Cyfrowe archiwum

Zarządzanie zbiorami dokumentów w postaci cyfrowej to wyzwanie nie tylko przed dużymi organizacjami. Nadmiar archiwizowanych informacji może sparaliżować nawet przeszukiwanie domowych dokumentów podatkowych, rachunków i umów.

Zarządzanie zbiorami dokumentów w postaci cyfrowej to wyzwanie nie tylko przed dużymi organizacjami. Nadmiar archiwizowanych informacji może sparaliżować nawet przeszukiwanie domowych dokumentów podatkowych, rachunków i umów.

Informacje: http://www.elo.pl

Cena: 1089 zł

ELOoffice 7.0 to system do zarządzania obiegiem dokumentów. Produkty tego typu przydatne są przede wszystkim w firmach, gdzie pozwalają nadzorować przepływ dokumentów oraz ograniczyć przechowywanie dokumentacji w formie papierowej. System zarządzania dokumentacją przyda się także do uporządkowania archiwów w postaci cyfrowej – praca z plikami porozrzucanymi bezładnie po dysku twardym jest równie trudna, jak w przypadku zabałaganionego papierowymi dokumentami biura.

Jak się okazuje, zarządzanie dokumentami może przydać się nawet w domu. Możliwości ELOoffice można wypróbować dzięki bezpłatnej wersji testowej, ograniczonej do 200 dokumentów. Wersja testowa nie jest ograniczona czasowo, nie ma więc obawy, że przeniesione do archiwum ELOoffice dokumenty przestaną być dostępne np. po miesiącu.

ELOoffice umożliwia archiwizację różnorodnych dokumentów: od plików tworzonych przez pakiet Microsoft Office po pliki graficzne, dźwiękowe i wideo.

ELOoffice umożliwia archiwizację różnorodnych dokumentów: od plików tworzonych przez pakiet Microsoft Office po pliki graficzne, dźwiękowe i wideo.

Pierwsze wrażenie po uruchomieniu ELOoffice może zniechęcać: mnóstwo niezrozumiałych ikon na paskach narzędziowych sprawia przytłaczające wrażenie. Jednak już po kilku chwilach wyraźnie stają się zalety aplikacji. Wszystkie przechowywane w ELOoffice dokumenty umieszczone są w hierarchii folderów (podobnie jak pliki na dysku), cała struktura widoczna jest w lewej części okna programu w postaci rozwijanego drzewa. Kliknięcie „folderu” powoduje wyświetlenie listy jego zawartości, kliknięcie pozycji odpowiadającej dokumentowi – wyświetlenie podglądu dokumentu. ELOoffice potrafi wyświetlać dokumenty w różnych formatach (w tym dokumenty pakietu Office i PDF), pliki graficzne a także odtwarzać pliki dźwiękowe i wideo. W ELOoffice można także archiwizować odnośniki do stron WWW: zawartość strony zostanie pobrana w momencie otworzenia takiego „dokumentu”. Program dobrze sprawdza się także w archiwizowaniu poczty elektronicznej (współpracuje z Microsoft Outlook). Po instalacji programu archiwum dokumentów zawiera sporo różnorodnych przykładów, dzięki którym można dość szybko poznać zasady działania aplikacji.

Przed dodaniem do archiwum ELOoffice własnych plików warto poćwiczyć przeszukiwanie i porządkowanie zbioru dokumentów. Dokumenty dodane do archiwum można dowolnie układać w strukturze folderów i plików – wystarczy kliknąć i przeciągnąć ikonę dokumentu bądź folderu w odpowiednie miejsce. Nowe elementy struktury archiwum można tworzyć za pomocą przycisku Dołącz element struktury archiwum. Bardziej skomplikowane operacje na strukturze archiwum warto wykonywać za pomocą opisanego dalej Przenośnika. Większość narzędzi do wyszukiwania dokumentów znajduje się na zakładce Szukaj (dostępnej także za pomocą skrótu klawiszowego [F8]). Przeszukiwać można nie tylko same dokumenty, ale też dołączane do nich notatki i komentarze opisujące wersję dokumentu.

ELOoffice jest niezwykle rozbudowanym systemem zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej. Drobne usterki interfejsu nie zmieniają ogólnej oceny tej aplikacji, która z pewnością przyda się w przedsiębiorstwach i większych organizacjach, a warto ją wypróbować nawet na domowym komputerze.

Przenośnik i CheckOut

Jedną z najważniejszych cech ELOoffice jest łatwość dodawania nowych dokumentów do archiwum. Program integruje się np. z aplikacjami pakietu Microsoft Office, dodając własne przyciski służące do kopiowania dokumentów do archiwum. Dowolne pliki można dodawać do archiwum ELOoffice także za pomocą zwykłego przeciągania pomiędzy Eksploratorem Windows a oknem ze strukturą archiwum. Dodanie nowego elementu do archiwum wymaga wypełnienia formularza, elementem obowiązkowym jest nazwa dokumentu, ale można podać także datę utworzenia pliku czy jego wersję. Dodany dokument można także opatrzeć komentarzem. Ta ostatnia czynność jest opcjonalna, ale warto z takiej możliwości skorzystać. Komentarz może zawierać istotne informacje, pomagające w późniejszym odnalezieniu dokumentu: wyszukiwanie wg komentarzy jest szybsze niż przeszukiwanie pełnotekstowe. Dowolny dokumeny w ELOoffice można wzbogacić o krótkie notatki lub załączniki. To wygodny sposób na dodatkowe opisanie pliku, w sposób dokładniejszy, niż można to uczynić za pomocą komentarza. Jeśli z ELOoffice korzysta kilka osób, notatki są dobrą metodą na wymianę uwag.

Wszystkie opisane do tej pory funkcje ELOoffice dotyczyły wyłącznie karty Archiwum. To na niej odbywa się większość operacji podczas pracy z programem, ale do pełnego wykorzystania ELOoffice trzeba dobrze poznać przeznaczenie narzędzi takich jak Przenośnik, PostBox czy CheckOut. Do czego służy Przenośnik? To miejsce pomagające w wykonywaniu bardziej złożonych operacji na dokumentach w archiwum. Można traktować Przenośnik jako rozbudowany odpowiednik Schowka w Windows, narzędzie to świetnie sprawdza się np. podczas pracy na wielu dokumentach wyszukanych w różnych, oddalonych miejscach archiwum. Domyślnie lista dokumentów w Przenośniku nie jest zapisywana przy zamykaniu ELOoffice, ale można taką funkcję włączyć za pomocą ustawień w Zarządzanie systemem|Opcje. Narzędzia takie jak PostBox i CheckOut przeznaczone są do pracy grupowej z ELOoffice: gdy z programu korzysta jedna osoba będą raczej nieprzydatne. PostBox służy do zbierania dokumentów (zawiera m.in. specjalnego funkcje do skanowania dokumentów w formie papierowej), wstępnego ich przygotowywania i umieszczania we wspólnym archiwum. CheckOut umożliwia natomiast wyjęcie dokumentu z archiwum do edycji. Taki dokument zostaje zablokowany dla innych użytkowników, co chroni przed podwójną edycją i pomyłkami.

Praca z programem jest wygodna, ale trzeba przyzwyczaić się do nietypowego nazewnictwa i często niestandardowo opracowanych narzędzi.

Praca z programem jest wygodna, ale trzeba przyzwyczaić się do nietypowego nazewnictwa i często niestandardowo opracowanych narzędzi.

ELOoffice oferuje ciekawe funkcje importu i eksportu danych. Nie sposób wymienić wszystkich możliwości, warto natomiast zwrócić uwagę na możliwość publikacji danych z archiwum na krążku CD/DVD. Przeglądanie takiego archiwum nie wymaga użycia samego programu, jest więc to dobry sposób na archiwizację danych – gdy np. komputer z archiwum zostanie uszkodzony, można sprawdzić treść ważnych dokumentów korzystając z archiwum na CD/DVD i dowolnego innego komputera. Szkoda, że program nie potrafi finalnie nagrać tak przygotowanego archiwum na krążek CD/DVD – użytkownik musi to zrobić samodzielnie za pomocą innej aplikacji.

Drobne niedociągnięcia

ELOoffice jest programem o wielkich możliwościach, ale nie pozbawionym wad. Usterki to najczęściej nie do końca dopracowane elementy interfejsu i mało intuicyjnie działające narzędzia. Przykładowo zaznaczanie kolorem wybranych dokumentów w archiwum można zaimplementować prościej, bez konieczności przeklikiwania się przez kilka okien. Co więcej, wybrany kolor widoczny jest tylko w oknie podlgądu lub w wynikach wyszukiwania: sposób wyświetlania nazwy dokumentu w drzewie folderów i dokumentów nie ulega zmianie.

Główne zastrzeżenie dotyczy większości okien dialogowych w ELO Office i ogólnej filozofii działania programu. Aplikacja sprawia wrażenie interefejsu do obsługi bazy danych. Jest to oczywiście prawdą, bo całe archiwum w ELO Office można potraktować jako specyficzną bazę danych. Wiele funkcji można jednak było rozwiązać w prostszy sposób, bazując na przyzwyczajeniach użytkowników wyniesionych chociażby z używania systemu Windows. Dotyczy to przede wszystkim operacji na folderach w archiwum, układu menu kontekstowego, funkcji wyszukiwania. Nazewnictwo elementów pojawiających się w programie również można uprościć. Mylące, przynajmniej na początku, mogą okazać się oznaczenia przycisków, np. Ten z rysunkiem kosza służy do usuwania elementu z listy wyników wyszukiwania lub z całego archiwum podczas gdy Kosz w większości systemów operacyjnych służy do wyrzucania plików i folderów do śmieci, a nie do porządkowania wyników szukania.

ELOoffice jest dostępny w bezpłatnej wersji testowej, która jest doskonałym sposobem na poznanie możliwości programu. Jedyne ograniczenie wersji testowej nałożono liczbę dokumentów: można ich utworzyć co najwyżej 200. Uwaga: w czasie instalacji programu mogą pojawić się ostrzegawcze komunikaty programu antywirusowego, ELOoffice instaluje bowiem w systemie makropolecenia oraz nową, wirtualną drukarkę.

Ocena końcowa: 7/10

Werdykt PCWK:

+ wszechstronność

+ bezpieczeństwo

- usterki interfejsu

- wysoka cena, brak wersji do domowego użytku


Zobacz również