Drukowanie może być tańsze, czyli jak obniżyć koszty druku w firmie

Wydajesz majątek na drukarki i ich utrzymanie? Twoi pracownicy drukują bez opamiętania? Skończ z tym! Zacznij oszczędzać. Podpowiadamy co robić, aby drukowanie było jak najtańsze.

Drukarka to nieodzowny element każdego biura. Drukujesz dokumenty, faktury, raporty, zaświadczenia, etykiety i wiele innych. Zastanawiałeś się kiedykolwiek jak zaoszczędzić na drukowaniu? Czy to w ogóle jest możliwe? Oczywiście, że tak!

Materiały eksploatacyjne kosztują najwięcej

O ile sama drukarka wcale nie musi kosztować dużo, o tyle materiały eksploatacyjne (tusze, tonery) generują na przestrzeni kilku czy nawet kilkunastu lat olbrzymie wydatki. Jak by nie patrzeć, jest to duże pole do popisu jeśli chodzi o potencjalne oszczędności.

Do drukarek atramentowych, poza oryginalnymi tuszami, dostępne są tańsze zamienniki. Niekiedy ich cena jest nawet dwa razy niższa od odpowiedników firmowych. Na pewno warto je stosować, zwłaszcza jeśli drukuje się stosunkowo dużo, ale z dwoma zastrzeżeniami.

Po pierwsze często zdarza się, że tusze zamienne mają mniejszą wydajność niż te oferowane przez producentów drukarek. Co prawda, są od tego odstępstwa, które przemawiają nawet na korzyść zamienników, ale można z grubsza przyjąć, że różnica sięga ok. 20-30%. Tak więc nie zawsze niższa cena wkładu z tuszem jest rzeczywiście korzystna. Wniosek jest prosty: trzeba bardzo uważnie dobierać producentów tuszy zamiennych.

Po drugie bywa, że w tańszych zamiennikach tusz jest gorszej jakości i np. zasycha na głowicach, uniemożliwiając drukowanie. W takim przypadku cały wkład jest praktycznie do wyrzucenia.

Jeśli chodzi o tonery do drukarek laserowych, sprawa wygląda podobnie. W sklepach są zarówno tonery oryginalne, jak i zamienniki, i teoretycznie te pierwsze powinny wystarczyć na dłużej, ale nie jest to regułą.

Istnieje pewien aspekt eksploatacji laserówek, o którym często się zapomina. Mianowicie trzeba w nich co jakiś czas wymieniać bęben. Wszystko zależy od konstrukcji drukarki - w niektórych bęben stanowi jedną całość z pojemnikiem na toner i oczywiście wymieniane są razem. W innych bęben wymienia się oddzielnie, raz na kilka wymian tonera. Tak czy inaczej wymiana bębna to dość poważny wydatek. W tańszych urządzeniach koszt bębna może nawet przekroczyć koszt nowej drukarki. Inna sprawa, że często w nowej drukarce są mniejsze ładunki startowe. Z tego punktu widzenia bęben droższy od całej drukarki nie musi być czymś wyjątkowym.

Obecnie na rynku jest dużo kompaktowych, kolorowych drukarek laserowych w przystępnej cenie. Dobry przykład stanowi Xerox Phaser 6130 – drukarka przeznaczona dla małych firm, o obciążalności do 40 tys. stron miesięcznie, przystosowana do pracy w sieci lokalnej. (fot. Xerox)

Obecnie na rynku jest dużo kompaktowych, kolorowych drukarek laserowych w przystępnej cenie. Dobry przykład stanowi Xerox Phaser 6130 – drukarka przeznaczona dla małych firm, o obciążalności do 40 tys. stron miesięcznie, przystosowana do pracy w sieci lokalnej. (fot. Xerox)

Bęben w przeciętnych drukarkach laserowych starcza na ok. 20-50 tys. stron. Czy to dużo czy mało? To zależy. Jeśli w twojej firmie drukuje się średnio ok. 500 stron miesięcznie, problemu nie ma - prędzej kupisz nową drukarkę, niż zajdzie potrzeba wymiany bębna. Ale jeśli liczba wydruków w ciągu miesiąca osiąga 1-2 tys. (co wbrew pozorom nie jest wcale tak dużo) lub znacznie przekracza tę wartość, powinieneś zainteresować się urządzeniem zdolnym do długotrwałej pracy bez serwisowania.

Drożej znaczy... taniej

Elementarną cechą, która pokazuje czarno na białym na ile dana drukarka jest oszczędna i jakie naprawdę koszty będzie generować w ciągu całego okresu użytkowania, jest koszt wydruku strony.

Istotę zagadnienia wyjaśni prosty przykład: drukarki atramentowe są (upraszczając) tańsze od laserowych, ale wymagają częstego wymieniania mało wydajnych (również upraszczając) pojemników z tuszem. Z kolei do drukarek laserowych trzeba dokupywać drogi (zazwyczaj) toner, który jednak starcza na znacznie dłużej. Co więc lepiej się opłaci na dłuższą metę - atramentówka czy laser? Cóż, należy to po prostu obliczyć. Dokładną metodologię zamieszczamy w ramce "Jak obliczyć koszt wydruku strony?".

Kupując tanią drukarkę licz się z wysokimi kosztami eksploatacji.

Porównajmy dwa urządzenia: atramentówkę, którą kupisz za 150 zł oraz laser o wartości 5 tys. zł. Przyjmujemy, że drukarka ma wykonać 150 tys. wydruków (2,5 tys. miesięcznie przez 5 lat).

Nasza atramentówka korzysta z oryginalnych tuszy za 69 zł. Jeden taki pojemniczek wystarcza na wydruk 300 stron, co w miesiącu daje łączną kwotę 575 zł na sam tusz. W ciągu 5 lat będzie to aż 34650 zł (łącznie z drukarką). Koszt wydruku strony w tym przypadku wynosi 23 grosze (koszty nie obejmują papieru, zużycia prądu oraz ewentualnych napraw).

Teraz podliczmy koszty generowane przez drukarkę laserową. Jeden toner o wartości 150 zł wystarcza na wydruk 3 tys. stron, czyli w całym okresie eksploatacji będziemy potrzebować ok. 50 tonerów, na które wydamy 7,5 tys. zł. Bęben będziemy wymieniać co 20 tys. stron - jego koszt to 300 zł, czyli przez 5 lat: 2250 zł. A więc przez cały okres użytkowania wydamy łącznie (wraz z drukarką) 14750 zł - o wiele mniej niż w przypadku atramentówki. Koszt wydruku strony wynosi tylko 9 groszy.

Nasz przykład jest celowo przejaskrawiony. Uwzględniliśmy w nim atramentówkę plasującą się raczej w gronie urządzeń najdroższych w eksploatacji oraz przeciętną drukarkę laserową. Chodziło nam po prostu o wyraźne pokazanie, że planując zakup drukarki do firmy nie można się sugerować tylko jej ceną, która w ostatecznym rozrachunku okazuje się mało istotnym lub niekiedy wręcz pomijalnym czynnikiem. Najważniejszy jest właśnie koszt wydruku strony - parametr ten pozwala na dokonanie jednoznacznej oceny opłacalności danej drukarki (w porównaniu z innymi) dla planowanej ilości wydruków.


Zobacz również