Płatnik ZUS w praktyce

Jeżeli planujesz rozpocząć własną działalność gospodarczą musisz się liczyć z koniecznością wypełniania różnych druków, przekazywania do urzędów informacji i zeznań. Przykładem są dane płatnika i pracowników przesyłane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Aby je prawidłowo przygotować trzeba zapoznać się z obsługą dedykowanego do tego celu narzędzia - programu Płatnik. Pokazujemy w tym numerze, jak skonfigurować jego najważniejsze ustawienia i w jaki sposób tworzyć podstawowe formularze i zestawy dokumentów.



Instalacja programu
Zanim będziesz mógł skorzystać z programu musisz go zainstalować. Podczas tego procesu należy podjąć kilka istotnych decyzji. Dotyczą one na przykład rodzaju bazy danych. Pamiętaj, by plik instalacyjny został uruchomiony z prawami administratora, w przeciwnym razie nie uda się dodać Płatnika do systemu

1. Uruchom instalację Płatnika. Jeżeli system nie pracuje na koncie z uprawnieniami administracyjnymi, kliknij plik setup.exe prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Uruchom jako administrator. Wpisz hasło i wciśnij [ENTER]. Katalog z plikami programu możesz pozostawić bez zmian. Warto jednak wskazać inne niż domyślne miejsce na dane. Najlepiej nie zapisywać ich na partycji systemowej. Zwiększy to ich poziom bezpieczeństwa. Przejdź do kolejnych kroków

2. Ważną decyzją jest wybór rodzaju bazy danych, z których będzie korzystał Płatnik. Do wyboru masz MS Access lub SQL. Pierwszy rodzaj ma mniejsze możliwości ale jest łatwiejszy w obsłudze i konfiguracji. Nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Przeznaczony jest jednak raczej do obsługi mniejszej ilości danych i stanowisk. SQL sprawdza się w dużych firmach, jest wydajniejszy ale znacznie bardziej wymagający. Jeżeli prowadzisz niewielką firmę zdecydowanie zaznacz MS Access (MS Jet 4.0) . W kolejnym kroku wybierz opcję Chcę utworzyć bazę danych.

Płatnik potrafi korzystać z dwóch rodzajów baz danych – Accessa oraz SQLa

3. W pierwszym polu od góry nadaj bazie nazwę. Najlepiej, by kojarzyła się ona z firmą, której dane będzie zawierała. Poniżej wpisz dwukrotnie to samo hasło zabezpieczające. Zdefiniuj dane konta Administratora. Najistotniejsze jest hasło, pozostałe można pominąć. Hasło musi mieć przynajmniej osiem znaków, zawierać małe i wielkie znaki, cyfry i znaki specjalne. Kliknij Instaluj, by rozpocząć instalację programu. Na koniec wybierz przycisk Zakończ.


Zmiana limitu czasowego hasła
Domyślne ustawienia Płatnika wymuszają zmianę hasła do programu co 30 dni. Powoduje to kłopoty z logowaniem do programu ponieważ użytkownicy często zapominają jak brzmi nowe hasło. Czas funkcjonowania zabezpieczenia można wydłużyć tym bardziej, że dostępne są narzędzia do wykrywania haseł Płatnika więc tak rygorystyczne ograniczenie utrudnia jedynie obsługę a nie chroni przed zdeterminowanym włamywaczem.

1. Zmianę można wprowadzić w rejestrze. Uruchom edytor klikając przycisk startowy i wpisując polecenie regedit. W lewym panelu rozwiń kolejno następujące klucze: HKEY_LOCAL_MACHINE, SOFTWARE, Asseco Poland SA, Płatnik, 8.01.001 i kliknij Parametry. Kliknij dwukrotnie wartość LimitHasła w prawym panelu .

Hasła Płatnika nie można wyłączyć ale można zwiększyć czas jego ważności

2. Całkowite wyłączenie hasła nie jest możliwe. Można jedynie zwiększyć czas ważności pojedynczego zabezpieczenia. Pole Dane wartości zawiera liczbę oznaczającą dni pomiędzy kolejnymi zmianami. Domyślna wartość to 30. Zmień ją tak by ci odpowiadała. Najlepiej zdefiniować takie ustawienia, które spowoduje zmianę hasła przynajmniej raz w roku czyli co jakieś 350 dni. Wpisz w pole Dane liczbę 350 i kliknij OK. Zamknij edytor rejestru u uruchom Płatnika.


Pierwsze uruchomienie
Zanim rozpoczniesz prace Płatnik ZUS wymaga zdefiniowania różnych parametrów. Dotyczą one na przykład obsługiwanego za pomocą programu płatnika czy wysokości niektórych składek. Prawidłowe określenie danych ułatwi również pracę.

1. Uruchom program korzystając z menu startowego bądź ikony na pulpicie. Podaj hasło administratora. Podczas pierwszego uruchomienia na ekranie pojawi się kreator nowego płatnika. W pole Symbol płatnika wpisz nazwę skróconą firmy. Pod ta nazwą będzie dostępna twoja kartoteka w programie. Zaznacz, czy tworzysz konto dla osoby fizycznej czy prawnej i przejdź dalej. Jeżeli występujesz w imieniu innych płatników i przesyłasz za nich dokumenty zaznacz pole Posiadam uprawnienia do przesyłania dokumentów. Przejdź dalej.

2. Jeżeli dane dotyczące płatnika chcesz zaimportować z pliku REP pozostaw zaznaczone pole Import danych, w przeciwnym razie użyj opcji Manualne wprowadzanie danych płatnika. Zamknij okno komunikatu przyciskiem OK. Na kolejnych kartach musisz tera podać wszystkie dane rejestrowanej w programie działalności. Pierwsza karta to dane identyfikacyjne, kolejne dwie do adres siedziby i adres do korespondencji i ile się one różnią. Następnie kliknij kartę Inne i przycisk Dodaj. Wybierz odpowiedni rok i wpisz stopę procentową składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jest ona ustalana na dany rok składkowy i różni się na przykład w zależności od wielkości firmy czy rodzaju prowadzonej działalności. Kliknij Dodaj w sekcji Rachunki bankowe płatnika składek i wprowadź numery kont bankowych.

3. Kliknij przycisk Weryfikuj. Zostaniesz przeniesiony automatycznie na kartę Wyniki weryfikacji, na której wyświetlone są błędy znalezione w formularzu rejestracyjnym . Po zaznaczeniu błędu na liście u dołu okna zapoznasz się z jego rozszerzonym opisem. Kliknij dwukrotnie dany wpis, a zostaniesz przeniesiony automatycznie do pola formularza, które wymaga poprawy. Jeżeli nie ma żadnych błędów (po weryfikacji zobaczysz komunikat Dane nie zawierają błędów), kliknij Zapisz i zamknij. Rejestracja danych kartoteki nowego płatnika została zakończona.

Karta z weryfikacją błędów rejestracji nowego płatnika

4. Aby rozpocząć pracę musisz teraz wybrać płatnika, z którym będziesz pracował w programie. Jedna instalacja Płatnika może obsługiwać kilka firm dlatego zaznacz wybraną (właśnie wprowadzoną) na liście i kliknij przycisk Wybierz do kontekstu.