Dokumenty Google: pakiet biurowy za darmo

Od momentu, gdy Google udostępnił swój pakiet biurowy online, edytor tekstu przestał kojarzyć się z przerośniętymi aplikacjami, przytłaczającymi mnóstwem niezrozumiałych funkcji. Szybkie, bezpłatne i łatwe w użyciu Dokumenty Google idealnie sprawdzą się w domu i małej firmie. Jedyne, czego potrzebujesz, to przeglądarka internetowa i połączenie z Siecią.

Dokumenty Google zadebiutowały pod koniec 2006 roku, wywołując spore zamieszanie. Część osób błyskawicznie okrzyknęła nowy pakiet biurowy mianem pogromcy komercyjnego Office'a. I chociaż Googl nie wpadł na ten pomysł pierwszy - wcześniej wystartował już ceniony pakiet Zoho - to dopiero rosnąca popularność Dokumentów zmusiła Microsoft do rozpoczęcia intensywnych prac nad internetową wersją Office’a 2010, w skład którego wejdą bezpłatne edycje popularnych Worda i Excela. Jednak Google także nie próżnował przez ten czas, rozbudowując swoje Dokumenty o kolejne funkcje i aplikacje.

Funkcje i obsługiwane formaty

Rejestrując konto w Dokumentach Google, otrzymujesz 1 GB miejsca na swoje pliki przechowywane na serwerze.

Rejestrując konto w Dokumentach Google, otrzymujesz 1 GB miejsca na swoje pliki przechowywane na serwerze.

W skład pakietu Dokumenty Google wchodzą: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, narzędzie do tworzenia prezentacji i konstruowania formularzy. Korzystając z nich, możesz zakładać na serwerze katalogi, w których będziesz przechowywać swoje pliki. W ten sposób zawsze będziesz miał do nich dostęp z każdego komputera na podobnej zasadzie, jak logując się do swojego konta pocztowego.

Google udostępnia bezpłatnie 1GB przestrzeni dyskowej - jeżeli potrzebujesz więcej, możesz dokupić kolejne gigabajty. Każdy dodatkowy kosztuje 0,25 dolara rocznie. Nowością jest możliwość wykorzystania Dokumentów Google jako wirtualnego dysku - możesz wgrywać na serwer pliki o dowolnych rozszerzeniach i rozmiarze do 250 MB. Jednak już ich edycja będzie możliwa tylko w przypadku części formatów stosowanych przez aplikacje biurowe. Pliki, które możesz otwierać w Dokumentach Google to głównie dokumenty HTML, pliki tekstowe (DOC, TXT, RTF, ODT), arkusze i tabele (XLS, CSV) oraz prezentacje (PPT, PPs). Warto wspomnieć, że pakiet Dokumenty Google obsługuje nowe formaty plików, w rodzaju DOCX czy XLSX zastosowane w pakiecie Office 2007.

Mając gotowy plik w Dokumentach Google, możesz zapisać go na dysku. Pliki tekstowe zapiszesz w formatach DOC, RTF, PDF, HTML oraz TXT, a prezentacje multimedialne w plikach PowerPointa, PDF lub także TXT. Arkusz kalkulacyjny można zapisać w formacie Excela, OpenOffice’a oraz jako PDF. Bardzo przydaje się mechanizm śledzenia wersji, który przechowuje informacje o dokonywanych zmianach i pozwala na przywrócenie dokumentu do wcześniejszego stanu.

Praca grupowa

Jedną z najważniejszych zalet Dokumenty Google jest łatwość udostępniania dokumentów w Sieci. Możesz udostępniać dowolny typ dokumentu wybranym osobom (muszą mieć konta w Google’u) lub wszystkim internautom, którym prześlesz wygenerowany adres URL. Możesz przydzielić tym osobom różne prawa dostępu, zezwalając im na edycję pliku lub tylko na przeglądanie jego zawartości.

Praca grupowa nad dokumentami w Google rozwiązana jest doskonale - zmiany nanoszone przez użytkowników wyświetlane są w czasie rzeczywistym, nad jednym plikiem tekstowym lub prezentacją może pracować do 10 osób, a w przypadku arkusza kalkulacyjnego liczba ta wzrasta pięciokrotnie.

Narzędzia

Edytor tekstu w Dokumentach Google udostępnia podstawowe funkcje formatowania tekstu, osadzania grafik i tabel.

Edytor tekstu w Dokumentach Google udostępnia podstawowe funkcje formatowania tekstu, osadzania grafik i tabel.

Edytor tekstu w Google Docs oferuje wszystkie najważniejsze funkcje Worda z pakietu Microsoft Office. Masz do dyspozycji podstawowe opcje formatowania tekstu, 11 różnych czcionek, a także sprawnie działający, choć wymagający każdorazowo uruchomienia mechanizm sprawdzania poprawności pisowni (także w języku polskim). Edytor pozwala łatwo tworzyć tabele, pisać równania matematyczne, stosować przekreślenia, indeksy górne i dolne, umieszczać przypisy oraz wiele, wiele więcej. W Dokumenty Google Bardzo przydaje się funkcja automatycznego przetłumaczenia tworzonego dokumentu na jeden z języków obsługiwanych przez Tłumacza Google.

Narzędzie do tworzenia prezentacji multimedialnych w Dokumentach Google to z kolei solidny konkurent PowerPointa. Przygotowanie za jego pomocą nawet dużych i rozbudowanych prezentacji jest bardzo proste i nie powinno przysporzyć najmniejszego problemu nawet początkującym użytkownikom. Domyślnie masz do dyspozycji 15 gotowych kompozycji, możesz jednak dodawać kolejne szablony, przygotowane przez innych użytkowników usługi. Z wad należy wymienić brak obsługi animacji oraz to, że naciśnięcie klawisza spacji nie przenosi do kolejnych slajdów.

Arkusz kalkulacyjny w Dokumentach Google doskonale sprawdzi się zarówno w zastosowaniach prywatnych i komercyjnych. Obsługuje wszystkie najważniejsze formuły znane z Microsoft Excela oraz pozwala na tworzenie zaawansowanych równań. Dla aplikacji Google'a problemem nie są także wykresy - użytkownik ma do dyspozycji aż 22 ich rodzaje. W zastosowaniach firmowych bardzo ważna może się okazać funkcja pracy grupowej nad jednym arkuszem - ta przewaga nad Microsoft Office’em często była wymieniana jako największa zaleta całego pakietu Google.

Przy okazji warto wspomnieć o narzędziu do tworzenia formularzy. Przygotujesz nim internetowe ankiety, które możesz udostępnić publicznie lub wysłać wybranym osobom, a następnie w czytelny sposób wyświetlić zebrane wyniki.

Bezpieczeństwo

W wypadku wszystkich usług opartych na chmurze należy zadać sobie pytanie, czy dane użytkownika są bezpieczne. Tę kluczową kwestię należy rozpatrywać, biorąc pod uwagę kilka aspektów: wiarygodność usługodawcy, możliwości szyfrowania połączeń oraz zabezpieczenie komputera użytkownika.

W wypadku Google’a trudno znaleźć cokolwiek, co mogłoby negatywnie wpłynąć na jego wiarygodność czy złe przygotowanie techniczne. Nie było do tej pory większych problemów z dostępem do którejkolwiek z usług korporacji, a luki w zabezpieczeniach są wykrywane sporadyczne i szybko eliminowane. Dokumenty Google zasługują na pozytywną ocenę także za szyfrowanie połączenia - zabezpieczenie obejmuje wszystkie elementy witryny, podobnie jak ewentualne przesyłanie dokumentów z dysku na serwer.

Paradoksalnie najsłabszym ogniwem okazuje się sam użytkownik. Podając dane do konta lub logując się z nieznanego komputera, naraża na niebezpieczeństwo wszystkie swoje dane przechowywane na wirtualnym koncie.

Dokumenty Google w trybie offline
Dokumenty Google w trybie offline

Dokumenty Google w trybie offline

Z Dokumentów Google skorzystasz nawet wtedy, gdy nie masz aktywnego połączenia z Internetem. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu wtyczki Google Gears, która pobiera na dysk komputera zawartość konta. Po zainstalowaniu wtyczki i zsynchronizowaniu danych z serwisem możesz korzystać ze wszystkich jego funkcji.

Jeśli zmodyfikujesz któryś dokument, zmiany zostaną zapisane na serwerze, gdy tylko wznowisz połączenie. Aby móc pracować bez połączenia z Internetem, musisz aktywować tryb offline w górnym menu (odnośnik Offline).


Zobacz również