Najbardziej przydatne makra Excela

Poniżej opisujemy jedną z najbardziej przydatnych funkcji Excela. Pokazujemy, jak wykonywać pięć najczęstszych zadań w arkuszu kalkulacyjnym za pomocą makr.


Jeśli dotychczas nie korzystałeś jeszcze z makr, rezygnujesz z jednego z najpotężniejszych narzędzi Excela. Makra pozwalają zaoszczędzić sporo czasu, wyręczając użytkownika w wykonywaniu często powtarzających się czynności. Nie musisz być programistą, ani znać podstaw języka VBA (Visual Basic Applications), aby tworzyć własne makra do stosowania w arkuszu kalkulacyjnym. W Excelu 2013 czynność ta jest równie łatwa co ręczne wprowadzanie poleceń. Poniżej opisujemy, jak zautomatyzować za pomocą makr pięć najczęstszych zadań w Excelu.

Podstawy tworzenia makr

Makra tworzy się poprzez ich rejestrowanie. Aby wykonać tę czynność, kliknij polecenie Zarejestruj makro na karcie Widok. Przed rozpoczęciem rejestrowania należy wypełnić pola w oknie wg poniższego opisu.

Nazwa makra – Pierwszy znak musi być literą, pozostała część nazwy musi składać się z dowolnych liter, cyfr i/lub podkreśleń.

Klawisz skrótu – Są dostępne skróty klawiszowe [Ctrl J] i [Ctrl M]. Wybierając inny skrót, nadpiszesz inne makro, które było przypisane do niego do tej pory.

Przechowuj makro w – Makra zapisane jako Nowy skoroszyt lub Ten skoroszyt działają tylko w obrębie tych skoroszytów. Aby makro było dostępne we wszystkich arkuszach i skoroszytach, trzeba zapisać je jako Skoroszyt makr osobistych.

Opis – W razie potrzeby możesz wpisać tu krótki tekst objaśniający.

Przed zarejestrowaniem makra nadaj mu nazwę i określ lokalizację docelową.

Przed zarejestrowaniem makra nadaj mu nazwę i określ lokalizację docelową.

Makra służą do automatyzowania często ponawianych czynności, więc powinny być zaprojektowane tak, aby można było stosować je we wszystkich lub przynajmniej w większości arkuszy. Dlatego nie należy z góry określać zakresu komórek (np. C1, D1), chyba że wszystkie arkusze mają identyczną strukturę. Aby makro działało w różnych skoroszytach o zbliżonej strukturze, należy wyznaczyć zakres za pomocą klawiszy strzałek (wówczas adresy komórek nie odgrywają roli) i rozpoczynać za każdym razem od komórki A1.

Reorganizowanie i formatowanie importowanych danych

Dane importowane do Excela są dostępne przeważnie w formacie TSV (tabulator jako separator) lub CSV (przecinek lub spacja jako separator). Gdy otrzymujesz dwa tuziny takich plików miesięcznie, ręczne usunięcie niepożądanych danych i posortowanie wg określonych kryteriów trwa godzinami. Makro upora się z tym zadaniem w ciągu kilku sekund.

Otwórz skoroszyt CSV, utwórz nowe makro (patrz wyżej) i zarejestruj następujące czynności.

1. Umieść kursor w komórce A1. Przytrzymując naciśnięty klawisz [Ctrl], zaznacz kolumny, które chcesz usunąć. Wskaż menu Narzędzia główne | Usuń | Usuń kolumny arkusza.

Porządkowanie arkusza zacznij od usunięcia niepotrzebnych kolumn.

Porządkowanie arkusza zacznij od usunięcia niepotrzebnych kolumn.

2. Ponownie przytrzymaj naciśnięty klawisz [Ctrl] i zaznacz pozostałe kolumny. Kliknij menu Narzędzia główne | Format | Szerokość kolumny. Ustaw żądaną szerokość.

3. Zaznacz wszystkie dane w obrębie arkusza (klawisze [Ctrl Home] i [Ctrl A]). Wskaż menu Narzędzia główne | Sortuj i filtruj | Sortowanie niestandardowe. W polu listy Sortuj według wybierz kolumnę, według której ma być uporządkowany skoroszyt. W rubryce Sortowanie zaznacz opcję Wartości, a w rubryce Kolejność opcję Od A do Z.

W następnym etapie posortuj dane arkusza (tu: wg nazwy firmy).

W następnym etapie posortuj dane arkusza (tu: wg nazwy firmy).

4. Kliknij ikonę kwadratu w lewej części zielonego paska przy dolnej krawędzi okna. W ten sposób zatrzymasz rejestrowanie makra. Zapisz skoroszyt jako plik Excela. Następnie otwórz ponownie plik CSV, kliknij menu Deweloper | Makra, zaznacz zarejestrowanie przed chwilą makro i kliknij polecenie Uruchom. Cały skoroszyt zostanie sformatowany wg twoich upodobań w ciągu zaledwie kilku sekund.

Gotowe makra uruchamia się poprzez wstążkę Deweloper.

Gotowe makra uruchamia się poprzez wstążkę Deweloper.