Do raportu!

W numerze styczniowym pisaliśmy o technikach budowania relacji w bazie danych Microsoft Access - naturalnym uzupełnieniem tej tematyki są kwerendy i raporty, które przedstawimy tutaj w poglądowy sposób, na prostych przykładach.

W numerze styczniowym pisaliśmy o technikach budowania relacji w bazie danych Microsoft Access - naturalnym uzupełnieniem tej tematyki są kwerendy i raporty, które przedstawimy tutaj w poglądowy sposób, na prostych przykładach.

Przypomnijmy na początek, że Access jest nie tylko elementem składowym pakietu Microsoft Office i samodzielnym programem do obsługi firmowych baz danych. Istotne jest też to, że jest także frontonem baz danych typu klient-serwer, którego naturalnym źródłem jest SQL Server. Współpracuje z wieloma programami z całego zestawu biurowych aplikacji Microsoftu, stanowiąc dla nich źródło danych bazodanowych, a także czerpiąc z nich aktualizacje - takie programy, jak Project (łącznie z serwerem projektów), InfoPath czy SharePoint mogą być powiązane z danymi opracowywanymi w Accessie, zatem znajomość jego obsługi ma daleko większe znaczenie, zwłaszcza w dużych firmach.

Przykładowy panel przełączania z formularzami do dodawania rekordów jako interfejs dla użytkownika.

Przykładowy panel przełączania z formularzami do dodawania rekordów jako interfejs dla użytkownika.

Zbudowanie systemu tabel połączonych relacjami to podstawa relacyjnej bazy danych, jednak ich nośność informacyjna ukazuje się w pełni dopiero wtedy, gdy sięgamy po określone informacje, wyszukując je według rozmaitych kryteriów. Skuteczne techniki selekcjonowania danych, a następnie tworzenia na ich podstawie czytelnych raportów, to nie mniej istotny aspekt baz danych, zwłaszcza wtedy, gdy składają się z tysięcy czy nawet dziesiątek tysięcy rekordów, a w środowisku biurowym różne osoby mają wobec nich odmienne wymagania i na dodatek potrzeby zależą od okoliczności.

Obsługa bazy danych, z pełnym wykorzystaniem dostępnych w niej narzędzi, wymaga dość obszernej wiedzy - wystarczy zauważyć, że niektóre pozycje literatury sięgają nawet tysiąca stron. Wyrafinowane kwerendy czy raporty obficie korzystają z rozbudowanych wyrażeń, których sprawne opanowanie wymaga czasu i pracy - wystarczy przyjrzeć się możliwościom konstruktora wyrażeń w projekcie kwerendy, przy podawaniu warunków precyzujących zakres wyświetlanych informacji, aby z jednej strony dostrzec potęgę narzędzi Accessa, z drugiej zaś zrozumieć, że są różne zakresy umiejętności.

Centrala projektu daje projektantowi baz danych dostęp do wszystkich składników bazy w Accessie.

Centrala projektu daje projektantowi baz danych dostęp do wszystkich składników bazy w Accessie.

Można przyjąć, że proste kwerendy bez trudu utworzy osoba z elementarnym przygotowaniem do obsługi baz, natomiast firmowym administratorom należy powierzyć przygotowanie bardzo skomplikowanych kwerend i raportów, szczególnie często wykorzystywanych przez pracowników.

Wygodnym centrum sterującym jest tzw. panel przełączania, w którym umieszczane są gotowe formularze do uzupełniania danych, wyszukiwania informacji i przeglądania raportów - dają wygodny dostęp do bazy nawet osobom o niewielkim przygotowaniu technicznym, które nie muszą się przejmować skomplikowaną maszynerią stojącą za jej funkcjonowaniem.

Poniżej prezentujemy jedynie elementarne przykłady tworzenia kwerendy i raportu - dokładniejszy opis wymagałby o wiele więcej miejsca, zwłaszcza jeśli chodzi o dodatkowe warunki wyświetlania danych i związany z tym kreator wyrażeń, oferujący rozbudowane możliwości definiowania zakresu wyświetlanych informacji.

OpenOffice Base

Przygotowywana wersja OpenOffice 2.0 po raz pierwszy będzie zawierać program do obsługi relacyjnych baz danych - OpenOffice Base - który zastąpi niezbyt poręczne i skromniutkie funkcjonalnie narzędzia do obsługi danych. Jedną z jego najważniejszych cech jest import danych z Accessa, co może zachęcić wiele firm osiadłych na MS Office, a w jeszcze większej mierze przyciągnąć nowych użytkowników, zwłaszcza mniejsze firmy, które z różnych powodów opierają się na Windows. Zapewne w pierwszych fazach nie będzie to jeszcze system powalający świat na kolana - pamiętajmy, swoją świetną funkcjonalność i ergonomię Access wynosił na wyżyny przez długie lata - ale jest to jaskółka nieco poważniejszych przetasowań na rynku pakietów biurowych. Bazie OpenOffice przyjrzymy się bliżej, gdy tylko pojawi się polska wersja programu 2.0.

<hr size=1 noshade>Kwerenda wybierająca dane

Kwerenda wybierająca daje pełną swobodę doboru pól z różnych tabel bazy danych.

Kwerenda wybierająca daje pełną swobodę doboru pól z różnych tabel bazy danych.

Wyobraźmy sobie prostą bazę artykułów zamieszczonych w czasopiśmie, złożoną z połączonych tabel, takich jak tytuły artykułów, działy czasopisma, autorzy, opisywane produkty czy opisywane firmy.

Chcemy utworzyć kwerendę, która będzie wyświetlać wybrany zakres danych. Co ważne, kwerenda taka nie jest "przywiązana" do konkretnych tabel - użytkownik może dobrać sobie potrzebny zestaw wyświetlanych pól, niezależnie od tego, w której z tabel bazy danych to pole występuje.

  • Kliknij obiekt Kwerenda i wybierz w nim polecenie Utwórz kwerendę za pomocą kreatora.

  • Z listy Tabele/kwerendy wybierz tabelę, a następnie podwójnymi kliknięciami wybierz potrzebne pola z tej tabeli.

  • Z listy Tabele/kwerendy wybierz inną tabelę i ponownie wybierz potrzebne pola.

  • Kliknij przycisk Dalej i wybierz kwerendę szczegółową.

  • Podaj nazwę kwerendy i kliknij przycisk Zakończ.
Na ekranie pojawi się tabela zawierająca informacje zebrane z tych pól, które weszły w skład kwerendy. Jest to po prostu dynamiczna kompilacja danych z rozmaitych tabel w całej bazie. Na tym właśnie polega użyteczność kwerendy - baza jako taka ma surową, techniczną postać, natomiast nas interesują zwykle rozmaite konfiguracje danych. Jest to szczególnie widoczne w biurach, gdzie poszczególni pracownicy mają różne wymagania - jest jedna baza, a każdy z zainteresowanych użytkowników może potrzebować innego zestawu informacji.

<hr size=1 noshade>Kwerenda wybierająca od kuchni

Widok projektu pozwala zmodyfikować definicję kwerendy utworzonej w kreatorze.

Widok projektu pozwala zmodyfikować definicję kwerendy utworzonej w kreatorze.

Gdy otworzysz utworzoną właśnie kwerendę, wyświetlając tabelę z wybranymi przez siebie polami, możesz się przyjrzeć jeszcze dwóm technicznym aspektom kwerendy. Kreator pomógł utworzyć tabelę, ale warto wiedzieć, jaka jest konstrukcja tej kwerendy w powszechnie stosowanym języku SQL.

Wybierz w menu Accessa polecenie Widok | Widok SQL. Na ekranie ukaże się okno zawierające formułę w języku SQL (tym uniwersalnym językiem zapytań posługują się standardowo relacyjne bazy danych), definiującą to, co zostało zaprojektowane w kreatorze kwerendy:

SELECT Artykuły.Artykuł, Artykuły.

Dział, Artykuły.[Numer PCWK]

Osoby.Imię, Osoby.Nazwisko

FROM Osoby INNER JOIN Artykuły ON Oso

by.IDosoby = Artykuły.[Kod autora];

Oczywiście nie trzeba znać SQL-u, aby tworzyć kwerendy, ale na pewno warto wiedzieć, co leży u ich podłoża.

Drugim aspektem technicznym jest projekt, w którym można zmodyfikować funkcjonowanie kwerendy.

Otwórz ponownie kwerendę i wybierz w menu polecenie Widok | Widok projektu. Zobaczysz powiązane relacją tabele, z których zostały wybrane pola do naszej kwerendy, a pod nimi listę pól i informacje o tabelach, z których pochodzą.

Dodatkowo możesz wzbogacić kwerendę, wybierając sposób sortowania (lub pozostawić kwerendę bez sortowania), a także podając dodatkowe kryteria, np. literalnie wpisując nazwisko osoby w bazie. W podawaniu kryteriów pomaga tzw. konstruktor wyrażeń, jednak opis tego narzędzia przekracza ramy tego artykułu.


Zobacz również