Bitrix24: więcej niż CRM

Jeśli nawet Bitrix24 nie jest jeszcze szeroko znany w Polsce, niniejszą recenzją spróbujemy odkryć kilka faktów o systemie, który pomaga współpracować w grupie, nadążać za czasem, polubić swoich klientów, a w rezultacie sprzedawać więcej. Już dzisiaj 5 mln organizacji na świecie korzysta z platformy Bitrix24.

Próba zaszufladkowania Bitrix24 w kategorii CRM wydaje się być mocno na wyrost. Owszem, funkcje zarządzania kontaktami i szansami sprzedażowymi odgrywają tutaj pierwszoplanową rolę, ale sama platforma jest dużo bardziej rozbudowana, niż może się na początku wydawać.

W sieci znajdziemy wiele recenzji, z których w zasadzie każda w inny sposób definiuje to, czym właściwie jest Bitrix24. Producent określa swoją aplikację jako miejsce, w którym każdy może swobodnie komunikować się i współpracować nad zadaniami i projektami, zarządzać relacjami z klientami i nie tylko. Wielu recenzentów próbuje sklasyfikować Bitrix24 jako narzędzie do budowania społecznościowego intranetu, trochę na modłę lokalnego Facebooka. Inni najbardziej doceniają funkcje pracy grupowej i zarządzania projektami, które stawiają Bitrix24 w konkurencji do Trello czy Slacka. Z perspektywy użytkownika najlepsze okazuje się to, że każdy z nich ma rację.

CRM, czyli serce systemu

Bitrix24 to kompletny system CRM, który usprawnia zarządzanie klientami i szansami sprzedażowymi. Aplikacje wyposażono we wszystkie niezbędne narzędzia wspomagające pracę działu sprzedaży: rozbudowaną bazę kontaktów i firm, katalog produktów oraz rejestr prowadzonych spraw (szans sprzedażowych), nazwanych analogicznie do innych systemów CRM, dealami.

Widok CRM wyświetla aktywne deale w formie listy, w kalendarzu lub na wzór tablicy Kanban z podziałem na etapy, do których zostały przypisane. Korzystając z techniki przeciągnij i upuść użytkownik może szybko zmienić przypisanie deala do innego etapu. Warto tutaj odnotować, że Bitrix24 oferuje sporo opcji ustawień, w tym możliwość zdefiniowania własnych typów deali, nazw etapów czy statusów oferty.

Aplikacja udostępnia dwa tryby pracy z CRM-em. W trybie Prostym, zalecanym dla małych działów sprzedaży, przychodzące wiadomości e-mail, połączenia albo żądania z czatów automatycznie stają się dealami lub kontaktami. W wariancie Klasycznym, zalecanym dla średnich i dużych firm, wszystkie przychodzące zapytania stają się potencjalnymi klientami, a więc leadami. Zadaniem zespołu sprzedaży jest konwersja leadów do deali i kontaktów.

Jak przystało na profesjonalny system CRM, aplikacja ma wbudowane funkcje planowania spotkań, rezerwacji zasobów oraz mechanizmy potwierdzeń i przypomnień. Bitrix24 oferuje bogate mechanizmy automatyzacji sprzedaży, lejka sprzedażowego oraz raportowania. Ulepszenia zasad automatyzacji zadań to jedna z najważniejszych nowości przygotowanych w ostatnim czasie przez autorów programu. Aplikacja pozwala teraz na wysyłane i odbieranie automatycznych powiadomień, łatwiejszą kontrolę terminów oraz możliwość wygodnego śledzenia zmian w projektach. System ostrzegania „Prawie spóźniony” pomaga na czas powiadomić współpracowników o zbliżających się terminach.

Praca w grupie

Z jednej strony Bitrix24 pozwala budować relacje z klientami “od pierwszego dotknięcia” do sukcesu sprzedażowego (CRM, Centrum kontaktowe, analityka, telefonia, marketing CRM), z drugiej zaś sprawnie zarządzać firmą i kontrolować procesy zewnętrzne (śledzenie czasu, raporty, zadania i projekty, czaty grupowe, kalendarze, narzędzia HR).

To właśnie narzędzia pracy grupowej i komunikacji stanowią wartość dodaną platformy Bitrix24. Aplikacja pozwala stworzyć lokalny intranet z tablicą aktywności, możliwością publikowania ogłoszeń oraz przeprowadzania ankiet wśród współpracowników. Oprogramowanie wyposażono w prywatne i współdzielone kalendarze z opcją dwukierunkowej synchronizacji z programami Outlook i Kalendarzem Google, rozbudowany planer spotkań, narzędzia udostępniania plików i dokumentów w grupie oraz funkcje czatu i wideokonferencji.

Pracownicy mogą używać swojej skrzynki pocztowej i zarządzać nią bezpośrednio w panelu Bitrix24. Aplikacja współpracuje z najpopularniejszymi systemami poczty (Gmail, Exchange itd.); wszystkie inne skrzynki mogą być wdrażane przez IMAP. Oprogramowanie może być integrowane z telefonią VoIP, przy czym istnieje możliwość wynajęcia numerów albo połączenia systemu z lokalną centralką PBX.

Co warte odnotowania, Bitrix24 organizuje wiele kanałów komunikacji w jednym miejscu. Pracownicy mają dostęp do zasobów sieci społecznościowych, komunikatorów internetowych oraz danych z formularzy na stronie internetowej bezpośrednio w aplikacji. Dzięki funkcji Facebook Lead Ads nowe leady z tego serwisu są teraz automatycznie włączane do centrum kontaktów.

Na polskim gruncie

Bitrix24 ma szansę zawalczyć o polskie firmy nie tylko z uwagi na bogaty zestaw funkcji. Interfejs został przetłumaczony na polski, co wydatnie usprawnia pracę z systemem, nawet jeśli w tłumaczeniu znajdujemy jeszcze pewne braki. W przypadku wersji chmurowej istotny okazuje się fakt, że dane gromadzone w systemie przetwarzane są na terenie UE, a sama aplikacja spełnia wytyczne RODO.

Przez pierwsze 16 dni od rejestracji na zapytania użytkowników na czacie oczekuje konsultant. Pytania możemy zadawać w języku polskim i w takiej samej formie otrzymamy odpowiedź. Jak deklaruje producent, w Bitrix24 starają się mówić w językach klientów z całego świata. Nam udało się przekonać, że nie są to słowa na wyrost.

W małej firmie przygodę z Bitrix24 możemy rozpocząć samodzielnie korzystając z gotowych podpowiedzi. W większych, nieszablonowych wdrożeniach warto posiłkować się wsparciem zewnętrznych integratorów. Na liście „polskich” partnerów naliczyliśmy sześć podmiotów oferujących usługi wdrożeń, szkoleń oraz integracji. To kolejny przykład, jak bardzo Bitrix24 może skalować i dopasowywać się do wymagań różnej wielkości firm.

W chmurze lub na serwerze

Aplikacja dostępna jest w chmurze (tę opcję testowaliśmy) oraz w wersji on-premise, do instalacji na własnych serwerach. Druga opcja przeznaczona jest dla firm, które nie chcą, albo nie mogą wynosić swoich danych do chmury.

Pierwsze wrażenia? Interfejs aplikacji w wersji hostowanej działa błyskawicznie. Przełączanie między kolejnymi oknami odbywa się bez żadnego opóźnienia, co odczuwalnie wpływa na komfort pracy z systemem. Mocną stroną Bitrix24 jest zawsze widoczna wyszukiwarka, która pozwala na szybkie odnajdywanie kontaktów, dokumentów i innych informacji zgromadzonych w firmowej bazie.

Rejestracja nowego konta zajmuje kilka chwil. Wystarczy podać adres e-mail, na który zostaną przesłane dane potrzebne do zalogowania. Na początek otrzymujemy darmowe konto, które później możemy przekształcić do płatnej subskrypcji.

Darmowa wersja dostarcza stosunkowo szeroki zestaw funkcji skrojony na miarę potrzeb zespołów liczących nie więcej niż 12 osób. Oferta ta nie jest ograniczona czasowo. Do wyboru mamy jeszcze płatne plany CRM+ (249 zł miesięcznie), Standard (349 zł) oraz najbardziej kompletny wariant usługi Professional (699 zł) bez limitu użytkowników. Plan Professional przeznaczony jest dla średnich i dużych firm, które wymagają większej automatyzacji sprzedaży oraz możliwość nieograniczonej komunikacji wewnętrznej. W tym kontekście Bitrix24 okazuje się być jednym z najtańszych CRM-ów na rynku.