Praca zdalna - jak pracować efektywnie, nie wychodząc z domu

No i stało się - światowa Organizacja Zdrowia ogłosiła pandemię. Jeśli jesteś szefem firmy lub szefem działu IT, który chce, aby pracownicy nie narażali zdrowia, pozwól im pracować zdalnie. Poniższe narzędzia przydadzą się również osobom prywatnym, pracującym zdalnie, np. copywriterom.


Praca zdalna - zwana też telepracą lub z angielskiego home office - nie różni się zasadniczo od tej pracy, którą wykonuje się w biurze. I w domu i tam zasiadasz przed komputerem i pracujesz. Jednak w pracy często masz do tego odpowiednie narzędzia i programy. Ponadto współpracownicy są w pobliżu i zawsze można o wszystko dopytać, wyjaśnić lub zaproponować zmiany. W domu tego nie ma, dlatego istotne są odpowiednie narzędzia, które pozwolą na stworzenie "przestrzeni roboczej" i łączność w czasie rzeczywistym z resztą zespołu. Ważny jest także dostęp do aplikacji i usług, jakich używa się w trakcie pracy.

W miarę rozszerzania się koronawirusa, coraz więcej firm posyła swoich pracowników do domu, aby stamtąd wykonywali swoje zadania. Jednak w celu zachowania wydajności biurowej trzeba przygotować swój sprzęt do działania. Są na to dwa sposoby: zdalny dostęp do komputera w biurze lub serwera firmowego.

Teamviewer - zdalny dostęp do biurowego komputera

Jeśli chcesz poczuć, że siedzisz przed ekranem swojego komputera w pracy, umożliwi Ci to Teamviewer. Narzędzie stworzone przez niemiecką firmę TeamViewer AG jest jej flagowym produktem, z którego chętnie korzysta się z w biurach czy środowisku IT. Jest jednak pewne "ale" - aplikacja udostępniana jest za darmo tylko dla użytkowników prywatnych. Ceny dla biznesu zaczynają się od 39,00 zł/m-c dla trzech stanowisk (pełny wybór planów znajdziesz tutaj)

Praca zdalna - jak pracować efektywnie, nie wychodząc z domu

Zaletą TeamViewer jest wsparcie dla systemów Windows, Linux oraz macOS, a także możliwość używania na smartfonach z systemami Android i iOS. Polecamy jako solidne, skutecznie rozwiązanie dla każdego!

VPN - bezpieczne połączenie z firmową siecią i maszynami

Jeśli nie łączysz się bezpośrednio z komputerem służbowym, ale poprzez aplikacje lub usługi, wówczas niezbędna będzie sieć VPN, za pomocą której bezpiecznie się połączysz. Jak działa sieć VPN - wyjaśniamy w osobnym tekście. Tu napiszę tylko w skrócie, że pozwala ona na wytworzenie szyfrowanego tunelu, poprzez który przechodzi cały ruch sieciowy. Jest on nie do przejęcia ani podejrzenia dla potencjalnych hakerów. Jednak uwaga - zanim skorzystasz z tego rozwiązania, upewnij się, że wszystkie serwisy i usługi będą dostępne poprzez VPN. Jeśli nie masz pewności - powinna sprawdzić to osoba odpowiedzialna za IT w firmie. Taki dostęp za pośrednictwem VPN nie powinien być mylony z narzędziami VPN dla osób prywatnych - te pozwalają na omijanie blokad geolokalizacyjnych, oglądanie filmów, itp. Narzędzia VPN dla firm, które zapewniają dostęp do firmowego oprogramowania, mają odpowiednie certyfikaty, umożliwiające na pobieranie danych. Gdy uruchamiasz VPN, sieć taka łączy się z adresem URL usługi firmowej poprzez przeglądarkę, dzięki czemu możesz z nią pracować.

Praca zdalna - jak pracować efektywnie, nie wychodząc z domu

A jaką sieć VPN wybrać? Zobacz nasz ranking "najlepsze VPN w 2020 roku".

Citrix - dostęp do usług i aplikacji

Citrix to alternatywa dla dostępu VPN. Tutaj dostęp do aplikacji i usług w firmie odbywa się poprzez oprogramowanie klienckie, dające zdalny dostęp. Do skutecznego wykorzystania tego rozwiązania niezbędne jest wykupienie licencji, a także instalacja klientów na komputerze firmowym oraz użytkownika. Najnowsza edycja aplikacji Citrix umożliwia m.in. stworzenie wirtualnej przestrzeni roboczej, korzystanie z wirtualnych aplikacji, a także szereg innych, bardzo praktycznych rozwiązań do pracy zdalnej.

Można także uzyskać dostęp via Citrix bez instalowania klienta, ale poprzez przeglądarkę internetową - jednym wymaganiem jest, aby miała wsparcie dla Java Runtime Enviroment. Podobnie jak TeamViewer, można korzystać z tego rozwiązania poprzez smartfony z popularnymi systemami mobilnymi.

Alternatywa: zainstaluj aplikacje, których używasz w pracy

To rozwiązanie oczywiste - jesli nie możesz połączyć się zdalnie z komputerami lub siecią firmową, albo też VPN uniemożliwia ich wykorzystanie, po prostu zainstaluj na domowym komputerze te same aplikacje, z jakich korzystasz na codzień w pracy. Twój pracodawca dysponuje licencjami na ich użytkowanie, więc powinien Ci je w tym celu udostępnić. Jest to szczególnie ważne zwłaszcza w przypadku drogich aplikacji, jak np. do montażu materiałów wideo, graficznych, baz danych, CAD, itp.

Ważne - bezpieczeństwo na domowym komputerze

Jeśli pracujesz z domu, masz zapewne na swoim komputerze jakieś firmowe dane. Są to pliki, które należy chronić przed dostaniem się w niepowołane ręce. Dlatego kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa dla systemu operacyjnego, co uchroni nie tylko przed włamaniami i kradzieżą bezcennych danych, ale również zabezpieczy przed łączeniem się z zainfekowanymi maszynami. A jak zagwarantować sobie spokój i brak przykrych niespodzianek? Oczywiście oprogramowanie antywirusowe. Na jakie postawić? W wyborze pomoże Ci nasz ranking "Najlepszy antywirus 2020". Pamiętaj także, aby dokonywać aktualizacji oprogramowania i systemu tak szybko, jak to możliwe. Łatki często likwidują luki bezpieczeństwa, jakie znajdują w oprogramowaniu, a z których przestępcy mogą skorzystać, aby włamać się na Twój sprzęt.

Microsoft Team za darmo

Pakiet biurowy to w pracy rzecz niezwykle ważna. Microsoft Office online jest już od dawna znany i używany przez wiele firm, umożliwiając współpracę online. Z powodu koronawirusa Microsoft udostępnił za darmo Teams - narzędzie do skutecznej pracy zespołowej online. Piszemy o tym dokładniej w osobnym artykule, wyjaśniamy w nim również, w jaki sposób zyskać darmową licencję - zobacz. A w skrócie rzecz ujmując: użytkownicy mogą korzystać z tego rozwiązania za darmo po krótkiej rejestracji, a decydując się na edycję freemium, otrzymuje się w pakiecie wersję online programów z pakietu Office - Word, Excel, PowerPoint oraz One Note.

Praca zdalna - jak pracować efektywnie, nie wychodząc z domu

Oczywiście istnieją alternatywy dla pakietu Microsoftu. Jednym z najbardziej znanych jest Libre Office. Inne to m.in. SoftMaker FreeOffice, Apache OpenOffice oraz WPS Office.

Pomodoro - skuteczny system zarządzania czasem

Dobrze pamiętać o właściwym rozłożeniu obowiązków - w pracy należy robić krótkie przerwy, aby nabrać oddechu i dać chwilę odpoczynku oczom. Aplikacja Pomodoro, dostępna w różnych wersjach dla systemów mobilnych oraz stacjonarnych, to właśnie taki strażnik, pilnujący właściwych proporcji czasu. System wyglada w ten sposób, że na wykonanie zadania ma się 25 minut. Jeśli nie dasz rady zrobić tego w tym czasie - obowiązkowe 5 minut przerwy i powrót do zadania na kolejne 25 minut. Gdzie tkwi skuteczność? Otóż przez 25 minut masz zakaz zajmowania się czym innym, niż zadaniem. Oczywiście musisz samodzielnie tego przestrzegać. Może brzmi to banalnie, ale wiele osób może potwierdzić - to działa.

Praca zdalna - jak pracować efektywnie, nie wychodząc z domu

Manictime - sprawdź, co naprawdę robisz

Jeśli chcesz sprawdzić, jaka jest Twoja efektywność, zainstaluj na komputerze aplikacje ManicTime. Po uruchomieniu program działa w tle i zbiera statystyki o aktywności użytkownika. Dzięki temu otrzymujemy raport w postaci linii czasu, który ukazuje czas poświęcony na aplikacje, przeglądanie sieci, czy też używanie dokumentów. Zobaczenie tego, jak dużo czas zmarnowało się na nie mające znaczenia czynności, może być niezwykle motywujące do większej koncentracji.

Skype - rozmowy i konferencje wideo

Jeśli chcesz porozmawiać ze współpracownikami lub kontrahentami twarzą w twarz, nie musisz wychodzić z domu. Aplikacje jak Skype umożliwiają prowadzenie wideokonferencji. Potrzebna tylko aplikacja, mikrofon oraz kamerka wideo. Nie zapomnij jednak o savoir vivre - jeśli rozmówca Cię widzi, nie pokazuj mu się w starym, wyciągniętym swetrze ani znoszonej koszulce. Ubierz się na taką rozmowę tak, jak ubrałbyś się na normalne spotkanie. Zaletą Skype jest możliwość prowadzenia konferencji, dzięki czemu może rozmawiać w tym samym czasie wiele osób. Rozwiązanie takie oferuje wspomniany wcześniej Microsoft Teams, a oprócz samego Skype istnieje jeszcze szereg innych komunikatorów wideo, jak ooVoo. Możesz je znaleźć w naszym dziale Komunikacja.

Duża alternatywą dla Skype jest Cisco Webex - normalnie za korzystanie z niego trzeba płacić, ale podczas epidemii koronawirusa udostępnione je przez 90 dni za darmo dla każdego. Mamy tu funkcje wideokonferencji, telefonii IP, komunikatora, narzędzie do dzielenia ekranu oraz dzielenia się danymi. Wspomniana darmowa licencja na 90 dni może zostać wykorzystana nawet dla 100 osób w jednej firmie - warto więc z tego skorzystać!