządzenie, co tym samym narażałoby producenta na ponoszenie kosztów niepowstałych z jego winy.

Funkcje oszczędzające toner/atrament – tryby Eco

Znacznie bezpieczniejszym sposobem oszczędności, zwłaszcza w przypadku urządzeń nowych i na gwarancji, jest korzystanie z oferowanych przez dany sprzęt trybów oszczędnościowych. Odpowiedni tryb druku można uaktywnić zarówno z poziomu systemu operacyjnego poprzez sterownik danej drukarki, jak i w wielu przypadkach również za pomocą panelu konfiguracyjnego samej drukarki. Zauważalną cechą trybu oszczędnościowego jest nieco niższa w stosunku do standardowej jakość wydruków. Tryb ekonomiczny nie nadaje się do stosowania, w przypadku gdy zależy nam na jak najwyższej jakości, ale taka jest potrzebna tylko w nielicznych przypadkach (np. prezentacja projektu klientowi). Najczęściej wydruki nie wymagają wysokiej jakości, więc tryb Eco z obniżoną jakością, ale oczywiście z zachowaną czytelnością dokumentu, jest dobrym sposobem na zmniejszenie zużycia atramentu czy tonera. Warto też wiedzieć, że tryb ekonomiczny w drukarkach to nie tylko mniejsze zużycie czynnika drukującego, ale także większa oszczędność energii elektrycznej. Drukarka działająca w tym trybie, gdy nie jest używana, zazwyczaj szybciej przełączy się w tryb uśpienia.

Wydruk na wielu arkuszach papieru

W przypadku gdy wydrukami są treści niewymagające wiernego odtworzenia formatowania czy specyficznego układu strony, dobrym pomysłem jest drukowanie wielu stron dokumentu na pojedynczej stronie papieru. Oszczędność jest jeszcze większa, jeżeli posiadany sprzęt jest wyposażony w moduł drukowania dwustronnego. Jednak nawet w przypadku urządzeń pozbawionych funkcji duplex warto się natrudzić i samodzielnie odwracać kartki na wydrukach lub np. do wydruków tymczasowych wykorzystywać niepotrzebne arkusze już z jednej strony zadrukowane. Uwaga, w przypadku korzystania ze specyficznych rodzajów papieru (np. fotograficzny papier nabłyszczany) należy się upewnić, czy wydruk na obu stronach jest w ogóle możliwy, ponieważ w specjalnych arkuszach foto często tylko jedna strona jest de facto nośnikiem druku.

Kontrolowanie wydruków

W sytuacji gdy z drukarki korzysta głównie jedna osoba, do stosowania zasad oszczędnego druku wystarczy wewnętrzna dyscyplina, o którą tym łatwiej, że przecież oszczędzamy własne pieniądze. W przypadku nawet niewielkiej firmy, gdy z urządzeń drukujących korzysta kilka osób, lepiej zminimalizować ryzyko, że współpracownik wykorzysta firmową drukarkę do drukowania wszystkim znajomym zdjęć z wakacji. Problem ten rozwiązuje kwestia usieciowienia drukarki – pozwala to kontrolować jej wykorzystanie, przydzielać uprawnienia druku poszczególnym osobom, monitorować, kto, ile i czego drukuje itd. Odpowiednie rozwiązania dostępne są już w funkcjach sieciowych systemu operacyjnego, a także w oprogramowaniu wewnętrznym drukarek wyposażonych w interfejsy sieciowe. Ponadto niektóre bardziej zaawansowane drukarki sieciowe wyposażane są w moduły kontroli dostępu pozwalające skorzystać z urządzenia np. tylko po uwierzytelnieniu się pracownika za pomocą kodu PIN czy karty zbliżeniowej. Ponoć istnieją badania sugerujące, że w przypadku niechronionego dostępu do urządzeń drukujących przeciętny pracownik wykonuje sześć niepotrzebnych wydruków dziennie. W przypadku firmy zatrudniającej zaledwie 10 osób oznacza to ok. 15 tysięcy stron. Wniosek? Warto kontrolować wydruki.