5 błędów w organizacji czasu pracy

Donald E. Wetmor, profesor MBA z nowojorskiego Mercy College in Dobbs Ferry, autor koncepcji organizacji czasu pracy i wieloletni doradca w tym zakresie, przedstawił czytelnikom Darwinmag.com pięć błędów w organizacji czasu, popełnianych często przez menedżerów.

Zdaniem Donalda Wetmora, optymalna organizacja czasu pracy niekoniecznie zakłada pracowanie ciężej, a raczej - mądrzej. Jak przypomina - nawet w wyścigach konnych pierwszy koń nie dostaje 50 tys. USD za to, że przebiegł dwa razy więcej niż drugi na mecie wierzchowiec, nagrodzony 25 tys. USD. Mogła ich dzielić jedna, dwie długości - a może nawet pierwszy wygrał o długość chrap.

Także w usprawnianiu własnej organizacji czasu nie wszystko polega na dodaniu dodatkowych "dopalaczy"; wiele miejsca zajmuje raczej wyeliminowanie elementów powstrzymujących nas od wykorzystania pełni możliwości.

Wetmor przedstawia pięć najważniejszych zaobserwowanych przez niego błędów, których wyplenienie szczerze poleca.

1.Zaczynanie dnia bez planu działania. W efekcie rozpoczyna się dzień od podążania za najgłośniejszym wezwaniem, jakie się usłyszy wkraczając rano do biura. Cały dzień mija w efekcie w głębokiej defensywie, reaktywnie - odpowiadając na wezwania osób lub wydarzeń. A jeśli pozwoli się innym organizować sobie czas - wykorzystają to bezwględnie. W efekcie można się ciężko napracować i nie posunąć się o krok w realizacji swoich zadań. Organizacja czasu pracy nie polega na robieniu złych rzeczy szybciej. Polega na robieniu dobrych rzeczy.

2.Pozbywanie się poczucia równowagi. Nasze życie przebiega w siedmiu obszarach: zdrowia, rodziny, finansowym, intelektualnym, społecznym, zawodowym i duchowym. Trudno poświęcać cały dzień na przebywanie tylko w jednym z tych obszarów, albo na równy podział aktywności między poszczególne obszary. Jeśli jednak któryś z tych obszarów będzie zaniedbany, jest to równoznaczne z sabotowaniem własnego sukcesu. Ponadto zaniedbywanie jednego obszaru bezpośrednio odbija się na pozostałych.

3. Praca w bałaganie. Różne badania dowodzą, że osoby pracujące w nieporządku, np. przy zaśmieconych biurkach, średnio 1,5 godziny dziennie tracą na przyglądanie się rozłożonym na biurku rzeczom albo są rozpraszane przez ich obecność w inny sposób. Tygodniowo oznacza to stratę 7,5 godziny.

4. Za mało snu. Inne z kolei badania dowodzą, że 75% narzeka na permanentne zmęczenie. Większość osób śpi dostatecznie długo, ale nie dość dobrze. Po dniu pełnym stresów ciężko im przespać dobrze całą noc. Przy dobrej organizacji dnia i realizacji tego planu - także sen przychodzi łatwiej.

5. Brak przewy na lunch. Wiele osób pracuje w czasie pory posiłku sądząc, że pozwoli im to na osiągnięcie lepszych rezultatów. Tymczasem badania dowodzą czegoś dokładnie odwrotnego. Po wielu godzinach pracy dopada znużenie i znudzenie pracą. Oczywiście nie idąc na przerwę obiadową wykonamy więcej pracy, ale to nie jest najważniejsze. Interesuje nas przecież - o ile bardziej możemy być produktywni. Przerwa, nawet krótka, 15-minutowa, pozwala na ponowne naładowanie baterii i bardziej efektywną pracę po południu. Spada też prawdopodobieństwo, że przełożymy niektóre trudniejsze i mniej przyjemne zadania na jutro albo "na potem" - a często to właśnie one decydują w dłuższej perspektywie o poziomie nasej produktywności.

Więcej pomysłów Donald E. Wetmore zamieszcza w artykule "Top Five Best Time Management Practices", którego kopię można bezpłatnie zamówić pocztą elektroniczną pod adresem ctsem@msn.com , wiadomość trzeba zatytułować "Top Five".


Zobacz również