Bitrix24 - jak sprawdza się zarządzanie czasem pracy i zadaniami? [RECENZJA]

Bitrix24, dostarczany przez Bitrix24, Ltd. z siedzibą na Cyprze, to zaawansowany, nowoczesny system do zarządzania firmą. Pisaliśmy o nim na łamach PC World nieraz - ostatnio sprawdzaliśmy możliwości zaimplementowanych w nim Kalendarzy. W dzisiejszym teście sprawdzimy natomiast, jak usprawni życie w codziennej pracy moduł związany z planowaniem i przydzielaniem zadań oraz kontrolą czasu pracy.

Optymalizacja czasu pracy to lepsza efektywność

Każda osoba która pracowała przy projektach lub koordynowała nad nimi pracę, zdaje sobie sprawę, że im więcej zadań, tym trudniej wszystko wydajnie nadzorować. Owszem - zawsze jest ktoś odpowiedzialny za dany projekt, kto ma pod sobą pracowników, jednak człowiek jest tylko człowiekiem i może zawieść przez różne sytuacje: zaczynając od choroby, kończąc na zwykłym roztargnieniu. Dawniej próbowano wszystko zoptymalizować stosując różne sposoby, jak przyklejane do monitora karteczki, zapiski w notesach itp. Komputery znacznie ułatwiły te zadania, jednak dopiero pojawienie się na nich odpowiednich narzędzi naprawdę wpłynęło zauważalnie na możliwości planowania, kontroli oraz współpracy.

Zobacz również:

• Bitrix24 - CRM pozwalający na tworzenie własnych stron i sklepów online
• Co to jest CRM i jak może Ci pomóc w rozwoju firmy?
• Najlepsze kamerki internetowe do 100 zł - przegląd najlepszych propozycji

Jednym z nich jest właśnie Bitrix24. O samym systemie przeczytasz tutaj, my zaś skupiamy się wyłącznie nad funkcjami zarządzania czasem pracy i zadaniami. I od razu na wstępie uprzedzam - nie będzie to trudne, ponieważ system został opracowany tak, aby być maksymalnie przyjaznym użytkownikowi. Dotyczy to zarówno interfejsu, jak i funkcji zawartych w oprogramowaniu.

Zarządzanie zadaniami w Bitrix24 - pierwsze kroki

Całe menu w Bitrix24 znajduje się po lewej stronie. Aby mieć dostęp do wszystkiego, co związane z nowym projektem, wystarczy wybrać z odpowiedniego działu opcję Nowe zadanie. Jeśli często wykonywane są podobne działania, można stworzyć szablon, z którego w każdej chwili będzie można skorzystać. W przypadku tworzenia nowego zadania zaczynamy przede wszystkim od wyznaczenia osoby odpowiedzialnej, a następnie dodajemy uczestników - czyli wykonawców - oraz termin jego ukończenia. W rozwinięciu mamy również szereg dodatkowych parametrów, pozwalających lepiej spersonalizować zadanie. Zadanie oczywiście możemy odpowiednio nazwać, co jeszcze lepiej przyczyni się do zachowania porządku.

Co istotne, do każdego tworzonego lub już stworzonego zadania możemy dodać pliki, dzięki czemu osoby odpowiedzialne za jego wykonanie będą miały pod ręką wszelką niezbędną dokumentację. Na plus należy policzyć możliwość załadowania dokumentu z różnych źródeł, w tym Office365, a także możliwość jego utworzenia ad hoc, dodanie uwag oraz cytatów.

A propos, w ubiegły piątek (18 XI) odbyła się prezentacja nowego Bitrix24 North Star. Wprowadzono przydatne aktualizacje do Aplikacji Mobilnej. Możesz zapoznać się z zupełnie nowym Mobilnym CRM, zadaniami mobilnymi i nowymi, ciekawymi funkcjami. Teraz zarządzanie projektami, zadaniami i sprzedażą jest jeszcze bardziej wygodne.

Możesz zarejestrować się tutaj

Osoba wyznaczona do projektu otrzymuje o tym informację zaraz po zalogowaniu się na swoje konto Bitrix24, dzięki czemu ma się pewność, że nikt nie przeoczy tego faktu. Dla pewności można także wybrać ustawienie przypomnień, które będą wyświetlane w systemie, a które mogą zarówno motywować do wzmożenia efektywności, jak i po prostu służyć jako przypominacze.

Gdy pracownicy wykonują zadanie, osoba odpowiedzialna otrzymuje powiadomienie na ekranie głównym, dzięki czemu może od razu sprawdzić postęp prac. Dzięki możliwości dodawania plików w komentarzach, cały zespół ma do nich dostęp i są one zgromadzone w jednym miejscu. To niezwykle wygodne, a jeśli ktoś miałby pecha i np. jego dysk twardy został uszkodzony, istotny do prowadzenia pracy dokument cały czas będzie dostępny online.

Zarządzanie zadaniami w Bitrix24 - po dłuższym używaniu

Muszę przyznać, że planowanie zadań przy pomocy Bitrix24 to czysta przyjemność. Zachwyca przede wszystkim łatwość obsługi, która z licznymi możliwościami daje po prostu wszystko, co potrzebne, aby dany projekt został wykonany na czas i bez żadnych nieprzyjemnych niespodzianek. A dodam jeszcze, że po wyznaczeniu terminu wykonania zadania pojawia się ono w kalendarzu każdej osoby zaangażowanej w projekt, dzięki czemu jeszcze lepiej pilnuje się dat.

Bitrix24 a zarządzanie czasem pracy

Choć Bitrix24 dostępny jest za darmo, aby skorzystać z opcji Zarządzania czasem pracy musimy wykupić subskrypcję Professional lub też aktywować 15-dniowy okres próbny. Dzięki temu w Usługach (dział Ustawienia) pojawią się nowe funkcje - wśród nich ta poszukiwana przez nas. Jak zmienia nadzorowanie zadań i ogólnie pracowników?

Otrzymujemy tu wszystko, co niezbędne do rejestrowania godzin pracy danej osoby - zaczynając od tego, kiedy rozpoczęła ona dzień roboczy, kończąc na udziale w spotkaniach oraz grafiku nieobecności, dzięki któremu niknie się bałaganu w przyznawaniu urlopów. W trakcie pracy można także oznaczać brane przerwy, dzięki czemu otrzymuje się dokładny czas aktywności każdego pracownika.

Moduł ten jest równie wygodny w obsłudze jak zarządzanie zadaniami, a jego liczne funkcje umożliwiają wykonywanie wszystkich akcji związanych z obecnością oraz czasem pracy. Trudno sobie wyobrazić, aby coś jeszcze można było do tego dodać. Biorąc pod uwagę, że z Bitrix24 można korzystać z urządzenia mobilnego, każdy pracownik może zgłosić swoją nieobecność z własnego domu. To bardzo wygodne, jeśli człowieka dopadnie choroba lub inne wydarzenie losowe, na które nie ma wpływu, a które uniemożliwia mu stawienie się w biurze.

Bitrix24 - podsumowanie

Podobnie jak przy poprzednich tekstach dotyczących Bitrix24, tak i tutaj muszę zauważyć, że wszystko zostało stworzone przez osoby, które doskonale znają specyfikę pracy biurowej, w związku z czym mają świetne pojęcie o potrzebach, jakie się w niej pojawiają. Ten system CRM został pomyślany dokładnie tak, jak życzyłaby sobie tego każda firma, co przekłada się na wysoką praktyczność oraz znacznie podnosi komfort w zarządzaniu projektami.

W użytkowaniu jest dziecinnie prosty, a zarazem daje kolosalną pomoc zarówno dla szefostwa, jak i szeregowych pracowników. Dlatego nie sposób nie polecić mi go wszędzie tam, gdzie pojawiają się liczne zadania do opanowania, a także chce się mieć pewność, że każdy pracownik wywiązuje się należycie ze swoich obowiązków. Z Bitrix24 życie stanie się znacznie łatwiejsze.

Wypróbuj go za darmo - zarejestruj się już dzisiaj!