Bezpieczne dokumenty

W Internecie i sieciach lokalnych każdego dnia krążą miliony ważnych dokumentów. Poufne informacje, zanim dotrą do adresata, mogą stać się łupem internetowych hakerów lub nieuczciwych współpracowników. Dzięki nowym narzędziom Office XP można znacznie utrudnić życie złodziejom.

W Internecie i sieciach lokalnych każdego dnia krążą miliony ważnych dokumentów. Poufne informacje, zanim dotrą do adresata, mogą stać się łupem internetowych hakerów lub nieuczciwych współpracowników. Dzięki nowym narzędziom Office XP można znacznie utrudnić życie złodziejom.

W poprzedniej wersji pakietu Office osoba chcąca podpisać cyfrowo dokument najczęściej używała do tego celu osobnych, specjalistycznych narzędzi szyfrujących, np. systemu kryptograficznego PGP. Od czasu pojawienia się Office XP możesz sygnować podpisem elektronicznym zarówno tworzone i wykorzystywane pliki, jak i makroinstrukcje. Co więcej, najnowsza wersja najpopularniejszego pakietu biurowego ma dużo większe możliwości, bo pliki przygotowane w Microsoft Excel, PowerPoint, Word mogą być jednocześnie cyfrowo podpisane i zaszyfrowane, co pozwala znacznie podnieść standard bezpieczeństwa dokumentów, a tym samym informacji. Celem użycia certyfikatu jest zaświadczenie, że makro lub dokument pochodzą od podpisującego, a podpis wskazuje i gwarantuje, że w międzyczasie nie zostały w żaden sposób zmodyfikowane. Zwróć uwagę, że sygnowanie makroinstrukcji i dokumentów to dwa osobne procesy, dlatego należy odmiennie traktować certyfikaty związane z każdym z nich.

Jak uzyskać cyfrowe certyfikaty?

Pierwszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług komercyjnego urzędu certyfikacji, gdzie za niewielką opłatą otrzymasz potrzebny certyfikat. W takiej sytuacji potencjalny klient, w zależności od swojego statusu może, a właściwie powinien skorzystać z jednego z poniższych typów certyfikatów dotyczących dostawców oprogramowania:

  • Certyfikat cyfrowy Klasy 2 - jest przeznaczony dla osób indywidualnie publikujących oprogramowanie. Upewnia o tożsamości indywidualnego wydawcy.

  • Certyfikat cyfrowy Klasy 3 jest przeznaczony dla przedsiębiorstw publikujących oprogramowanie. Daje większy stopień pewności niż Klasa 2 certyfikatu cyfrowego. Certyfikaty cyfrowe Klasy 3 służą do reprezentacji poziomu bezpieczeństwa programu w detalicznej sprzedaży. Ponadto firma ubiegająca się o certyfikat cyfrowy klasy 3 musi być stabilna finansowo. Oceną, czy przedsiębiorstwo spełnia takie wymagania, zajmuje się firma Dun & Bradstreet Financial Services.
Alternatywnym rozwiązaniem jest samodzielne utworzenie cyfrowego certyfikatu, np. za pomocą dołączonego do Office XP narzędzia selfcert.exe. Jednak w tym wypadku certyfikat cyfrowy nie jest wystawiony przez rzeczywisty urząd certyfikacji, a podpisane w ten sposób makra nazywa się projektami z zaświadczeniem własnym. Taki certyfikat uznaje się za nieuwierzytelniony, co przy ustawieniu poziomu zabezpieczeń makr na Wysoki lub Średni powoduje wygenerowanie ostrzeżenia o zabezpieczeniach. Podobnie podpis cyfrowy generowany przez pakiet Office XP może nie być legalnym podpisem obowiązującym w danym kraju lub w innych państwach, na terenie których wykorzystywany będzie sygnowany dokument. W takim wypadku skorzystanie z podpisu cyfrowego jak z oficjalnego podpisu może być utrudnione lub wręcz niemożliwe. Zanim zdecydujesz się na taki krok, zasięgnij porady w odpowiedniej instytucji.

Warto zwrócić uwagę na pewną specyficzną cechę Office XP. Zaimplementowane w pakiecie funkcje cyfrowego podpisywania plików i makr nie zawsze sprawdzają ważność wykorzystywanego do tego celu certyfikatu. Dlatego użytkownik również we własnym zakresie powinien sprawdzać ważność certyfikatu cyfrowego przed użyciem go do podpisania dokumentu.

Tworzenie i zastosowanie podpisu cyfrowego za pomocą narzędzi wbudowanych w Office XP

Tworzenie certyfikatu cyfrowego przeznaczonego do użytku osobistego ma pięć etapów:

Etap 1 Otwórz narzędzie selfcert.exe w folderze X:\Program Files\Microsoft Office\Office10, gdzie litera X oznacza nazwę dysku, na którym zainstalowano pakiet Office.

Etap 2 Teraz należy podać dane niezbędne do utworzenia certyfikatu, takie jak imię i nazwisko.

etap2

etap2

Etap 3 Na ekranie pojawia się komunikat o pomyślnym utworzeniu certyfikatu.

etap 3

etap 3

Etap 4 Przejdź do wybranego programu (Word, Excel, PowerPoint) i z menu głównego Narzędzia | Opcje | Zabezpieczenia | Podpisy Cyfrowe | Dodaj wybierz certyfikat, którego chcesz użyć.

etap 4

etap 4

Etap 5 Zamknij okno Opcje. Jeśli procedura podpisywania dokumentu przebiegła poprawnie, to na pasku tytułu powinien pojawić się dopisek "(Podpisane)".

Usuwanie informacji osobistych

W Office XP można usunąć metadane z dokumentów. Jest to szczególnie przydatne, gdy dokument ma trafić do szerszego obiegu, a jego autorowi zależy na zachowaniu anonimowości. W programach Word, Excel i PowerPoint w wersji XP informacje autorskie można usunąć w bardzo prosty sposób. W tym celu zaznacz opcję Usuń informacje osobiste z tego pliku przy zapisywaniu w oknie dialogowym Opcje na karcie Zabezpieczenia.

Nie ma żadnej udokumentowanej metody przeprowadzenia tej operacji automatycznie podczas zapisywania wielu dokumentów. W każdym trzeba zaznaczyć tę opcję osobno. Możliwe jest jedynie takie ustawienie programu, aby informował użytkownika, kiedy metadane mają zostać zapisane wraz z dokumentem.

Alternatywne rozwiązanie to wykorzystanie odpowiedniego makra wspomagającego automatyczne usuwanie metadanych. Należy w tym celu utworzyć odpowiednią makroinstrukcję, która używałaby wyżej wspomnianej funkcji. Następnie wystarczy powiązać ją z zapisywaniem pliku i przypisać całość do klawisza [F12]. To rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić trochę czasu, a co najważniejsze - będzie całkowicie niezauważalne i niewymagające żadnej interwencji użytkownika.


Zobacz również