Office w kagańcu

Pakiet biurowy Office uwielbia korygować, zamieniać, przeformatowywać i dawać rady. Przy tak wielkiej gamie ułatwień wiele z nich przeradza się w istne utrapienie. Dowiedz się, jak przywołać pakiet do porządku, aby spokojnie wykonywać swoje obowiązki.

Pakiet biurowy Office uwielbia korygować, zamieniać, przeformatowywać i dawać rady. Przy tak wielkiej gamie ułatwień wiele z nich przeradza się w istne utrapienie. Dowiedz się, jak przywołać pakiet do porządku, aby spokojnie wykonywać swoje obowiązki.

Chcesz napisać zaległy list do cioci - siadasz przy biurku, chwytasz pióro i sięgasz po arkusz papieru. Nie mija chwila, gdy nagle znajdujesz się w samym centrum rodzinnej dysputy. Każdy służy dobrą radą, każdy chce coś narzucić. Podpowiadają, jak ułożyć arkusz na biurku, proponują papeterię, informują o twojej dotychczasowej korespondencji z ciocią, a na domiar złego decydują za ciebie, co możesz dołączyć do koperty, a czego nie. Pakiet Office jest naszpikowany kreatorami i licznymi ułatwieniami. Jeśli wolisz pracować spokojnie i nie lubisz, jak ci się ciągle zwraca uwagę, zapoznaj się z poniższymi poradami. Pomogą ci uwolnić się od najbardziej denerwujących zachowań pakietu Office.

1. Office w Autostarcie - Office 97, 2000, XP, 2003

Programy wchodzące w skład pakietu Office uruchamiają się stosunkowo wolno i w dużym stopniu obciążają pamięć roboczą komputera. Chcąc przyspieszyć ich wczytywanie, producent zdecydował się stosować począwszy od wersji 97 dość specyficzne środki. Podczas instalowania pakietu folder AUTOSTART zostaje wyposażony w skrót o nazwie Microsoft Office. Kryje się za nim plik OSA.EXE (Office Startup Assistant). Zadaniem programu jest wczytywanie niektórych współdzielonych elementów i czcionek Office'a już podczas uruchamiania systemu Windows. Dzięki niemu podczas przywoływania aplikacji pakietu Office notuje się krótsze czasy wczytywania, jednak są okupione spowolnionym rozruchem systemu Windows.

Dzięki temu skrótowi pewne składniki pakietu Office są wczytywane wraz z Windows, co spowalnia uruchamianie systemu operacyjnego (punkt 1).

Dzięki temu skrótowi pewne składniki pakietu Office są wczytywane wraz z Windows, co spowalnia uruchamianie systemu operacyjnego (punkt 1).

Jeżeli nie korzystasz z Office'a zbyt często, zastanów się nad usunięciem wspomnianego skrótu. W ten sposób zwolnisz pewien obszar pamięci roboczej na potrzeby innych aplikacji, a ponadto skrócisz czas uruchamiania Windows. Otwórz w tym celu okno Eksploratora i przejdź do katalogu C:\WINDOWS\MENU START\PROGRAMY\AUTOSTART. Wskaż ikonę Microsoft Office prawym przyciskiem myszy, następnie polecenie Usuń i potwierdź zapytanie systemu. Uprzednio warto skopiować ten skrót na wszelki wypadek do dowolnego folderu, aby nie zamykać sobie drogi odwrotu. Jeśli korzystasz z Windows 98, Me lub XP, nie musisz sięgać po Eksploratora. Wystarczy przywołać menu Start | Uruchom, wpisać polecenie msconfig i usunąć zaznaczenie pola wyboru Autostart pakietu Microsoft Office (lub po prostu Microsoft Office) na karcie Uruchamianie.

Jeżeli często stosujesz pakiet biurowy, powinieneś rozważyć, który element ma uruchamiać się szybciej - system Windows czy aplikacje Office'a.

2. "Rozpięte" biuro - Office 97, 2000, XP

Cyfrowy przyjaciel - jeśli kolorowy asystent bardziej przeszkadza niż pomaga, możesz się go pozbyć, usuwając zaznaczenie tego pola wyboru (punkt 2).

Cyfrowy przyjaciel - jeśli kolorowy asystent bardziej przeszkadza niż pomaga, możesz się go pozbyć, usuwając zaznaczenie tego pola wyboru (punkt 2).

Dla jednych zabawne, dla innych nieznośne - mowa o barwnych, animowanych postaciach Asystenta pakietu Office, które z dobrą radą na ustach wpychają się na pierwszy plan, gdy przywołujesz określone funkcje lub sam system pomocy. Gdy asystent potarga ci nerwy, zaczniesz zastanawiać się, jak się go pozbyć. Dlaczego i w tej kwestii nie zasięgnąć porady u mądrali? Nie reaguje na szorstki rozkaz "Wynocha!" ani nie potrafi znaleźć odpowiedzi na uprzejme pytanie "Jak się ciebie pozbyć?". Dopiero bardziej opisowe przedstawienie problemu - "Rozpraszasz mnie" - przynosi pożądane efekty. Na liście tematów znajdą się (zależnie od wersji pakietu) takie pozycje jak: "Używanie Pomocy bez korzystania z Asystenta pakietu Office", "Rozwiązanie problemów z Pomocą" czy "Wyłączanie dźwięków Asystenta...".

Aby chwilowo wyrzucić Spinacz, Reksa czy kota Links, wystarczy kliknąć go prawym przyciskiem i wskazać polecenie Ukryj. Gdy zechcesz pozbyć się gaduły na czas całej sesji w aplikacji Office'a, przywołaj jak wyżej jej menu podręczne i wskaż polecenie Opcje. Potem usuń zaznaczenie pola wyboru Użyj Asystenta pakietu Office i potwierdź przyciskiem OK. W okresie późniejszym możesz go przywrócić, otwierając menu Pomoc | Pokaż Asystenta pakietu Office. Jeśli wolisz na dobre usunąć wszystkich asystentów, przywołaj program SETUP.EXE z instalacyjnej płyty Office'a. Wybierz opcję modyfikowania istniejącej instalacji, rozwiń gałąź narzędzi, kliknij pozycję Asystent pakietu Office i wskaż polecenie Niedostępne.

3. Menu bez reglamentacji - Office 2000, XP, 2003

W menu Office'a 2000, XP i 2003 pojawiają się tylko najczęściej przywoływane polecenia. Przy dolnej krawędzi menu znajdziesz podwójną strzałkę. Dopiero kliknięcie tej strzałki rozwinie pełne menu. Okrajanie menu do wybranych poleceń ma ułatwić orientację w gąszczu możliwości Office'a. Jednak w wielu sytuacjach sprawa ma się zupełnie odwrotnie. Brak pożądanego polecenia na właściwym miejscu dezorientuje, a konieczność dodatkowego klikania gra na nerwach i odciąga od pracy nad dokumentem.

Jeśli wolisz mieć przed oczami zawsze pełny wachlarz funkcji Office'a, otwórz dowolną aplikację pakietu, po czym przywołaj menu Narzędzia | Dostosuj i wskaż kartę Opcje. Opcja, którą trzeba włączyć lub wyłączyć, zależy od wersji pakietu Office. Na przykład w Office 2000 należy usunąć zaznaczenie pola wyboru Na początku menu pojawiają się niedawno używane polecenia, a w Office XP i 2003 zaznaczyć pole wyboru Zawsze pokazuj pełne menu.

4. Na skróty - Office 2000, XP, 2003

Okna Otwórz i Zapisz jako pakietu Office są wyposażane począwszy od wersji 2000 w funkcję Historia, która ma umożliwiać szybki dostęp do ostatnio otwieranych plików i folderów. Większość użytkowników nie korzysta z tego skrótu - lista docelowa zawiera wiele bezużytecznych elementów, np. folderów globalnych takich jak STARTUP czy SZABLONY. Na dodatek Windows udostępnia w menu Start | Dokumenty podobną listę, która okazuje się znacznie przejrzystsza i przystępniejsza w użyciu. Jeśli nie używasz skrótu, o którym mowa, możesz go usunąć. Dzięki temu zaprowadzisz większy ład w oknach Otwórz i Zapisz jako.

Trudno odzwyczaić Office'a od zakładania tych skrótów. Według nas, nie ma wpisu Rejestru, który pozwala wyłączyć tę funkcję. Niemniej jednak stosując pewien fortel, możesz dopiąć swego. Otwórz Edytor Rejestru i przejdź do klucza "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<wersja>\Common\General" (zmienna <wersja> symbolizuje numer wersji Office'a - np. 10.0 w przypadku pakietu Office XP, 9.0 w przypadku edycji 2000). Znajdź wartość ciągu "RecentFiles" w prawym panelu edytora. Jest jej przypisany łańcuch "Niedawny". Jeśli poprzedzisz go wstecznym ukośnikiem ("\Niedawny"), aplikacje nie będą w stanie odnaleźć folderu docelowego i zaniechają tworzenia skrótu. W wyniku tej operacji ikona Historia zniknie z okien pakietu Office 2003. W wersjach 2000 i XP będzie nadal widoczna, jednak po jej kliknięciu pojawiać się będzie komunikat alarmowy. Zauważ, że usunięcie powyższej wartości ciągu byłoby bezcelowe. Wówczas Office zakładałby swoje skróty w głównym katalogu dysku C: (czyli C:\).

Jeśli używasz systemu Windows NT 4, 2000 lub XP Professional, możesz zaoszczędzić sobie szperania w Rejestrze. Wystarczy odebrać bieżącemu użytkownikowi prawa zapisu w folderze NIEDAWNY. Office wykaże na tyle respektu przed tym zabezpieczeniem, że nie zdecyduje się przenieść skrótów w inne miejsce dysku. Aby wykonać powyższą operację, przejdź do wspomnianego folderu w Eksploratorze (np. w Windows XP jest umieszczony domyślnie w katalogu C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\<użytkownik>\DANE APLIKACJI\MICROSOFT\OFFICE). Kliknij ikonę folderu NIEDAWNY prawym przyciskiem, wskaż polecenie Właściwości i przywołaj kartę Zabezpieczenia. Wybierz bieżącego użytkownika w górnej części okna, po czym zaznacz pole wyboru w kolumnie Odmów i w wierszu Zapis i wykonanie. Potwierdź, klikając przyciski OK i Tak.

5. Schowek pod ręką - Office 2000, XP, 2003

Pakiety Office 2000, XP i 2003 dysponują rozbudowaną wersją Schowka. Za pomocą kombinacji klawiszy [Ctrl C] możesz umieszczać w nim nie tylko jeden element, jak w Schowku Windows czy poprzednich edycji Office'a, lecz maksymalnie dwanaście obiektów (w wersjach XP i 2003 aż dwadzieścia cztery). Klawiszami [Ctrl V] wkleisz ostatni element z listy w bieżące miejsce dokumentu. Aby podejrzeć zawartość Schowka, należy przywołać jego pasek, dwukrotnie naciskając klawisze [Ctrl C]. Jeśli nie potrzebujesz tak pojemnego Schowka, zapewne irytuje cię nowy pasek, który znienacka pojawia się na ekranie.


Zobacz również