Kapitalny Asystent Przedsiębiorcy Samodzielnego (11)

  • aep,

Dziś kolejne omówienia systemu KAPS – zestawu zintegrowanych programów wspomagających prowadzenie firmy. W najnowszej wersji 99.07 pojawiły się Rejestr Zakupów VAT oraz ulepszenia ułatwiające posługiwanie się systemem.

Dziś kolejne omówienia systemu KAPS – zestawu zintegrowanych programów wspomagających prowadzenie firmy. W najnowszej wersji 99.07 pojawiły się Rejestr Zakupów VAT oraz ulepszenia ułatwiające posługiwanie się systemem.

Na redakcyjnym krążku CD-ROM znajdziecie najnowszą wersję pakietu, oznaczoną 99.07. Jest to wersja pełna, lecz z ograniczoną liczbą wpisywanych rekordów. Przypominamy, że przedstawianie pakietu KAPS rozpoczęliśmy w PC World KOMPUTER 9/98 i kontynuujemy co miesiąc.

Rejestr Zakupów z menu programu.

Rejestr Zakupów z menu programu.

W najnowszej wersji systemu poprawiono wydruk Dziennika Podawczego w programie Rejestr Korespondencji oraz dodano Rejestr Zakupów VAT. Rejestr Zakupów VAT posiada szatę graficzną i mechanizmy przetwarzania danych identyczne jak Rejestr Sprzedaży VAT, który wprowadzono do wersji 99.06 systemu. Rejestr Zakupów VAT, Rejestr Sprzedaży VAT i Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów stanowią pakiet, który znajdzie zastosowanie w wielu firmach. W następnej wersji systemu ukaże się wiele nowych raportów i opcji programów wcześniejszych. W wersji systemu KAPS, która ukaże się po wakacjach, dostępny będzie nowy program o nazwie Kreator Poleceń Służbowych przeznaczony dla szefów firm do przydzielania i rozliczania zadań. Zadania mogą także przydzielać sobie wzajemnie pracownicy. Program powinien znaleźć szczególne uznanie firm skomputeryzowanych, pracujących w sieci. Natomiast do małych firm o słabej komputeryzacji (brak sieci) przewidziano wiele wydruków ułatwiających przydzielanie i rozliczanie zadań. Wdrożenie programu powinno wyeliminować pytania „Czy już pan to zrobił” lub stwierdzenia „Zapomniałem”.

Pytania użytkowników

Edycja adresu klienta w Rejestrze Zakupow.

Edycja adresu klienta w Rejestrze Zakupow.

Dlaczego system źle wypisuje kwotę słownie?

Problem niewłaściwego drukowania kwot słownie, na przykład na fakturze, zaobserwowano tylko w Windows 98. Na poprawną pracę pakietu mają wpływ ustawienia regionalne systemu Windows. Domyślnie Windows 98 instalowany jest z ustawieniami dla Polski, gdzie separatorem liczb dziesiętnych jest przecinek. Prawdopodobnie jakieś aplikacje dostępne na rynku, instalowane w komputerze zmieniają separator liczb dziesiętnych na kropkę (standard amerykański). By usunąć problem, należy w Panelu sterowania systemu Windows uruchomić program Ustawienia regionalne i przywrócić przecinek jako separator liczb dziesiętnych. Podobny problem nieprawidłowego funkcjonowania KAPS-a można zaobserwować podczas instalacji systemu w angielskojęzycznej wersji Windows, gdzie separatorem wartości listy jest dwukropek zamiast średnika.

Czy system KAPS można jeszcze użytkować na zasadach abonamentu?

Firma Pirex wprowadziła nowe zasady zakupu KAPS-a polegające na wykupywaniu pakietów rekordów (patrz 4/99 PCWK). Od września 1998 roku w PCWK zamieszczane były kupony na bezpłatne licencje na programy systemu KAPS. Ostatni kupon na bezpłatne licencje był ważny do końca marca 1999 r. Nowi użytkownicy systemu KAPS zarejestrowani przez firmę Pirex od dnia 01.05.99 r. mogą użytkować system na zasadzie zakupu pakietów rekordów. Czytelnicy PCWK, którzy do dnia 30.04.99 r. rozpoczęli pracę z systemem KAPS na zasadach abonamentu, mogą użytkować system na zasadach abonamentu bez ograniczeń czasowych i mogą korzystać z dotychczasowych zniżek w opłatach abonamentowych.

Rejestr Zakupow z wygodnym podglądem danych

Rejestr Zakupow z wygodnym podglądem danych

Jak przeprowadzić import z wersji 99.02 do 99.04?

W systemie KAPS możliwe jest przeprowadzanie importu wcześniej zarejestrowanych danych tylko z wersji poprzedniej. Oznacza to, że nie jest możliwe dokonanie importu bezpośrednio z wersji 98.10 do wersji 98.12. Najpierw należy dokonać importu z wersji 98.10 do wersji 98.11, a następnie dokonać importu z wersji 98.11 do wersji 98.12. Wyjątek stanowi import do wersji 99.04. Wersję 99.04 połączono z wersją 99.03, dlatego import z wersji 99.02 należy przeprowadzać bezpośrednio do wersji 99.04.

Co zrobić jeśli zapomniałem dokonać importu danych z poprzedniej wersji?

Po zainstalowaniu nowej wersji systemu KAPS należy, wykorzystując pasek zadań systemu Windows, uruchomić program KAPS Import danych. Jeśli użytkownik nie importował danych z poprzedniej wersji i uruchomił co najmniej jeden raz system KAPS, to możliwość dokonania importu zostaje zablokowana i system generuje komunikat, że dokonanie importu jest niemożliwe, ponieważ pracowano już z nową wersją pliku danych. Problem można rozwiązać na dwa sposoby. Można usunąć nowy plik z danymi i ponowić instalację najnowszej wersji. Można też zamienić nowy plik z danymi, z którym rozpoczęto przypadkowo pracę na nowy, pusty plik, do którego będzie można dokonać import. Zamiana pliku z danymi, z którym rozpoczęto przypadkowo pracę przed dokonaniem importu jest możliwa, ponieważ producent systemu KAPS dołącza do każdej wersji instalacyjnej, szablony pustych plików danych. Na przykład, w celu zamiany pliku dane9902.mdb na taki sam pusty plik wystarczy skopiować szablon pliku o nazwie wzór9902.mdb z folderu Szablony do folderu Dane, a następnie zmienić nazwę skopiowanego pliku wzór9902.mdb na dane9902.mdb.

Praca z licznikiem rekordów

Praca z licznikiem rekordów

Co mi daje bezpłatna licencja na program z PCWK?

Od września 1998 roku do marca 1999 roku w PCWK zamieszczono kupony na bezpłatne licencje programów systemu KAPS. Po przesłaniu kuponów producent systemu przesyłał Czytelnikom licencje uprawniające do wykorzystywania programów bez ograniczeń. Każdy, kto przesłał kupon, stał się pełnoprawnym użytkownikiem programu, nabył prawo do instalacji do końca roku 1999 nowych wersji systemu i wykorzystywania nowych opcji programów bez ograniczeń. Oznacza to, że Czytelnicy, którzy skorzystali z promocji otrzymali nieodpłatnie pakiet programów, który będzie aktualny nawet za pół roku. Czytelnicy, którzy systematycznie przesyłali kupony na bezpłatne licencje, otrzymali w prezencie od PCWK dziesięć programów o łącznej wartości 1500 zł umożliwiających prowadzenie firmy.

Wydruk Rejestru zakupów przypomina tradycyjny rejestr papierowy

Wydruk Rejestru zakupów przypomina tradycyjny rejestr papierowy

Co zrobić, jeśli po instalacji systemu KAPS przy uruchomieniu Windows pojawia się błąd Wejścia – Wyjścia?

Zaobserwowany błąd Wejścia – Wyjścia systemu Windows nie jest związany z instalacją systemu KAPS. Do pomocy technicznej systemu KAPS zgłaszane są problemy, które po analizie okazują się całkowicie nie związane z instalacją pakietu. Zgłoszono, na przykład, utratę czcionek systemowych, nieprawidłową pracę programu Word. System KAPS od września 1998 roku został zainstalowany przez wielu Czytelników PCWK. Do pomocy technicznej systemu KAPS zgłoszono bardzo mało problemów z instalacją i eksploatacją systemu. Rozwiązanie najpoważniejszego problemu wynikającego z niewłaściwych wersji plików ocx było opisane w numerze 3/99 PCWK.

Nowe usługi dla użytkowników systemu

Użytkownicy systemu KAPS z okolic Warszawy mogą skorzystać ze szkoleń i wdrożeń systemu oferowanych przez przedstawiciela handlowego firmy Pirex. Można u niego uzyskać poradę, jaką formę zakupu systemu wybrać dla swojej firmy. Zainteresowani stałym serwisem związanym z instalacją nowych wersji i wdrożeniami nowych programów systemu KAPS mogą uzyskać również wykaz firm zajmujących się wdrożeniami systemu. Kontakt telefoniczny z przedstawicielem handlowym w Warszawie:

Omar Shehabi – tel. 0501 442171.

Błędy systemu KAPS

Błąd wydruku przelewów

W wersji 99.01 systemu KAPS pojawił się nowy program do wystawiania przelewów. Program umożliwiał wydruk wybranego przelewu lub grupy zaznaczonych przelewów. Niestety, w wersji 99.02 producent systemu zamieścił w pakiecie omyłkowo starszą, niewykończoną wersję programu. Przelewy z niewłaściwie działającymi wydrukami. Błąd został przez producenta naprawiony w wersji 99.04 systemu KAPS.

Formularz statystyka umożliwia dokonywanie analiz po odfiltrowaniu danych

Formularz statystyka umożliwia dokonywanie analiz po odfiltrowaniu danych

Pomoc techniczna

Obsługa systemu KAPS nie wymaga nadzoru i pomocy wykwalifikowanego informatyka. Import danych, ich defragmentację lub archiwizację może przeprowadzać użytkownik posiadający podstawy obsługi komputerów. Zdarza się jednak, że konieczne jest przesłanie do pomocy technicznej firmy Pirex całego pliku z danymi. Taki przypadek miał na przykład miejsce, gdy jeden z użytkowników systemu poprosił o pomoc w imporcie danych z wersji 98.10 do wersji 99.02. Ponieważ nie wszyscy użytkownicy posiadają komercyjne konto e-mail umożliwiające przesyłanie pliku o znacznych rozmiarach, firma Pirex postanowiła udostępnić użytkownikom własne konto komercyjne. W zależności od potrzeb firma Pirex udostępnia na jeden dzień konto tmp@kaps.pl, za pośrednictwem którego użytkownik systemu KAPS może przesłać do pomocy technicznej pliki o nieograniczonych rozmiarach.

KAPS od środka

KAPS od środka

Niewłaściwa eksploatacja systemu

Modyfikacje danych z pominięciem interfejsu

Producent systemu KAPS dopuszcza możliwość manipulowania przez doświadczonych użytkowników Access tabelami systemu KAPS z pominięciem interfejsu (formularze systemu). Należy jednak pamiętać, że bez zasięgnięcia porady w pomocy technicznej Pirex niektóre działania użytkownika mogą doprowadzić do nieodwracalnych skutków i mogą uniemożliwić dalszą pracę z systemem. Na przykład, jeden z użytkowników systemu KAPS uzyskał dostęp bezpośrednio do pliku danych i „odtwierdził” dokumenty magazynowe, a następnie zatwierdził je z wykorzystaniem interfejsu Pirex. Takie działanie spowodowało niespójność danych i nieprawidłową pracę programu Gospodarka Magazynowa, ponieważ system podczas zatwierdzania przenumerował dokumenty magazynowe.

Sztuczki i kruczki

Praca z licznikiem promocyjnym

W systemie KAPS dostępne są dwa liczniki rekordów. Licznik komercyjny zlicza rekordy dodane w programach systemu, za które użytkownik wnosi opłatę do producenta systemu. Licznik promocyjny zlicza rekordy, które Czytelnicy czasopisma PCWK mogą zarejestrować co miesiąc bez wnoszenia opłat do producenta systemu. Instalując co miesiąc nową wersję systemu KAPS, użytkownik otrzymuje w prezencie do 250 rekordów. Jeśli na przykład użytkownik nie wykorzystał w kwietniu wszystkich 250 rekordów pro-mocyjnych przekazanych wraz z wersją KAPS 99.04, to może to zrobić w maju. W tym celu wystarczy w maju zmienić datę na kwietniową i można dodać rekordy na przykład do Rejestru Produktów, wykorzystując kwietniowe rekordy promocyjne. Oczywiście nie można tej sztuczki stosować na przykład do rejestrowania rekordów w programie Faktury i Rachunki, w którym data rejestrowania rekordu musi być zgodna z datą bieżącą. Zmianę daty w celu wykorzystania rekordów promocyjnych z poprzedniego miesiąca można z powodzeniem stosować przy dopisywaniu klientów do Bazy Adresowej lub rejestrowania usług.


Zobacz również