Firma bez granic

W wyniku zmiany warunków ekonomicznych i szybkiego postępu technicznego wirtualne konferencje stają się konkurencją dla podróży biznesowych.

W wyniku zmiany warunków ekonomicznych i szybkiego postępu technicznego wirtualne konferencje stają się konkurencją dla podróży biznesowych.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Travel Industry Association of America, niemal trzy czwarte podróżujących biznesmenów sądzi, że prowadzenie telekonferencji z kolegami lub klientami za pośrednictwem Sieci jest wygodniejsze niż podróże i spotkania. Jednak ciągle jeszcze tylko 37 procent ankietowanych uznaje, że techniki takie są bardziej skuteczne.

Jeśli zawarcie umowy wymaga osobistego kontaktu, to jaka jest rola telekonferencji przez Sieć? Okazuje się, że mogą na wiele sposobów przyspieszyć pracę i obniżyć koszty. Idealnie nadają się na przykład do kontroli projektów, szkolenia pracowników, wywiadów z kandydatami na pracowników, negocjacji z partnerami czy zapoznawania się z zasobami znajdującymi się w odległej lokalizacji.

Aby zorientować się w zmianie technik współpracy przez Internet, przyjrzeliśmy się usługom hostingowym, które oferują Macromedia, Microsoft i WebEx Communications. Zbadaliśmy łatwość inicjowania takich spotkań i przetestowaliśmy dostępne w każdym z tych rozwiązań narzędzia do zarządzania konferencjami, możliwości archiwizowania danych, nagrywanie dźwięku, wydajność i łatwość integracji z innymi aplikacjami.

Wszystkie trzy produkty są znacznie udoskonalone w porównaniu z poprzednimi odsłonami. Każdy łatwiej udostępnia prezentacje i umożliwia uczestnikom śledzenie ich przebiegu, a także reagowanie. WebEx Meeting Center 7 precyzyjnie rozdziela treści udostępniane w trakcie spotkania od narzędzi zarządzających, pozwalając uczestnikom koncentrować się na zawartości. Podobnie w Macromedia Breeze Meeting Central 5 udało się skutecznie zaimplementować technologię flash, w której zbudowano konfigurowalny i intuicyjny interfejs. Microsoft Office Live Meeting 2005 integruje się dobrze z aplikacjami Office'a i oferuje łatwy interfejs użytkownika.

Wszystkie trzy produkty lepiej integrują się z usługami audiokonferencyjnymi, wykorzystując technikę VoIP, dzięki której nie trzeba już ponosić dodatkowych kosztów. WebEx Meeting Center i Macromedia Breeze Meeting Central pozwalają nawet korzystać z dwukierunkowego VoIP.

Chociaż trzy wymienione rozwiązania stanowią obecnie czołówkę w swojej kategorii, są też inne opcje. Osoby zarządzające działami informatycznymi w firmach powinny zwrócić uwagę także na GoToMeeting firmy Citrix, który jest tańszą alternatywą czołowych produktów, a także śledzić rozwijane właśnie oprogramowanie, które łączy spotkania online z pracą grupową, jak Livelink Touchpoint Blends Communication Tool.

Macromedia Breeze Meeting Central 5

Konsola Macromedia Breeze z prezentacją PowerPointa przekonwertowaną do Flasha.

Konsola Macromedia Breeze z prezentacją PowerPointa przekonwertowaną do Flasha.

Breeze 5 składa się z rdzenia oraz wybieranych przez użytkowników modułów do spotkań, prezentacji i szkoleń. Ten ostatni najbardziej się kojarzy z historią produktu, który wyróżnia właśnie zarządzanie kursami szkoleniowymi. W Breeze 5 bardzo udoskonalono obsługę audio i zarządzanie audiokonferencjami. Wygodniejszy, oparty na technice flash interfejs użytkownika umożliwia wreszcie odtwarzanie w trakcie spotkania nagranych wcześniej prezentacji, co pozwala programowi konkurować z WebEx na korporacyjnym rynku. Nie wiadomo jeszcze, jaki wpływ na aplikacje Macromedia będzie miało zakupienie firmy przez Adobe.

Oparty na przeglądarce zarządca spotkań pozwala szybko wyznaczyć terminy spotkań, załadować zawartość, utworzyć materiał kursowy i zaprojektować większe seminaria. Alternatywnym rozwiązaniem jest wtyczka, która pozwala zaplanować spotkania i uruchamiać je z Outlooka. Podobnie jak inne serwisy, Breeze automatycznie rozsyła pocztą zaproszenia na spotkania i przypomnienia o nich.

Breeze ma możliwość uprzedniego przesłania do centralnego folderu na serwerze materiału prezentacyjnego, choć ogranicza się do niewielu formatów, jak PowerPoint, Flash, JPEG i MP3, pomijając natomiast m.in. pliki Worda i Visio. W module współdzielenia plików akceptowane są jednak dowolne formaty.

Poza tym Breeze jest przykładem możliwości techniki flash, która odpowiada za interfejs użytkownika, zarówno prezentera, jak i zwykłego uczestnika. Prezenter ma do dyspozycji kilka paneli (ang. pod), zaprojektowanych do obsługi współdzielenia plików, dyskusji czy pracy grupowej, np. panele do wideo, rozmów i notatek są wygodnie umieszczone wokół głównego obszaru prezentacji.

Konsola LiveMeeting odbierająca żywą prezentację ze Stanów Zjednoczonych.

Konsola LiveMeeting odbierająca żywą prezentację ze Stanów Zjednoczonych.

Producent dołożył starań, aby zwiększyć wygodę użytkowania. W czasie pokazu materiału z PowerPointa specjalny pasek pozwala szybko przeglądać miniatury slajdów i skorzystać z pełnotekstowego wyszukiwania wyrazów kluczowych w całej prezentacji. Kontrolki rozmaitych podstawowych czynności, takich jak sporządzanie adnotacji, są umieszczone w ramce z prezentacją. Ważniejsza zmiana to umożliwienie odtwarzania zarejestrowanej prezentacji w trakcie spotkania.

W najnowszej wersji udoskonalono zarządzanie panelami. Każdy zawiera wyraźnie oznakowane, wyskakujące menu, w którym znajdują się kontekstowe polecenia. Funkcja ta pozwala znacznie łatwiej zmieniać uprawnienia uczestników.

W zgodzie z najnowszymi trendami, w Breeze poprawiono obsługę audio - specjalny kreator optymalizuje ustawienia, eliminując hałas w tle, co pozwala słyszeć uczestników tylko wtedy, gdy zabierają głos. Funkcje audiokonferencyjne są dostępne w zunifikowanym interfejsie.

Usprawniono panel pytań i odpowiedzi (Q&A) - w specjalnym oknie można zgromadzić pytania pojawiające się w panelu dyskusji, co pozwala udzielić na nie odpowiedzi zarówno publicznie, jak i w prywatnych kanałach uczestników, a także przekazać niektóre pytania innemu prezenterowi. Breeze pozwala też przygotowywać materiały na bieżąco, w trakcie spotkania.

Funkcje części prezentacyjnej, Presenter, rozszerzono o dodatkowe typy testów i opcję uzyskiwania zwrotnej informacji także za pomocą audio i wideo. Stanowi to bazę systemów szkoleniowych, a nauczyciele mogą skorzystać ze specjalnego kreatora do projektowania ścieżek nauczania o rosnącej skali trudności.

Breeze udostępnia też tzw. Web Services Framework, pozwalający generować informacje w postaci XML.

Nowym modułem jest Breeze Events do prowadzenia dużych spotkań. Utworzyliśmy specjalny formularz dostępny online, w którym można było dokonać rejestracji i który umożliwiał śledzenie odpowiedzi, autoryzację uczestników i tworzenie przesyłek pocztowych związanych z wydarzeniem.

Wzbogacona obsługa audio, poprawiona ergonomia i wbudowane, asynchroniczne odtwarzanie multimediów stanowią o znaczącym postępie Breeze. Firmy, które wcześniej zainwestowały w ten produkt jako narzędzie szkoleniowe, mogą używać go także w charakterze narzędzia telekonferencyjnego. Obsługa różnych platform i funkcji jest wielką zaletą tego programu, choć wysoka cena może stanowić przeszkodę dla mniejszych firm i organizacji.

Microsoft Office Live Meeting 2005

Szeroki wybór programów Microsoftu do pracy grupowej, od SharePoint do Live Communications Server, wymaga uczenia się nowych interfejsów, a na dodatek niekiedy brak bezpośredniej komunikacji między tymi produktami. Z tego powodu firma położyła ostatnio duży nacisk na uproszczenie obsługi i większą integrację poszczególnych narzędzi. Na przykład wchodzący właśnie na rynek Office Communicator 2005 udostępnia jednolity interfejs do tradycyjnej telefonii, audiokonferencji, wideokonferencji, konferencji sieciowych i wiadomości typu instant messaging.

Firma znacząco inwestuje w rozwój aplikacji szkieletowych, co w wypadku spotkań online dotyczy Microsoft Office Live Meeting 2005. Najnowsza wersja stanowi duży postęp w stosunku do serwisu Placeware, który Microsoft zakupił w 2003 roku. Poza poszerzeniem wymiany danych z Office'em wprowadzono obsługę VoIP i udoskonalono narzędzia do sterowania prezentacjami. W rezultacie powstało bogate i zintegrowane środowisko prezentacyjne.


Zobacz również