Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami [RANKING 2022]

Henryk Tur,
10.04.2022, godz. 11:39

Firmy, zwłaszcza te większe, potrzebują skutecznych narzędzi pozwalających na zarządzanie i kontrolowanie pracy. Obecnie na rynku jest kilkadziesiąt takich rozwiązań. Które z nich wybrać dla swojej firmy? Polecamy naszym zdaniem najlepsze.

Spis treści

Monday Bitrix24 FlexiProject Trello WorkZone Czym powinno cechować się oprogramowanie do zarządzania projektami?

Monday

Monday to system, który sprawdzi się zwłaszcza w średnich i dużych firmach, gdzie wykonuje się wiele projektów, w których bierze udział większa liczba osób. Jest on niezwykle uniwersalny - można prezentować zadania w postaci tablic kanban, wykresów, map, kalendarzy, osi czasu i w kilka innych sposobów. Choć na początku ilość możliwości wręcz przytłacza, to jednak można w łatwy sposób dostosować go do swoich potrzeb i szybko opanować. Pomagają kolory, oznaczające poszczególne czynności. W przypadku każdego zadania można ustalić termin jego wykonania, przypisać do niego członków zespołu, a także na bieżąco zmieniać status jego realizacji.

Monday daje szerokie pole do popisu, a jego funkcjonalność zwiększa możliwość integracji z wieloma aplikacjami - w tym Outlookiem, GMailem, Teams, Twitterem i wieloma innymi - nawet konkurencyjnym oprogramowaniem. Jeśli z narzędzia korzysta do dwóch osób, jest ono darmowe. Gdy więcej - trzeba wybrać odpowiedni abonament. Wszystkie znajdują się na tej stronie.

Bitrix24

Bitrix24 to system do zarządzania projektami w formie społecznościowego portalu intranetowego. Znajdziesz na nim takie funkcje, jak Aktualności, czaty czy pogląd statystyk. Dostępne są kalendarze osobiste, grupowe i firmowe, co pozwala na planowanie zarówno indywidualnych, jak i grupowych działań. Zaletą rozwiązania jest dwukierunkowa synchronizacja z programami Outlook i kalendarzem Google, co znacznie usprawnia pracę. Mocnym punktem Bitrix24 jest wbudowany VOiP. Umożliwia m.in. nagrywanie rozmów, kolejkowanie ich oraz tworzenie zadań automatycznych, jak np. nadawanie SMS-ów.

Bitrix24 jest szczególnie użyteczny dla działu sprzedaży. Dysponuje tam wszystkimi niezbędnymi narzędziami, jak lejek sprzedaży, raporty czy pogląd karty klienta. Umożliwia łatwe automatyzowanie ścieżek sprzedaży i tworzenie reguł oraz wyzwalaczy, które przenoszą obecnych i potencjalnych klientów między różnymi ścieżkami. Wydajnie pomaga w kontrolowaniu kosztów ponoszonych na kampanie marektingowe. Może również automatycznie obliczyć ROI. Moduł Zadania i projekty pozwala na organizację członków zespołu do poszczególnych zadań. Pracę ułatwia wyznaczanie dla każdego projektu grupy oraz przestrzeni wirtualnej - przechowywane są w niej wszystkie informacje i pliki związane z danym zadaniem. Mamy tu także funkcje pozwalające na zarządzanie czasem, ocenę postępów oraz praktyczną funkcję tworzenia szablonów projektów.

Dostępna jest wersja darmowa Britix24 dla nieograniczonej liczby użytkowników, jednak nie są dostępne wszystkie funkcje, w tym automatyzacja sprzedaży. Producent oferuje cztery różne plany abonamentowe, w tym jeden darmowy. Wszystkie znajdziesz na tej stronie.

FlexiProject

FlexiProject to polski system do zarządzania projektami i rozwiązanie warte uwagi dla firm. Pozwala w wygodny sposób stworzyć harmonogram projektu i monitorować postępy w jego realizacji. Każde zadanie można podzielić na kolejne kroki i każdy z nich przypisać do konkretnych członków zespołu, co jasno ustali kompetencje oraz zakres odpowiedzialności. W widoku globalnym można podzielić zadania na sekcje, co pomoże w zachowaniu porządku w każdej z nich. Ponadto wewnętrzny komunikator dostępny w zadaniu istotnie usprawnia wewnętrzną komunikację i umożliwia rozwiązywanie problemów bez wysyłania maili. Na tym nie koniec - między poszczególnymi zadaniami można budować relacje, tworząc większy obraz projektów i ich wzajemnego wpływu na siebie, a także łączyć poszczególne projekty w portfele, a tym samym oceniać ich wartość w stosunku do realizacji strategii firmy. Sama funkcja wprowadzenia budżetu dla danego projektu oraz jego monitorowania – jest elementem wyróżniającym FlexiProject spośród innych programów do zarządzania projektami.

FlexiProject posługuje się przejrzystymi wykresami Gantt. Wspiera zarządzanie projektami innowacyjnymi oraz B+R. W systemie możesz podzielić projekt na fazy oraz bramki decyzyjne i zastosować w ten sposób światową metodykę StageGate. Interesujące rozwiązanie to możliwość tworzenia listy potencjalnych ryzyk wraz z rozwiązaniami określającymi podejmowane po ich wystąpieniu działania. Automatyczne przeglądy projektowe pozwalają uwolnić się od szeregu manualnych i pracochłonnych czynności. Każdy użytkownik ma swój indywidualny dashboard, na którym w czytelny sposób wyświetlane są wszystkie obowiązki, jakie dany członek zespołu ma wykonać w projektach, w których uczestniczy. Jest to także idealne narzędzie do raportowania postępów w projektach dla członków zarządu.

FlexiProject nie ma jednego, stałego cennika. Rozwiązanie jest przygotowane pod potrzeby konkretnego klienta. W celu wykorzystania narzędzia należy skontaktować się z producentem przez tę stronę.

Trello

Trello to bardzo popularne na całym świecie rozwiązanie, które funkcjonuje na rynku od wielu lat. Umożliwia układanie harmonogramu zadań w formie tablic kanban, list lub własnego rozwiązania - kart Trello. Zadania można dowolnie przystosowywać do potrzeb, wzbogacając je o kolejne funkcje i możliwości. Dzięki opcji wyświetlania danych tablicy pod wieloma różnymi kątami, cały zespół jest na bieżąco z zadaniami, widzi także statystyki i może łączyć ze sobą wybrane tablice (na przykład dotyczące podobnych zadań), jeszcze bardziej usprawniając współpracę. Co jest bardzo użyteczną funkcją, to możliwość rozbijania większych zadań na kroki (możliwe jest dołączanie do nich plików i podgląd) oraz segregowanie kart pod kątem statusu lub innych kryteriów.

Trello umożliwia integrację narzędzi i aplikacji firm trzecich, zaczynając od Dysku Google, kończąc na komunikatorach internetowych. Wszystko pokazane jest bardzo przejrzyście, a interfejs w większości jest ukryty - rozwija się dopiero po najechaniu na niego. To jeszcze bardziej ułatwia używanie oprogramowania. Kolejna zaleta to fakt, że dostępna jest wersja darmowa - jak czytamy na stronie Trello, jest to rozwiązanie "dla osób indywidualnych i zespołów, które chcą zorganizować wszystko." Poza nią producent oferuje trzy edycje płatne - informacje o ich cenach oraz możliwościach znajdziesz na tej stronie.

WorkZone

WorkZone to aplikacja umożliwiająca planowanie zadań i zapisywanie ich w postaci wykresów Gantta, listy rzeczy do zrobienia, harmonogramu i innych. Zaletą jest możliwość przygotowania szablonów projektów. Będzie to bardzo wygodne rozwiązanie jeśli wykonuje się szereg podobnych działań. Do każdego zadania można przypisać wybrane osoby z zespołu i nadawać im uprawnienia, ustalać procent jego wykonania oraz dodawać notatki i uwagi. Całość umożliwia stworzenie przejrzystego środowiska, w którym doskonale będzie się poruszać każdy użytkownik. Kolejne pozytywne rzeczy to bezpieczne udostępnianie plików w ramach narzędzia i funkcja dodawania komentarzy do plików PDF i dokumentów tekstowych bez konieczności otwierania ich aplikacjach zewnętrznych.

WorkZone jest programem zalecanym przez samego producenta dla zespołów liczących sobie od pięciu osób w górę. Aby wypróbować program bezpłatnie, można zgłosić się w celu udostępnienia jego wersji demo, która nie posiada kilku funkcjonalności. Subskrypcja dostępna jest w trzech edycjach, różniących od siebie funkcjonalnościami. Pełen cennik znajdziesz na tej stronie.

Czym powinno cechować się oprogramowanie do zarządzania projektami?

Prowadząc firmę, która zajmuje się wieloma zadaniami, łatwo o bałagan i zamieszanie. Dlatego powstało specjalistyczne oprogramowanie, mające na celu pomoc w sprawnej organizacji pracy i przepływie informacji. Jednak każdy producent podchodzi do zagadnienia w nieco inny sposób i choć cel wszystkich jest taki sam, różnią się środki do niego prowadzące. Którą zatem z propozycji wybrać, aby mieć pełną satysfakcję?

Odpowiedź zależy w dużej mierze od takich czynników, jak wielkość firmy oraz ilość i rodzaj zadań, którymi się zajmuje. Kilkuosobowa, mająca wszystkich pracowników w biurze, nie będzie wymagała takich rozwiązań, jak np. narzędzie do czatu, z kolei zajmująca się marketingiem bezpośrednim będzie potrzebowała narzędzi pomagających w stworzeniu lejka sprzedaży oraz obsłudze klientów. Dlatego w naszym rankingu znajdziesz oprogramowanie różniące się zakresem usług oraz możliwości. Wszystkie łączy jedna wspólna cecha - pomagają stworzyć listę zadań do wykonania, oznaczać etapy ich realizacji oraz przypisywać osoby za nie odpowiedzialne. A to już solidna podstawa organizacji pracy całego zespołu.

Co jeszcze potrafią? W ich opisach wymieniliśmy wszystkie najważniejsze cechy. Dzięki temu z pewnością znajdziesz tu najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla swojej firmy.