Word 2007, 2010 - Jak usuwać ukryte informacje przed przekazaniem dokumentu

Oddając swoje dokumenty w obce ręce, musisz mieć świadomość, że plik zawiera znacznie więcej informacji niż tradycyjny wydruk na papierze. Na ekranie widać tylko treść w postaci tekstu, ewentualnych ilustracji i elementów formatowania. Plik gromadzi wszystkie informacje, które wprowadzałeś do dokumentu podczas edycji. Zatem znajdziesz w nim wszystkie poprawki, komentarze, znaki wodne, ukryte fragmenty tekstu, a także - co istotne - dane osobowe zapisywane automatycznie we właściwościach dokumentu. Aby te elementy nie trafiły niezamierzenie do odbiorcy tekstu, musisz odpowiednio przygotować dokument.

Word 2007, 2010 - Jak usuwać ukryte informacje przed przekazaniem dokumentu

Tym poleceniem zbadasz dokument w poszukiwaniu ukrytych informacji i usuniesz je, zanim oddasz plik w obce ręce.

Dokumenty, które chcesz przekazać bez dodatkowych elementów, zaleca się zapisywać w oddzielnej wersji - najlepiej z dopiskiem odbiorcy w nazwie. W razie późniejszych obaw możesz w każdej chwili sprawdzić, jakie informacje dotarły do adresata.

A więc najpierw zapisz dokument - kliknij kartę Plik (w Wordzie 2007 ikonę Office) i polecenie Zapisz jako. Zmień dotychczasową nazwę i potwierdź przyciskiem Zapisz. Dalsze czynności opisujemy na podstawie Worda 2010 (w Wordzie 2007 nazwy poleceń nieznacznie odbiegają od poniższych).

Word 2007, 2010 - Jak usuwać ukryte informacje przed przekazaniem dokumentu

Inspektor dokumentów pozwala określić zakres poszukiwań.

Kliknij kartę Plik, a następnie polecenie Wyszukaj problemy | Przeprowadź inspekcję dokumentu w sekcji Informacje. Jeśli dokument zawiera niezapisane zmiany, potwierdź komunikat przyciskiem Tak. W oknie dialogowym Inspektor dokumentów możesz pozostawić domyślne zaznaczenie wszystkich pól wyboru. Kliknij przycisk Inspekcja.

Word 2007, 2010 - Jak usuwać ukryte informacje przed przekazaniem dokumentu

Po dokonaniu inspekcji Word wyświetli listę znalezionych elementów w poszczególnych kategoriach.

Jeśli Word znajdzie ukryte treści, na liście rezultatów pojawią się czerwone wykrzykniki. Dodatkowe informacje są podzielone na kategorie. Przy każdej z nich widnieje przycisk Usuń wszystkie, którym możesz oczyścić plik z informacji danego rodzaju. Pozbawienie dokumentu nagłówków i stopek przeważnie nie bywa konieczne, jednak ukryty tekst należy traktować z należytą obawą i usuwać go w razie wątpliwości.

Klikając Ponowna inspekcja | Inspekcja, możesz upewnić się, czy edytorowi udało się usunąć niepożądane elementy z dokumentu. Następnie zakończ sprawdzanie przyciskiem Zamknij i zachowaj oczyszczoną wersję dokumentu, klikając ikonę Zapisz.