Outlook i Excel 2010 - zestaw przydatnych porad

O nowych funkcjach Office 2010 napisano już wiele. Jak jednak sprawdzają się one w praktyce? Przygotowaliśmy zestaw porad pokazujących, jak korzystać z nowych narzędzi Excela i Outlooka.


Najwięcej usprawnień oferowanych przez Office 2010 znajdziesz w Outlooku. Program ten otrzymał wstążkę i nowe funkcje, zmieniono w nim sposób użycia starych narzędzi. Nasze porady pokażą, jak korzystać z konwersacji i szybko oczyszczać katalogi ze zbędnych wiadomości.

Dowiesz się też, co to są Szybkie kroki i nauczysz się je konfigurować. Poznasz tajniki odwoływania wiadomości.

Zmiany w Excelu nie są tak widoczne, ale znacznie ułatwiają pracę. Mikrowykresy (sparklines) bądź, jak określa je producent Wykresy przebiegu w czasie oraz możliwość formatowania warunkowego liczb ujemnych ułatwiają prezentację danych, a fragmentatory (slicers) tabel przestawnych, ich analizę.

1. Formatowanie warunkowe liczb ujemnych

Formatowanie warunkowe liczb ujemnych pozwala szybko zorientować się w zawartości komórek

Formatowanie warunkowe liczb ujemnych pozwala szybko zorientować się w zawartości komórek

Mechanizmy formatowania warunkowego zostały rozbudowane już w wersji Office 2007. Ta przydatna funkcja w Excelu 2010 zyskała kolejne możliwości. Za jej pomocą można teraz tworzyć formaty oparte na liczbach ujemnych.

3. Zaznacz kolumnę z danym bądź obszar, który chcesz formatować i przejdź na kartę Narzędzia główne. Kliknij przycisk Formatowanie warunk. a następnie polecenie Paski danych.

4. Do wyboru masz dwa rodzaje wypełnień - gradientowe i pełne. Umieszczając kursor nad jednym z kolorów uzyskasz podgląd formatowania, klikając umieścisz je w komórkach.

2. Mikrowykresy w Excelu

Jedną z nowości Excela 2010 są mikrowykresy (ang. sparklines). To miniaturowe wykresy reprezentujące liczby zapisane w kolumnach bądź wierszach, zajmujące jedynie jedną komórkę. Przydają się one bardzo do precyzyjnego ilustrowania danych. Użytkownik ma do wyboru kilka typów mikrodiagramów, a każdy z nich można dodatkowo formatować tak, jak duże wykresy.

1. Zaznacz obszar danych i kliknij kartę Wstawianie. Przejdź do sekcji Wykresy przebiegu w czasie i kliknięciem wybierz typ wykresu, który chcesz użyć. Wskaż komórki, w których zostaną umieszczone wykresy.

Mikrowykresy przydadzą się każdej osobie zajmujące się analizą i prezentacją danych

Mikrowykresy przydadzą się każdej osobie zajmujące się analizą i prezentacją danych

2. Diagramy wypełniają całe komórki, dlatego jeżeli zwiększysz rozmiar komórek również one zostaną zmodyfikowane. Mikrowykresy można także formatować. Służy temu karta Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie. Pojawia się ona po kliknięciu komórki z diagramem. Zdefiniujesz na niej kolor, zaznaczysz punkty końcowe, początkowe, maksima i minima oraz dodasz do wykresów osie.

3. Zmiany, które wprowadzasz aplikowane są wszystkim wykresom w grupie. Jeżeli chcesz by poszczególne diagramy wyglądały inaczej musisz stworzyć osobny wykres dla każdego zakresu danych bądź usunąć go z gotowej grupy. Aby to zrobić zaznacz pożądaną komórkę i kliknij Rozgrupuj.

3. Fragmentator tabel przestawnych

Mikrowykresy przydadzą się każdej osobie zajmujące się analizą i prezentacją danych

Mikrowykresy przydadzą się każdej osobie zajmujące się analizą i prezentacją danych

Tabele przestawne to idealne narzędzie do prezentacji i analizy danych. Do tej pory jednak filtrowanie prezentowanych za ich pomocą danych było kłopotliwe. Excel 2010 został wyposażony w tak zwane fragmentatory, które funkcjonują, jako graficzne kontrolki do filtrowania informacji. Ich ogromna zaletą jest to, że nie są na stałe związane z arkuszem, lecz zachowują się na przykład jak wykresy - można je formatować, skalować i przesuwać w dowolne miejsce, co pozwala na stworzenie atrakcyjnych prezentacji.

1. Utwórz tabelę z danymi, a na jej podstawie tabelę przestawną. Przejdź na kartę Narzędzia tabeli przestawnej/Opcje i kliknij przycisk Wstaw fragmentator i opcję Wstaw fragmentator. Zaznacz pola obok parametrów, które chcesz filtrować za pomocą fragmentatorów.

2. Gotowe fragmentatory przeciągnij myszą w wybrane miejsce na ekranie. Mogą one być ustawione obok siebie, jak również jeden nad drugim. Kolejność wyświetlania definiuje się na karcie Narzędzia fragmentatora/Opcje w sekcji Rozmieszczanie. Na tej samej karcie możesz także zmienić wielkość przycisków wykorzystywanych w kontrolkach i ich rozmieszczenie. Zdefiniowane wstępnie style wyświetlania umieszczone są w sekcji Style fragmentatora. Nazwę zmienisz w polu Podpis fragmentatora.

3. Aby skorzystać z kontrolek filtrów wystarczy klikać na poszczególne przyciski. Jeżeli chcesz wybrać kilka pól jednocześnie, wciśnij i przytrzymaj klawisz [CTRL]

4. Konwersacje i inne widoki

Wraz ze zmianą interfejsu w Outlooku 2010 pojawił się widok konwersacji. Jest on ustawiony domyślnie. Ten sposób grupowania wiadomości ma jednak swoich zwolenników, jak i przeciwników. Warto wiedzieć, jak z niego korzystać i jak go zmienić na inny. Tym bardziej, że grupowanie nie zawsze jest prawidłowe, chociaż często usprawnia pracę.

Grupowanie wiadomości według konwersacji

Grupowanie wiadomości według konwersacji

1. Po uruchomieniu Outlooka rozwiń jedną z konwersacji. Jeżeli liczba wiadomości jest większa i klikniesz jeszcze raz zobaczysz pełną listę. Kliknięcie jednej z nich spowoduje pojawienie się oznaczeń z lewej strony informujących użytkownika, którego e-maila dotyczyła dana odpowiedź. Grupowanie według konwersacji pozwala na przykład szybko skasować wszystkie informacje wymieniane na jeden konkretny temat.

2. Zwolennicy starego sposobu prezentowania poczty powinni kliknąć belkę powyżej listy wiadomości i z menu kontekstowego wybrać jeden ze sposobów sortowania. Aby przywrócić widok konwersacji wystarczy ponownie zaznaczyć Pokaż jako konwersacje. Uwaga, wybór niektórych rodzajów widoku powoduje, że sortowanie według konwersacji nie jest dostępne. W takiej sytuacji należy najpierw posortować wiadomości według daty otrzymania.

5. Błyskawiczne sprzątanie

Zgrupowanymi w konwersacjach wiadomościami można bardzo prosto zarządzać. Wystarczy kilka kliknięć myszą, by zablokować całą konwersację bądź usunąć powtarzającą się treść.

1. Jeżeli nie chcesz by jedna z konwersacji zajmowała miejsce w skrzynce i absorbowała twoją uwagę i jednocześnie wolałbyś nie zaprzątać sobie głowy kolejnymi wiadomościami na dany temat zignoruj cały wątek. Aby to zrobić kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z e-maili i z menu kontekstowego wybierz Ignoruj oraz przycisk Ignoruj konwersację. Wątek oraz wszystkie kolejne związane z nim wiadomości zostaną automatycznie przeniesione do kosza.

Usunięcie z wiadomości cytatów poprzednich maili zwiększy ich czytelność

Usunięcie z wiadomości cytatów poprzednich maili zwiększy ich czytelność

2. Aby usunąć z poszczególnych e-maili cytowane treści poprzednich wiadomości z danego wątku kliknij na wstążce polecenie Oczyść i wybierz Oczyść konwersację. Jeżeli chcesz skasować niepotrzebne wątki kliknij Oczyść folder bądź Oczyść folder i podfoldery. Oczyszczanie katalogu polega na skasowaniu poczty, która nie spełnia zdefiniowanych w opcjach Outlooka warunków - nie jest na przykład oznaczona flagą, skategoryzowana czy nieprzeczytana.