Cyfrowe archiwum

Trzymanie w porządku zbiorów elektronicznych dokumentów to wyzwanie nie tylko dla dużych organizacji. Nadmiar archiwizowanych danych może sparaliżować komputer nawet podczas przeszukiwania domowej dokumentacji podatkowej, rachunków i umów.

Trzymanie w porządku zbiorów elektronicznych dokumentów to wyzwanie nie tylko dla dużych organizacji. Nadmiar archiwizowanych danych może sparaliżować komputer nawet podczas przeszukiwania domowej dokumentacji podatkowej, rachunków i umów.

ELOoffice 7.0 to system do zarządzania obiegiem dokumentów. Produkty tego typu przydatne są przede wszystkim w firmach, gdzie trzeba nadzorować ich przepływ oraz ograniczyć przechowywanie dokumentacji w formie papierowej. Przydają się także do uporządkowania archiwów w postaci cyfrowej - praca z plikami porozrzucanymi bezładnie po twardym dysku jest równie trudna, jak w wypadku zabałaganionego papierami biura.

ELOoffice umożliwia archiwizację różnych dokumentów: od plików Microsoft Office po pliki graficzne, dźwiękowe i wideo.

ELOoffice umożliwia archiwizację różnych dokumentów: od plików Microsoft Office po pliki graficzne, dźwiękowe i wideo.

Okazuje się, że zarządzanie dokumentami jest pomocne także w domu. Możliwości ELOoffice'a wypróbujesz dzięki bezpłatnej wersji testowej, ograniczonej do 200 dokumentów, ale bez limitu czasowego, nie ma więc obawy, że przeniesione do archiwum aplikacji pliki przestaną być dostępne np. po miesiącu.

Pierwsze wrażenie po uruchomieniu ELOoffice'a może zniechęcać: mnóstwo niezrozumiałych ikon na paskach narzędzi sprawia przytłaczające wrażenie. Jednak już po kilku chwilach wyraźnie widać zalety aplikacji. Wszystkie przechowywane w niej dokumenty umieszczone są w hierarchii folderów (podobnie jak pliki na dysku), cała struktura widoczna jest w lewej części okna programu w postaci rozwijanego drzewa. Kliknięcie ikony folderu powoduje wyświetlenie listy jego zawartości, kliknięcie pozycji odpowiadającej dokumentowi - podgląd dokumentu. Program wyświetla pliki w różnych formatach (w tym dokumenty pakietu Office i PDF), także graficzne, i odtwarza pliki dźwiękowe oraz wideo. W ELOoffisie można także archiwizować odnośniki do stron WWW: zawartość witryny zostanie pobrana w momencie otwarcia takiego "dokumentu". Aplikacja dobrze sprawdza się też w archiwizowaniu poczty elektronicznej (współpracuje z Outlookiem). Po instalacji programu archiwum zawiera sporo różnych przykładów, dzięki którym można dość szybko poznać zasady jego działania.

Przed dodaniem do archiwum ELOoffice'a własnych plików warto poćwiczyć przeszukiwanie i porządkowanie zbioru dokumentów. Elementy można dowolnie układać w strukturze folderów i plików - wystarczy kliknąć i przeciągnąć ikonę pliku bądź folderu w odpowiednie miejsce. Nowe elementy struktury archiwum można umieszczać za pomocą przycisku Dołącz element struktury archiwum. Bardziej skomplikowane operacje warto wykonywać za pomocą opisanego dalej Przenośnika. Większość narzędzi do wyszukiwania dokumentów znajduje się na zakładce Szukaj (dostępnej także za pomocą skrótu klawiszowego [F8]). Przeszukiwać można nie tylko same dokumenty, ale też dołączane do nich notatki i komentarze, opisujące wersję pliku.

Przenośnik i CheckOut

Możliwość archiwizowania zdjęć i filmów sprawia, że ELOoffice może być fotoalbumem.

Możliwość archiwizowania zdjęć i filmów sprawia, że ELOoffice może być fotoalbumem.

Jedną z najważniejszych cech ELOoffice'a jest łatwość dodawania nowych dokumentów do zasobów. Program integruje się np. z aplikacjami pakietu Microsoft Office, implementując w nich własne przyciski, służące do kopiowania elementów do archiwum. Dowolne pliki można dodawać do archiwum także za pomocą zwykłego przeciągania. Dodanie nowego elementu wymaga wypełnienia formularza, obowiązkowe jest podanie nazwy dokumentu, dodatkowo - daty utworzenia pliku czy wersji. Plik można także opatrzyć komentarzem. Ta ostatnia czynność jest opcjonalna, ale warto z niej skorzystać. Komentarz może zawierać istotne informacje, pomagające w późniejszym odnalezieniu dokumentu: wyszukiwanie według komentarzy jest szybsze niż przeszukiwanie pełnotekstowe. Dowolny dokument w ELOoffisie można wzbogacić o krótkie notatki lub załączniki. To wygodny sposób na dodatkowe opisanie pliku, dokładniejszy niż komentarz. Jeśli z ELOoffice'a korzysta kilka osób, notatki są dobrą metodą na wymianę uwag.

Wszystkie wymienione do tej pory funkcje dotyczyły wyłącznie karty Archiwum. To na niej odbywa się większość operacji podczas pracy z programem, ale do pełnego jego wykorzystania trzeba dobrze poznać przeznaczenie narzędzi, takich jak Przenośnik, PostBox czy CheckOut.

Do czego służy Przenośnik? Pomaga w wykonywaniu bardziej złożonych czynności z dokumentami w archiwum. Można traktować to narzędzie jako rozbudowany odpowiednik schowka w Windows, świetnie sprawdza się np. podczas pracy z wieloma dokumentami wyszukanymi w różnych, oddalonych miejscach archiwum. Domyślnie lista dokumentów w Przenośniku nie jest zapisywana przy zamykaniu ELOoffice'a, ale można taką funkcję włączyć za pomocą ustawień w Zarządzanie systemem | Opcje.

Narzędzia PostBox i CheckOut przeznaczone są do pracy grupowej z ELOoffice'em: gdy z programu korzysta jedna osoba, będą raczej nieprzydatne. PostBox służy do zbierania elementów (zawiera m.in. specjalną funkcję skanowania dokumentów w formie papierowej), wstępnego ich przygotowywania i umieszczania we wspólnym archiwum. CheckOut umożliwia natomiast wyjęcie dokumentu z archiwum do edycji. Taki dokument zostaje zablokowany dla innych użytkowników, co chroni przed podwójną edycją i pomyłkami.

ELOoffice oferuje ciekawe funkcje importu i eksportu danych. Nie sposób wymienić wszystkich, warto natomiast zwrócić uwagę na możliwość publikacji danych z archiwum na krążku CD/DVD. Przeglądanie go nie wymaga użycia samego programu, jest więc to dobry sposób na archiwizację - gdy np. komputer z zasobami zostanie uszkodzony, treść ważnych dokumentów będzie dostępna w archiwum na CD/DVD, w dowolnym innym komputerze. Szkoda, że program nie potrafi finalnie nagrać tak przygotowanego zbioru na krążek - użytkownik musi to zrobić samodzielnie za pomocą innej aplikacji.

Drobne niedociągnięcia

Praca z programem jest wygodna, ale trzeba przyzwyczaić się do nietypowego nazewnictwa i często niestandardowo opracowanych narzędzi.

Praca z programem jest wygodna, ale trzeba przyzwyczaić się do nietypowego nazewnictwa i często niestandardowo opracowanych narzędzi.

ELOoffice jest programem o wielkich możliwościach, ale niepozbawionym wad. Usterki to najczęściej nie do końca dopracowane elementy interfejsu i nieintuicyjne narzędzia. Przykładowo, zaznaczanie kolorem wybranych dokumentów w archiwum można przeprowadzić prościej, bez konieczności przechodzenia przez kilka okien. Co więcej, wybrany kolor widoczny jest tylko w oknie podglądu lub w wynikach wyszukiwania: sposób wyświetlania nazwy dokumentu w drzewie folderów i dokumentów nie ulega zmianie.

Główne zastrzeżenie dotyczy większości okien dialogowych w ELOoffisie i ogólnej filozofii działania programu. Aplikacja sprawia wrażenie interfejsu do obsługi bazy danych. Jest to oczywiście prawda, bo całe archiwum w ELOoffisie można potraktować jako specyficzną bazę informacji. Wiele funkcji można jednak było rozwiązać w prostszy sposób, zwracając uwagę na przyzwyczajenia użytkowników wyniesionych chociażby z używania systemu Windows. Dotyczy to przede wszystkim obsługi folderów w archiwum, układu menu kontekstowego, funkcji wyszukiwania. Nazewnictwo elementów pojawiających się w programie również warto by uprościć. Mylące, przynajmniej na początku, mogą okazać się oznaczenia przycisków, np. ten z rysunkiem kosza służy do usuwania elementu z listy wyników wyszukiwania lub z całego archiwum, podczas gdy w większości systemów operacyjnych służy do wyrzucania plików i folderów do śmieci.

Uwaga: w czasie instalacji ELOoffice'a mogą pojawić się ostrzegawcze komunikaty programu antywirusowego, aplikacja instaluje bowiem w systemie makropolecenia oraz nową, wirtualną drukarkę.

Informacje http://www.elo.pl Cena 1089 zł

Praca grupowa

Zarządzanie dokumentami w wersji cyfrowej wymaga konsekwencji. ELOoffice znakomicie ułatwia zadanie, ale użytkownik musi sam zadbać o przejrzystą strukturę archiwum. Problemy mogą dotyczyć zwłaszcza sytuacji, gdy z jednego archiwum korzysta jednocześnie wiele osób. W takim wypadku niezbędne staje się dobre poznanie funkcji, takich jak Przenośnik i CheckOut, dzięki którym można chronić edytowane partie archiwum przed zmianami wprowadzonymi przez innych użytkowników.


Zobacz również