Halo, tu baza!

OpenOffice 2.0 może wreszcie stanąć w szranki z komercyjnymi pakietami biurowymi - jego nowy moduł Base jest już wystarczająco sprawny, aby zaspokoić potrzeby małych firm, szkół czy indywidualnych użytkowników.

OpenOffice 2.0 może wreszcie stanąć w szranki z komercyjnymi pakietami biurowymi - jego nowy moduł Base jest już wystarczająco sprawny, aby zaspokoić potrzeby małych firm, szkół czy indywidualnych użytkowników.

W poniższym warsztacie przedstawimy jedynie elementarne techniki budowania bazy w OpenOffice Base i korzystania z jej zasobów. Base jest z zasady programem do obsługi relacyjnych baz danych, a choć oczywiście można w nim tworzyć także kartotekowe (płaskie) bazy danych - każda tabela jest przecież z natury płaska - najwięcej korzyści odniesiemy oczywiście, budując relacyjną bazę danych.

Jak wiadomo, relacje w bazach danych są bardzo użyteczną techniką, która daje duże oszczędności podczas konstruowania obszernych, uporządkowanych zbiorów danych, zaś relacyjny model danych opracowany w 1970 r. przez dr. Edgara F. Codda jest uważany za jedno z najważniejszych osiągnięć informatycznych w ostatnich kilkudziesięciu latach, które całkowicie zrewolucjonizowało korporacyjną informatykę na całym świecie.

Wybór techniki posługiwania się bazą zależy oczywiście od indywidualnych potrzeb i jest oczywiste, że wielu osobom wystarczą z powodzeniem proste metody oferowane przez Base.

Opis tworzenia relacji byłby jednak zbyt obszerny, aby zaprezentować go w krótkim z konieczności warsztacie (wrócimy jeszcze do tego tematu w osobnym artykule), zatem ograniczymy się w tym miejscu do najbardziej typowych czynności koniecznych do utworzenia tabel z danymi, sporządzenia graficznych formularzy ułatwiających wprowadzanie i przeglądanie danych, zbudowania prostej kwerendy czy wreszcie wygenerowania raportu, który często jest potrzebny, aby przedstawić innym osobom wyselekcjonowane z określonego punktu widzenia informacje.

Umiejętność tworzenia podstawowych składników jest kluczem do bardziej zaawansowanych technik, zatem sprawne posługiwanie się nimi da doskonały punkt wyjściowy do poznania zaawansowanych metod pracy.

Sugerujemy wykonanie wielu ćwiczeń, zaczynając od najprostszych czynności. Warto powtórzyć zwłaszcza techniki budowania kwerend (szczególnie posługiwania się zespołami logicznych warunków selekcjonujących informacje), na pewno przyda się też biegłość w tworze-niu graficznej postaci formularzy, które są zwykle interfejsem dla osób przeglądających dane czy uzupełniających zawartość tabel. Jest tutaj spore pole do popisu dla osób o pewnym smaku graficznym.

Start

Po uruchomieniu OpenOffice Base mamy do wyboru trzy możliwości: utworzenie nowej bazy, bazy na podstawie już istniejącej, np. MySQL, Access itp., otwarcie pliku bazy OO Base. Wybierz opcję Utwórz nową bazę danych i kliknij Dalej. Zaznacz opcję Zarejestruj (baza będzie dostępna m.in. w edytorze, jako źródło danych). Kliknij opcje Otwórz do edycji i Utwórz tabele za pomocą kreatora. Kliknij Utwórz i podaj nazwę pliku bazy w formacie OpenDocument. W tym momencie program zapisze pustą bazę danych na dysku i uruchomi Kreator tabeli, który pomoże w utworzeniu pierwszej tabeli. ĺwicząc pracę z bazą, używaj Kreatora, dopóki nie nabierzesz wprawy.

Wybieranie pól tabeli

Kreator tabeli zawiera 22 szablony w kategorii Służbowe i 15 szablonów w kategorii Prywatne. Każdemu z nich przypisany jest zestaw od kilku do ponad 20 pól, które można w całości lub częściowo wykorzystać w tworzonej bazie. Dwukrotne kliknięcie pola (lub zaznaczenie go i kliknięcie pojedynczej strzałki) powoduje przeniesienie go z panelu Dostępne pola do panelu Wybrane pola. Kliknięcie podwójnej strzałki przesuwa wszystkie pola do panelu Wybrane pola. Kolejność wybranych pól można zmieniać strzałkami w górę i w dół. Możesz łączyć pola z różnych szablonów, wybierając po prostu kategorię i szablon, a potem żądane pola. Po wybraniu pól zaznacz przycisk Dalej.

Typy i formaty pól

Na kolejnym etapie możesz przejrzeć budowę pól - każde ma nazwę, przypisany typ (np. Tekst dla Nazwisko, Data dla DataUrodzenia, Memo dla Notatki), zwykle także maksymalną długość (np. maksymalnie 50 liter dla nazwiska). Możesz wybrać Tak lub Nie dla informacji Wymagany jest wpis - jeśli wybierzesz Tak, pole w danym rekordzie będzie musiało być wypełnione w trakcie tworzenia tabeli. Na tym etapie możesz także zmienić kolejność pól (strzałki w górę lub w dół), usunąć pole lub dodać własne. W tym ostatnim wypadku wstawisz je kliknięciem przycisku (+). W Nazwa pola podaj nazwę, np. ZnaAngielski i wybierz typ pola Tak/Nie. Kliknij przycisk Dalej.

Klucz główny tabeli

W tym momencie powinieneś określić klucz główny, czyli informację jednoznacznie identyfikującą każdy rekord w bazie. W tabeli mogą być dwie osoby o tym samym imieniu i nazwisku, mieszkające w tym samym mieście. Aby nie było żadnych nieporozumień, określamy klucz, który na pewno odróżni te rekordy od siebie. Zaznacz opcję Utwórz klucz główny. Wybierz Dodaj klucz główny automatycznie. Kliknij Wartość automatyczna. Inna możliwość to wykorzystanie jako klucza głównego istniejącego pola (ich wartości musiałyby wtedy być unikatowe) lub kombinacji kilku pól. Najprostszym rozwiązaniem jest jednak dodanie klucza automatycznie.

Utworzenie tabeli

Na ostatnim etapie pracy z kreatorem podaj nazwę tabeli (kreator sam proponuje nazwę na podstawie użytego szablonu) i wybierz jedną z opcji dalszego ciągu pracy. Program proponuje domyślnie Wprowadzaj dane, czyli przejście do etapu wpisywania rekordów w utworzonej właśnie tabeli. Inne możliwości to przejście do modyfikacji projektu tabeli lub tworzenia graficznego formularza, który zastąpi surową tabelę w trakcie przeglądania lub dopisywania rekordów. Oczywiście formularz można zbudować w każdym momencie, np. korzystając z kreatora formularzy, zatem typowym działaniem będzie przejście do edycji rekordów tabeli. Kliknij przycisk Zakończ.

Wypełnianie tabeli

Zostanie wyświetlone okno edycji rekordów. Zauważ, że program dopisał na początku pole ID, w którym jest automatycznie dopisywany kolejny numer, zaczynając od zera - pole to jest kluczem głównym tabeli, jednoznacznie identyfikującym wprowadzane w tabeli rekordy. Wpisuj kolejne rekordy - w naszym wypadku dane osobowe. Zwróć uwagę, że w polu o typie Data (np. pole DataUrodzenia) jest wpisywana data w formacie dzień-miesiąc-rok. Możesz wpisać zarówno 16.08.1954, jak i 1954.08.16, 16.08.54, 16.8.54 czy 16 sierpnia 1954 - program zamieni taki wpis na domyślny 16.08.1954. Jeśli jakieś pole jest obowiązkowe, próba ominięcia go spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie.

Tworzenie formularza

Jak widzieliśmy, rekordy można wpisywać czy przeglądać w oknie surowej tabeli. Możesz jednak utworzyć elegancki formularz. W oknie głównym bazy wybierz widok Tabele, kliknij prawym przyciskiem myszy nad plikiem tabeli i wybierz polecenie Kreator formularza. W Wybór pól zaznacz pole formularza. Pomiń Zdefiniuj podformularz. W polu Rozmieść formanty zaznacz jeden z czterech dostępnych wzorów. W Wybierz tryb wprowadzania danych pozostaw domyślną opcję. W Zastosuj style kliknij jeden z dostępnych stylów graficznych i opcję dla krawędzi. W Określ nazwę podaj nazwę formularza lub zaakceptuj domyślną; przyjmij też opcję Praca z formularzem.

Tworzenie kwerendy

OpenOffice Base używa terminu Kwerendy, który oznacza to samo, co znane już Zapytanie. W widoku Kwerendy wybierz polecenie Użyj kreatora, co spowoduje wyświetlenie okna Kreatora kwerendy. Następnie wybierz pola do kwerendy. Potem określ od jednego do czterech porządków sortowania - np. jeden porządek dla pola Nazwisko. W Warunkach wyszukiwania podaj warunki, np. pole Kontakty.Miejscowosc, warunek "jest równa", wartość "Warszawa" (wielkość liter ma znaczenie). W Przeglądzie wybierz Wyświetl kwerendę i obejrzyj treść definicji. Kliknięcie Zakończ spowoduje wyświetlenie tabeli z listą rekordów spełniających podane warunki.

Tworzenie raportu

W widoku Tabele wskaż tabelę, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Kreator raportu. Zostanie wyświetlony OpenOffice Writer i okno kreatora. W polu Wybór pól wskaż pola do raportu. W opcji Nazywanie pól możesz zmodyfikować wyświetlane nazwy pól. W Opcjach sortowania wybierz sposób uporządkowania danych, od jednego do czterech kryteriów. W Wybierz wygląd zaznacz szablony określające wygląd danych oraz nagłówków i stopek - w tle zobaczysz zmiany. Następnie zaakceptuj domyślne opcje i kliknij Zakończ, co spowoduje utworzenie dokumentu OpenOffice Writer w formacie OpenDocument, który możesz zapisać także jako PDF.

Kilka dodatkowych uwag

Pracując z bazą, masz do dyspozycji cztery widoki - Tabele, Kwerendy, Formularze i Raporty. Gdy w danym widoku zaznaczysz w dolnym panelu dokument (pierwotną tabelę, kwerendę czy raport) i w graficznym podglądzie wybierzesz pozycję Dokument, ukaże się podgląd danego elementu bazy. Możesz go usunąć, zaznaczając myszą i naciskając przycisk Delete na klawiaturze (lub z poziomu kontekstowego menu myszy). Dwukrotne kliknięcie elementu powoduje uruchomienie go do edycji zawartości lub przeglądu. Wybranie polecenia Edytuj w menu kontekstowym myszy powoduje rozpoczęcie edycji struktury elementu, np. definicji tabeli czy postaci formularza.


Zobacz również