Weryfikacja danych wprowadzanych do arkusza kalkulacyjnego

Arkusz kalkulacyjny przygotowany do wypełniania przez kilka osób może stać się prawdziwym koszmarem dla osoby, która obrabia zawarte w nim dane. Każdy użytkownik używa własnego formatowania, część potrzebnych informacji jest pomijana, inne podawane są nadmiarowo. Jedynym sposobem na zachowanie odpowiednich formatów komórek oraz dopilnowanie, by zawartość była wpisywana zgodnie z założonymi wcześniej ustaleniami jest uruchomienie w arkuszu Excela mechanizmów weryfikacji wprowadzanych danych. Tak zwana walidacja nie pozwoli na zbytnie odbieganie od założeń. Uchroni przed przypadkowymi i zamierzonymi błędami.

1. Sprawdzanie długości tekstu wprowadzanego do komórek
Zaznacz komórki, które chcesz kontrolować. Kliknij kartę Dane na wstążce i przejdź do sekcji Narzędzia danych. Rozwiń menu ukryte pod przyciskiem Poprawność danych i wybierz polecenie Poprawność danych. Przejdź na kartę Ustawienia. Kryteria poprawności określa się na liście Dozwolone. Domyślnie ustawiona jest na niej dowolna wartość. Możesz jednak ograniczyć możliwość wprowadzania danych do liczb całkowitych, wartości dziesiętnych, używać list, sprawdzać zakres dat i godzin czy ograniczać długość tekstu. Jeżeli nie chcesz na przykład by wpisy w komórkach były zbyt długie ale jednocześnie by nie ograniczały się do lakonicznego komentarza użyj polecenia Długość tekstu. Na liście poniżej określ sposób sprawdzenia, a (w zależności od warunków) w polach Minimum i Maksimum zdefiniuj wartości brzegowe. Zwróć uwagę, że nie muszą być one wpisywane na stałe ale mogą przyjmować wartości zależne od wyników obliczeń formuł arkusza. Aby pobrać wartości z innych komórek użyj przycisków umieszczonych po prawej stronie pól. Pozostaw też zaznaczenie Ignoruj puste, co zabezpieczy przed sygnalizacją błędów w komórkach bez wypełnienia.

Ograniczenie możliwości wprowadzania dat do założonego okresu 2. Poprawność dat i godzin
Aby poddać kontroli wpisywane daty bądź czas, wybierz z listy Dozwolone opcję Data. Lista Wartości danych, jak poprzednio służy do określania warunków brzegowych. Możesz umożliwić wprowadzanie jedynie dat zawartych w pewnym przedziale, większych od określonej, mniejszych czy na przykład mniejszych bądź równych. Możliwości jest sporo. W zależności od zdefiniowanego warunku u dołu okna wpisz odpowiednie wartości brzegowe.

3. Ograniczenie wpisów do zbioru elementów
Wprowadź do arkusza wartości, które będą mogły być używane w opisie komórek. Mogą to być wartości liczbowe, tekst a nawet wyniki działania formuł. Dzięki tej ostatniej możliwości zbiór danych jest elastyczny i można go dynamicznie modyfikować. Następnie zaznacz komórki poddawane ograniczeniu i uruchom narzędzie weryfikacji danych. W polu Dozwolone wybierz Lista. Kliknij przycisk z prawej strony pola Źródło i zaznacz zakres komórek z wartościami bazowymi. Ponownie kliknij ten sam przycisk by powrócić do okna konfiguracyjnego funkcji. Jeżeli chcesz by dostępne wpisy były w każdej komórce wyświetlane w postaci listy wyboru, zaznacz pole Rozwinięcia w komórce. Aby w arkuszu nie pojawiało się jednak zbyt wiele elementów możesz ograniczyć się tylko do kontroli. W takiej sytuacji usuń to zaznaczenie. W każdym z opisywanych przypadków możesz użyć parametru Zastosuj te zmiany we wszystkich komórkach z tymi samymi ustawieniami. Jeżeli listę źródłową umieścisz w oddzielnym arkuszu i zabezpieczysz ją prze modyfikacją będziesz miał gwarancję że wśród danych nie pojawią się żadne niepotrzebne elementy.

Przykładowy komunikat użytkownika informujący o włączonej weryfikacji danych 4. Komunikaty informujące o uruchomionej weryfikacji
Aby użytkownicy korzystający z arkusza nie byli zaskoczeni i by nie trzeba było każdemu osobno tłumaczyć wprowadzonych ograniczeń i zasad wprowadzania danych, możesz posłużyć się automatycznymi komunikatami. Przejdź na kartę Komunikat wejściowy i zaznacz Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki. Wpisz tytuł wiadomości w pole poniżej oraz treść komunikatu w pole Komunikat wejściowy. Zwróć uwagę, że tytuł nie może być dłuższy niż 33 znaki. Co ważne jednak komunikaty wejściowe mogą być inne dla każdej grupy weryfikowanych danych.

Ostrzeżenie domyślnie blokuje nieprawidłowe wpisy ale pozwala również na nie jeżeli są zamierzone 5. Alarmy o błędach
Mechanizm nie byłby kompletny gdyby nie reagował na nieprawidłowe dane. Sposób zachowania w takiej sytuacji określisz na karcie Alert o błędzie. Zaznacz Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych. Na liście Styl wskaż ikonę komunikatu. Wybór ikony i stylu to nie tylko sposób wizualizacji. W zależności od decyzji arkusz zablokuje możliwość użycia nieprawidłowych danych (opcja Zatrzymaj), ostrzeże o błędzie ale pozwoli na niego po dodatkowym potwierdzeniu (Ostrzeżenie) bądź jedynie poinformuje o niezgodności ze zdefiniowaną regułą (Informacja). W polach obok określ tytuł oraz treść swojego komunikatu. Jeżeli nie wpiszesz żadnych informacji będzie wyświetlany komunikat domyślny, a wpis zostanie zablokowany. Zakończ konfigurację przyciskiem OK. Właściwość weryfikacji danych przenosi się wraz z kopiowanymi komórkami, co ułatwia konfigurowanie arkusza. Raz zdefiniowanej nie trzeba ponownie wpisywać gdy zmienia się struktura danych i formatowanie.