Wtyczki do Outlooka

MS Office to najpopularniejszy pakiet biurowy na świecie. Wygoda obsługi, funkcjonalność sprawiają że chętnie korzystają z niego rzesze użytkowników. Nawet najlepszy produkt można jednak ulepszyć. Sprawią to różnego rodzaju dodatki. Zainstalowane wtyczki automatyzują różne zadania, dodają nowe funkcje, grupują narzędzia. Nie tylko Firefox ma swoje ulepszenia. W tej części prezentujemy praktyczne zastosowanie rozszerzeń do Outlooka z Microsoft Office.

Skype Email Toolbar

Skype Email Toolbar to pasek narzędzi Outlooka, który integruje kontakty programu pocztowego z bazą adresową Skype. Umożliwia wykorzystywanie w komunikatorze adresów i numerów zawartych w wiadomościach pocztowych, pozwala sprawdzać z poziomu Outlooka, którzy znajomi są w danej chwili online.

Zobacz również:

• Excel staje się e-sportem. Tak, chodzi o arkusz kalkulacyjny
• Outlook się zmienił - możesz w nim korzystać z Gmaila. A to nie wszystko

1. Po zainstalowaniu, w trakcie pierwszego uruchomienia warto zmienić niektóre parametry konfiguracji paska. Program od razu żąda zweryfikowania prefiksu kraju, z którego będą wykonywane rozmowy telefoniczne. Jeżeli chcesz zmienić domyślne ustawienie kliknij przycisk z flagą. Kliknij kategorię Contacts. Warto zaznaczyć tu Search e-mail addresses in Skype direktory, co pozwala w większym stopniu zintegrować bazy adresowe programów.

2. Integrację poprawiają także opcje w kategorii E-mail. Użyj przede wszystkim Analyze message text. Dzięki temu program będzie wyszukiwał numery telefonów w wiadomościach pocztowych. Pozostałe opcje przydają się, do łączenia korespondencji mailowej z konwersacjami za pomocą komunikatora. O ile jednak wykorzystywanie tytułów jest przydatne to kopiowanie do Skype treści całych wiadomości nie jest dobrym pomysłem. Kliknij OK, by zamknąć okno konfiguracyjne.

3. Pasek wtyczki pojawia się w głównym oknie Outlooka. Możesz go na przykład wykorzystać, do wyszukiwania kontaktów w bazie Skype. Wystarczy zaznaczyć adres w bazie Outlooka bądź otworzyć dowolną wiadomość. Wystarczy rozwinąć listę i wybrać Znajdź nazwę użytkownika Skype. Polecenia Skype dodane zostały także do okna każdego kontaktu. Za pomocą przycisków umieszczonych na pasku możesz od razu rozpocząć z poziomu Outlooka rozmowę za pomocą Skype, utworzyć konferencję, czy wysłać do danej osoby widomość SMS. Możesz także wysłać plik, zadzwonić i zarejestrować wiadomość głosową. Przyciski uruchamiające te funkcje trzeba jednak dodać ręcznie w opcjach paska.

Xobni

Xobni funkcjonuje, jak profesjonalny analityk. Za pomocą tego programu dowiesz się mnóstwa rzeczy o sobie i prowadzonej przez siebie korespondencji. Po dokładnej analizie skrzynki pocztowej, dodatek wskaże ci osoby, z którymi najczęściej korespondujesz, poinformuje cię, jak długo zwlekasz z odpowiedzią na wiadomość i w jakich godzinach czy dniach odpierasz i wysyłasz najwięcej poczty.

1. Po zainstalowaniu dodatku trzeba utworzyć w nim własne konto. Wystarczy wybrać nazwę użytkownika i hasło. Można też zrezygnować z odbierania przesyłek reklamowych i od razu kupić wersję komercyjną Pro. Po zakończeniu rejestracji należy pozwolić programowi zindeksować pocztę, którą znajdzie w skrzynce Outlooka. Aby rozpocząć pracę kliknij przycisk Let’s Go!

2. Xobni wyświetla interesujące informacje na temat wyszukanych w bazie kontaktów. Pokazuje z kim najczęściej korespondujesz czy w jakich godzinach najczęściej wymieniasz e-maile. Wystarczy zaznaczyć kontakt Outlooka bądź wiadomość od danej osoby w skrzynce odbiorczej. U góry okna Xobni umieszczone zostały zakładki różnych serwisów społecznościowych. Jeżeli masz w którymś konto, zaloguj się, a Xobni wyświetli informacje o danej osobie, jakie znalazł w wybranym serwisie. W dolnej części okna pogrupowane są konwersacje, pliki wymieniane podczas korespondencji z konkretną osobą, czy powiązania kontaktów.

3. Kliknij przycisk Xobni menu umieszczony na dolnym pasku i wybierz Xobni analytics. W nowym oknie możesz przygotowywać różnego rodzaju raporty, dzienne, miesięczne czy tygodniowe, uwzględniające średnie godzinowe czy średnie dzienne. Odpowiedni zakres wybierzesz w sekcji View. Łącza w sekcji Report pozwalają określić rodzaj raportu. Mail traffic uwzględnia na przykład całą korespondencję, Time to respond czas reakcji na wiadomości, Todays summary podsumowuje pocztę z ostatniego dnia. Po prawej stronie wyświetlane są wykresy ilustrujące zebrane dane. Mogą być one w postaci liniowej bądź słupkowej. U dołu zobaczysz szczegółową analizę twojej skrzynki pocztowej. Jeżeli chcesz na przykład sprawdzić z kim najwięcej korespondujesz wybierz typ raportu Mail traffic i na karcie People posortuj rekordy względem kolumny Rank. Możesz też przeszukiwać pocztę względem tytułów, załączników czy typów adresów. Dowiesz się, z jakiej domeny adresów używasz najczęściej. Zaznaczenie pola w kolumnie Use? i użycie przycisku Apply filter spowoduje ograniczenie analizy do danego kontaktu bądź ich grupy. Bardzo szybkie i skuteczne jest także wyszukiwanie za pomocą Xobni. Pole w które wpisuje się poszukiwany tekst lub adres widoczne jest u góry okna.

CodeTwo Public Folders

CodeTwo Public Folders to rozszerzenie, które pozwala w sieci firmowej bądź domowej uzyskać namiastkę serwera Exchange. Wtyczka pozwala w czasie rzeczywistym współdzielić kalendarze Outlooka, bazę kontaktów, pocztę i dokumenty. Za jej pomocą utworzysz kopie zapasowe i zdefiniujesz prawa dostępu.

1. Instalacja programu jest dwuetapowa. Do prawidłowej pracy niezbędny jest moduł centralny działający na jednym z komputerów i odgrywający rolę serwera oraz wtyczki uruchomione na każdym komputerze z Outlookiem. Do sprawdzenia funkcjonalności narzędzia wystarczy instalacja wtyczki i połączenie z modułem zarządzającym udostępnionym przez producenta. Decyzję o rodzaju połączenia można podjąć w trakcie instalacji wtyczki. Jeżeli chcesz przetestować dodatek zaznacz na karcie Wybór Moduły Centralnego opcję Korzystaj z Modułu Centralnego znajdującego się na Sewerze demonstracyjnym. W przeciwnym razie wybierz Korzystaj z własnego Moduły Centralnego i w pole poniżej wpisz nazwę komputera lub jego adres IP. Możesz również skorzystać z funkcji automatycznego wykrywania, ukrytej pod przyciskiem Auto-konfiguracja. Kliknij przycisk OK

2. Uruchom Outlooka. Zaznacz opcję Nie pokazuj więcej tego okna i kliknij Zamknij. Public Folders daje możliwość wspólnego używania dowolnego folderu Outlooka. Aby zobaczyć pełną listę wspólnych katalogów należy kliknąć przycisk Pokaż wszystkie foldery publiczne. Przycisk Udostępnione foldery innych użytkowników służy do wyświetlenia folderów prywatnych, do których dostęp został przyznany innym użytkownikom. Jeżeli chcesz udostępnić folder z własnej skrzynki pocztowej kliknij Moje udostępnione foldery.

3. Wybierz przycisk Udostępnij, rozwiń listę katalogów w skrzynce i zaznacz jeden z nich. Kliknij OK i Tak. Właściciel elementu ma uprawnienia do pełnej kontroli. Każda inna osoba domyślnie może jedynie przeglądać zawartość obiektu. Świadczy o tym zaznaczenie w kolumnie czytanie elem. Aby dodać użytkownika posłuż się przyciskiem Dodaj użytkownika. Dodając bądź usuwając zaznaczenia w poszczególnych kolumnach określisz prawa do tworzenia, edytowania czy kasowania elementów folderu. Na koniec kliknij OK i Zamknij. Po przeprowadzeniu podobnej konfiguracji na pozostałych komputerach będziesz miał z nich dostęp do tych samych elementów skrzynki.

Duplicates Remover for Outlook

Intensywna korespondencja, udostępnione foldery Outlooka, automatyczny zapis kontaktów. powodują, że w skrzynce pocztowej pojawiają się wielokrotnie te same elementy. Duplicates Remover for Outlook wyszukuje automatycznie duplikaty i pozawala je skasować czy odpowiednio oznaczyć.

1. Po zainstalowaniu wtyczki kliknij menu Narzędzia i wybierz Remove duplicates bądź kliknij przycisk o tej samej nazwie wyświetlony na pasku narzędzi. Przejdź do drugiego okna kreatora i zaznacz typ katalogów, które chcesz przeszukać. Możesz na przykład weryfikować notatki, pozycje kalendarza, dziennika czy kontakty. Jeżeli zaznaczysz Searching each folder separately program będzie porównywał elementy w obrębie katalogu. Po wybraniu Searching over a number of folders weryfikacje będzie przeprowadzana również pomiędzy różnymi folderami.

2. Zaznacz foldery do skanowania i kliknij Dalej. Możesz teraz określić akcję, jaka zostanie przeprowadzona po znalezieniu powtarzających się elementów. Dostępne jest kasowanie, ustawianie bądź kasowanie flagi, przesuwanie do różnych folderów. Wyboru dokonuje się za pomocą listy When a duplicate is found. Na liście Apply the action to items created określisz przedział czasowy w którym mają się mieścić poddawane sprawdzeniu elementy.

3. W kolejnym oknie wskaż pola właściwości, na podstawie których wydawany jest werdykt. Różnią się one w zależności od typu poszukiwanego elementu. Na koniec zobaczysz okno podsumowujące wyszukane elementy oraz okno zawierające raport przeprowadzonych operacji.

EZDetach

Im większa skrzynka tym większe prawdopodobieństwo jej awarii. Przyczyniają się do tego szczególnie załączniki. Bywa, ze za pomocą poczty przesyłane SA nawet sporych rozmiarów programy. Jeżeli uda się zapanować nad załącznikami znacznie spadnie prawdopodobieństwo utraty danych. Poza tym, zapisany w jednym miejscu plikami łatwiej zarządzać. To wszystko potrafi EZDetach.

1. Przed uruchomieniem wtyczki warto zmodyfikować nieco jej ustawienia. Wprawdzie większość opcji dobrana jest prawidłowo ale gdy zapisuje się dużą liczbę załączników warto lepiej opisywać katalogi w których są one umieszczane. Rozwiń menu Narzędzia, wybierz EZDetach i Advanced options. Zaznacz Include Mailbox name in folder name i kliknij OK. Wtyczka obsługuje załączniki z aktualnie zaznaczonego folderu Outlooka dlatego zacznij od wskazania katalogu - najczęściej będzie to skrzynka odbiorcza.

2. Ponownie rozwiń menu wtyczki i kliknij Save attachments. Rozpocznij od wskazania folderu docelowego na dysku. Pamiętaj, że to jedynie katalog główny. W nim dopiero zostaną odpowiednio pogrupowane i posortowane załączniki. Ścieżkę umieść w sekcji Destination folder. Kliknij Options>>, by dostać się do opcji zapisu. Bardzo rozbudowane są parametry nazewnictwa katalogów i podkatalogów, do których wrzucane są załączniki. W nazwie możesz umieszczać na przykład adres e-mail, datę, czy nawet tytuł wiadomości z załącznikiem. Opcje te możesz ze sobą łączyć. Sortowanie ułatwia możliwość zapisu podkatalogów.

3. Jeżeli chcesz przefiltrować najpierw pocztę zaznacz pole Filter i obok umieść słowa, które musi zawierać w nazwie załącznik by został zapisany. Jeżeli używasz wtyczki po to, by zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej a nie by utworzyć kopię załączników, zaznacz Remove attachments w sekcji After saving attachments. Spowoduje to wykasowanie plików z poczty. W tej sytuacji warto dodać jeszcze zaznaczenie do pola Leave a link to the detached file. Dzięki temu zamiast załącznika, w wiadomości pojawi się łącze do odpowiedniego pliku na dysku. Za pomocą EZDetach można też od razu wydrukować załączniki, rozpakować je bądź spakować. By uruchomić proces wyszukiwania i zapisu kliknij Save now

FBLook

Program pocztowy to jedna z kilku aplikacji, które w trakcie pracy na komputerze są przez cały czas otwarte. To główny powód, dla którego jest on doskonałym miejscem na informowanie użytkownika o tym co dzieje się w różnych serwisach społecznościowych. Wtyczka FBLook pozwala na przesyłanie swoich statusów na Facebooka, odczytywanie podobnych informacji dotyczących znajomych, odbieranie zaproszeń i innych informacji.

1. Po zainstalowaniu wtyczki i uruchomieniu Outlooka, zaloguj się do Facebooka. Podaj nazwę użytkownika, wpisz hasło i zaznacz opcję Nie wylogowuj mnie z FBLook. Kliknij Zaloguj się i po chwili Zezwól. Zamknij okno przeglądarki, wróć do Outlooka i kliknij przycisk OK.

2. Swój status ustawisz na pasku wtyczki, korzystając z listy po lewej stronie. Możesz korzystać z gotowych bądź wpisywać własne. Wystarczy jeszcze potwierdzić zgodę na modyfikację statusu przez FBLook. Za pomocą listy po prawej wtyczka poinformuje cię o nowych wydarzeniach na Facebooku. Wybierając z niej odpowiednie polecenia otworzysz przypisane do nich strony serwisu internetowego. Aby wylogować się z Facebooka kliknij przycisk FBLook i wybierz polecenie Logout from FBLook