Ready_™ Biznesowy System Operacyjny - nasza recenzja

Za powstanie systemu Ready_™ odpowiada firma eDokumenty. Jest to oprogramowanie, które zapewnia pełną wygodę użytkowania zarówno właścicielom firm, jak i ich szeregowym pracownikom. System jest w pełni konfigurowalny - samodzielnie decyduje się o tym, jakie będzie mieć funkcjonalności. Pozwala to uniknąć dość często spotykanej sytuacji, w której zakupuje się na firmę program i praktycznie nie używa połowy występujących w nim funkcji. Ponadto można korzystać z niego poprzez przeglądarkę lub aplikację mobilną, która pozwala mieć go cały czas "pod ręką".

Sprawdziliśmy w praktyce kilka głównych aspektów Ready_™ - każdy może pójść w nasze ślady, ponieważ system można testować przez dwa tygodnie za darmo. Okres testowy nie ogranicza funkcjonalności systemu.

Zobacz również:

• Najlepsze aplikacje do kontroli rodzicielskiej 2023 - zobacz propozycje

Aby skorzystać z wersji dwutygodniowej, należy odwiedzić sklep online producenta.

Ready_™ - pierwsze kroki

Po utworzeniu swojego konta i hasła przechodzimy do szybkiej konfiguracji, która umożliwi dostosowanie systemu do potrzeb firmy. W tym celu wybieramy kolejno obszary do konfiguracji, strukturę organizacyjną firmy, a także przydzielamy pracowników do konkretnych obszarów.

Następie możemy przejść do właściwej konfiguracji środowiska pracy, czyli stworzenia pulpitu. Przypomina on pulpit Windows 10 - z prawej strony mamy menu z dostępnymi funkcjami, na górnej belce powiadomienia, plan dnia, komunikator, ustawienia oraz dane dotyczące konta użytkownika.

Dowolne funkcje możemy przenieść na pulpit, aby mieć je zawsze pod ręką. W tym celu po prostu przeciągamy je z menu w wybrane miejsce. System posiada wiele praktycznych rozwiązań ukrytych w prostych funkcjach/rozwiązaniach. Na przykład Dokumenty z pozoru mogą nam się kojarzyć z tradycyjnymi plikami tekstowymi, jednak przyglądając się tej funkcji uważniej dostrzegamy, że są one zbiorem wszystkich formularzy potrzebnych do funkcjonowania firmy, zaczynając od e-maili, kończąc na korektach faktur zakupów. Samo badanie dostępnych możliwości zajmuje nieco czasu, ale zdecydowanie warto go poświęcić na tę czynność i odkryć, że mamy tu wszystko, co jest potrzebne do organizacji pracy. Ale jeśli chcemy więcej, przez wbudowany AppStore możemy dodać kolejne rzeczy, które jeszcze bardziej ułatwią codzienne użytkowanie systemu.

Co bardzo mi się spodobało, to oznaczenia kolorami poszczególnych funkcji, dzięki czemu wiadomo od razu, do jakiej grupy należą. Narzędzia z pakietu Groupware mają barwę zieloną. Zawierają one kalendarz, terminarz, kanban oraz pocztę, bez której nie można wyobrazić sobie prowadzenia biznesu. Ready_™ Business, czyli pakiet handlowy, to kolor czerwony. Pojawia się tam także PIPELINE (o którym za chwilę). Niebieskie oznaczenia są wspólne dla kilku grup, ponieważ zarówno Dokumenty, jak i funkcje i Ready User powstają w pracy grupowej i sprzedaży. Ostatnią barwą jest fiolet i tu zgromadzono wszystko, co związane z klientami firmy.

Ready_™ PIPELINE CRM

PIPELINE CRM to dodatek, pozwalający na wzbogacenie systemu Ready_™ o narzędzia właściwe CRM. Znajdują się w nim takie elementy, jak obsługa szans sprzedażowych (która porządkuje leady, pozwala podejrzeć stan zapytań, ofertowania i prezentacji) tworzenie i zarządzanie dokumentami handlowymi, a także daje pełen podgląd na workflow. Oczywiście PIPELINE jest w pełni obsługiwane przez aplikację mobilną, dzięki czemu można posługiwać się nim w swoim telefonie - baza dokumentów, kontaktów i e-maili są zawsze pod ręką.

Zaznaczę tu również, że niezależnie od ilość spotkań, ofert czy leadów wszystkie dostępne informacje można wyświetlić wg wybranych kryteriów, co pozwala nam skupić się na konkretnych, interesujących nas zagadnieniach. Proces sprzedaży jest podzielony na konkretne fazy, dzięki czemu widzi się nie tylko jego postęp, ale również to, czy pracownicy oddelegowani do zadania wywiązują się ze swoich obowiązków. Równocześnie przy każdym zadaniu powstaje kartoteka, w której gromadzone są wszelkie dokumenty związane z daną sprawą. W efekcie mamy wszystko wzorcowo uporządkowane.

Ready_™ Sprzedaż i zakupy

Sprzedaż i zakupy to wszystko, co wymagane do tych dwóch czynności. Otrzymujemy bazę produktów, które należy oczywiście ręcznie wprowadzić. Tu trzeba zauważyć, że produkty dzielą się na trzy grupy: towary, oferty i usługi. Dzięki tej ostatniej funkcji Ready_™ pomaga firmom świadczącym działalność wyłącznie usługową, bez posiadania fizycznych towarów na stanie. Dla wygody można podzielić asortyment na grupy lub - w przypadku nabywanych towarów i/lub usług - przypisać go do wybranego dostawcy. W przypadku własnych usług/towarów mamy możliwość wyboru stawki VAT, waluty, a także ustalenia stanu magazynowego. Jeśli nasze produkty są już w handlu, na karcie każdego z nich znajduje się wygodna opcja raportowania stanu i historii sprzedaży.

W dziale Dokumenty możemy przygotować zarówno jednorazowe pisma, jak i szablony do późniejszego wykorzystania. Pliki mogą zostać utworzone w którymś z popularnych formatów, jak .doc, .xls, a także .odt i .ods. Oprócz tego przygotowano tu bardzo wygodne, gotowe schematy arkuszy inwentaryzacyjnych, umów, ofert, przyjęć wewnętrznych czy płatności. W średnich i dużych firmach handlowych, w których codziennie wystawia się kilka-kilkadziesiąt dokumentów, będzie to kolosalne ułatwienie.

Ready_™ Zarządzanie zadaniami i komunikacja

Zarządzanie zadaniami i komunikacja to kolejna funkcjonalność, przy której warto się zatrzymać. Zacznę od tego, że w programie można skonfigurować skrzynkę pocztową, a następnie pobrać do niej wiadomości z wybranego okresu. Co ważne - możliwe jest wybieranie wiadomości, które będą dostępne dla wskazanych członków zespołu. System ma także funkcję przejmowania załączników z maili do procesów obiegu dokumentów, dlatego można na przykład dodać do nich komentarze lub opinie. Ponadto poczta w systemie Ready_™ umożliwia tworzenie kont współdzielonych, co będzie przydatne dla tych firm, które dysponują działem wsparcia lub obsługi klienta.

Oprócz tego mamy tu również standardowe funkcje popularnych klientów pocztowych, jak tworzenie folderów w celu segregowania wiadomości, automatyczne odpowiedzi, umieszczanie domyślnej stopki, tworzenie książki odbiorców itp. Bezpośrednio z poczty zyskuje się dostęp do kalendarza, co ułatwia planowanie i pilnowanie terminów zadań (wraz z przypisaniem do nich kontrahentów oraz osób odpowiedzialnych) oraz pozwala na uniknięcie zapomnienia o wykonaniu powierzonych. Dzięki protokołowi CalDAV możliwe jest także zsynchronizowanie go ze smartfonami i tabletami.

A kolejna warta uwagi rzeczy to komunikator. Jest on ściśle zintegrowany z systemem obiegu dokumentów oraz innymi narzędziami, zaś wśród jego funkcji znajdziemy m.in. przesyłanie linków do dokumentów w systemie oraz możliwość dyskusji większej liczby osób, czyli "konferencji tekstowej". W aplikacji mobilnej można dodatkowo ustawić powiadomienia PUSH.

Ready_™ Aplikacja mobilna

Na koniec przyglądamy się, co potrafi Aplikacja mobilna systemu Ready_™. Jest dostępna dla systemów iOS oraz Android - znajdziesz ją w odpowiednim sklepie, czyli App Store i Google Play. Po instalacji można zalogować się korzystając z nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą kodu - wygenerujesz go w przeglądarce internetowej na desktopie lub laptopie.

Co widzimy po zalogowaniu? Minimalistyczny podgląd wszystkich istotnych funkcji - oczywiście w pełni respektowany jest poziom dostępu użytkownika, dlatego każdy zobaczy wyłącznie te działy, do których został mu przyznany dostęp. Mamy tu klientów, kalendarz, swoje sprawy czy też dostęp do pulpitu, gdzie pokazany jest kalendarz, kanban i przypięte informacje. Można także prowadzić rozmowy z innymi osobami oraz śledzić wybrane kanały. Nie brak również pełnego podglądu wszystkich interesujących nas zagadnień.

Podsumowując

Ready_™ Biznesowy System Operacyjny bardzo pozytywnie zaskakuje zarówno swoimi możliwościami konfiguracji, jak i dostępnymi funkcjami. Widać, że był on tworzony przez osoby, które doskonale zdają sobie sprawę z potrzeb firm każdej wielkości. Korzystanie z niego to czysta przyjemność, a przede wszystkim wygoda oraz kolosalna pomoc w uporządkowaniu wszystkich spraw. Jeśli prowadzisz firmę lub też masz za zadanie znaleźć program do wdrożenia dla firmy, w której pracujesz, zdecydowanie warto pomyśleć o tym właśnie rozwiązaniu. Jest to system doskonale dopasowany do potrzeb - o czym możesz przekonywać się przez dwa tygodnie za darmo. I polecam tak zrobić - nikt nie będzie żałować!