Oprogramowanie biurowe online

Oprogramowanie biurowe to nie tylko instalowane lokalnie pakiety MS Office i OpenOffice.org. To także zestawy aplikacji online. PC World sprawdził, jakie są ich możliwości i ograniczenia.

Internetowe pakiety oprogramowania biurowego w przeciwieństwie do swoich tradycyjnych kuzynów działają w oknie zwykłej przeglądarki. Zawierają przede wszystkim podstawowe narzędzia: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji, a oprócz nich inne, których liczba i rodzaj zależą już od konkretnej platformy. Np. mogą to być: kalendarz, notatnik, edytor graficzny, czytnik RSS, baza danych, czat, czy nawet tak egzotyczne, jak edytor formuł matematycznych czy edytor formularzy.

Aplikacje biurowe online umożliwiają nie tylko edycję plików, ale także zapisywanie ich na koncie w Sieci. Bardzo dobrze sprawdzają się wszędzie tam, gdzie kilka osób musi razem pracować nad jakimś projektem. Pliki są przechowywane na serwerach i publikowane w czasie rzeczywistym. Aby wspólnie edytować dokumenty, wystarczy rozesłać hasło do konta osobom zaangażowanym w dany projekt.

Zobacz również:

Arkusz kalkulacyjny z Dokumentów Google działa bez zarzutu, choć nie ma aż tylu funkcji co niektórzy konkurenci.

Arkusz kalkulacyjny z Dokumentów Google działa bez zarzutu, choć nie ma aż tylu funkcji co niektórzy konkurenci.

Oczywiście tego rodzaju usługi mają charakterystyczne ograniczenia, typowe dla wszystkich rozwiązań działających w trybie online. Po pierwsze pod względem funkcjonalności ustępują swym desktopowym odpowiednikom. To dość poważna wada, która dla wielu użytkowników może być wręcz dyskwalifikująca. Różnica pomiędzy np. edytorem tekstu z pakietu ThinkFree a Wordem z MS Office 2007 jest po prostu kolosalna - ten pierwszy oferuje jedynie podstawowe funkcje, ledwo ułamek tego co Word. Ale już taki na przykład Zoho Writer prezentuje się o niebo lepiej, nie jest więc aż tak źle, jak by się wydawało na pierwszy rzut oka.

Kolejnym, choć już nie tak dotkliwym mankamentem pakietów biurowych online jest stosunkowo wolne działanie. Objawia się to m.in. koniecznością dłuższego oczekiwania na reakcję interfejsu danej aplikacji bądź zapisywaniem dokumentów trwających kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt sekund. Opóźnienia zależą nie tylko od przepustowości posiadanego przez nas łącza internetowego, ale także od technologii używanych po stronie serwera. W niewielkim stopniu można wpłynąć na poprawę ogólnej szybkości działania, korzystając z Firefoksa lub Opery zamiast Internet Explorera, który nieco gorzej radzi sobie z "ciężkimi" serwisami.

Na koniec wypada wspomnieć o tym, co oczywiste: aby korzystać z sieciowych wersji oprogramowania biurowego, trzeba posiadać stały dostęp do Internetu. Ponieważ nie zawsze i nie wszędzie jest to możliwe, dlatego po każdej sesji internetowej należy zawsze, na wszelki wypadek, kopiować najnowsze wersje edytowanych dokumentów na dysk lokalny.

Mocną stroną pakietu Dokumenty Google jest bardzo łatwe przyznawanie współpracownikom uprawnień do edycji bądź przeglądania dokumentów.

Mocną stroną pakietu Dokumenty Google jest bardzo łatwe przyznawanie współpracownikom uprawnień do edycji bądź przeglądania dokumentów.

Czy w związku z wymienionymi ograniczeniami pakiety biurowe online należy traktować jako niemającą większego zastosowania w praktyce ciekawostkę? Zdecydowanie nie. Z czasem będą one nabierały coraz większego znaczenia, a więc będą też coraz bardziej rozbudowywane. Już teraz u wielu producentów można obserwować trend w kierunku przenoszenia różnych aplikacji do Sieci i oferowania ich klientom w modelu SaaS (Software as a Service). Zapewne większość z nas ma własne doświadczenia w tej materii: kiedyś używaliśmy Outlook Expressa i innych klientów pocztowych, teraz przesiedliśmy się na Gmaila i podobne konta, które obsługujemy głównie w trybie online, za pomocą przeglądarki.

Biorąc pod uwagę powyższe, sprawdziliśmy możliwości dostępnych obecnie pakietów biurowych online. Nasze spostrzeżenia i wnioski przedstawiamy w dalszej części artykułu, niektóre bardziej szczegółowe informacje zawarliśmy w tabeli.

Dokumenty Google

Produkt dostępny w wersji polskiej, dla każdego, kto posiada konto Google. Jeśli nie masz jeszcze konta Google, wejdź na stronę docs.google.com lub gmail.com i zarejestruj się, klikając odpowiedni odnośnik. Jeśli masz już konto, bo na przykład korzystasz z poczty Gmail, pomijasz ten etap. Po prostu logujesz się bezpośrednio na stronie usługi lub z poziomu konta e-mail, klikając link Dokumenty w lewym górnym rogu okna przeglądarki.

Po zalogowaniu pojawia się panel zarządzania dokumentami z listą kategorii i folderów po lewej stronie. Możesz wyświetlać przechowywane pliki według typu (PDF, tekst, prezentacje, arkusze kalkulacyjne), ukrywać i udostępniać je, a także oznaczać gwiazdką. Na górze po lewej znajduje się wyszukiwarka, która analizuje nie tylko nazwy dokumentów, ale także ich treść. Klikając link Ustawienia, będziesz mógł skonfigurować Dokumenty Google - zmienić język, strefę czasową, włączyć kanał RSS dla własnych plików i ustawić opcje związane z blogiem (utworzone tu teksty możesz jednym kliknięciem wysyłać na bloga).

Pod wyszukiwarką znajduje się panel skrótów. Za pomocą dostępnych w nim opcji tworzysz nowe dokumenty, przenosisz je pomiędzy folderami, ukrywasz, udostępniasz innym użytkownikom, zmieniasz nazwy czy wreszcie przesyłasz pliki z własnego komputera. Dozwolone jest przesyłanie (upload) plików o maksymalnej wielkości: 500 KB (dokumenty tekstowe), 10 MB (prezentacje), 1 MB (arkusze kalkulacyjne i PDF-y). Istnieje możliwość przesyłania plików bezpośrednio do Dokumentów Google za pomocą poczty, na specjalnie spreparowany adres e-mail - adres taki jest automatycznie generowany dla każdego użytkownika usługi i widoczny na stronie, która wyświetla się po kliknięciu przycisku Prześlij.

Aby utworzyć nowy dokument, klikasz skrót Nowy i z rozwijanej listy wybierasz, czy ma to być tekst (określany tutaj jako Dokument), prezentacja bądź arkusz kalkulacyjny. W zależności od ustawień przeglądarki otworzy się kolejne okno albo panel (zakładka), a w nim klasyczne pole robocze, właściwe dla danego rodzaju dokumentu, z typowymi pozycjami menu - Plik, Edytuj, Wyświetl, Format, Wstaw, Narzędzia itp. Pod menu dostępny jest pasek z podstawowymi narzędziami edycyjnymi, np. "cofnij", "wykonaj ponownie", służącymi do ustawiania wielkości, atrybutów i koloru czcionki, do określania rodzajów pól (liczbowe, tekstowe, procentowe...) czy też do tworzenia wypunktowań i wcięć akapitowych. W sumie przypomina to do złudzenia programy Microsoftu z pakietu Office, tyle że w okrojonych wersjach.

W arkuszu kalkulacyjnym na dole obszaru roboczego znajduje się dodatkowy pasek, za pomocą którego można dodawać wiersze i kolejne arkusze oraz usuwać i powielać już istniejące arkusze.

Edytor prezentacji daje do dyspozycji 4 proste szablony układu slajdów (piątym jest szablon pusty) i umożliwia wstawianie tekstów, obrazów, plików wideo (pobieranych jak na razie jedynie z YouTube) oraz gotowych, prostych kształtów (np. kółko, dymek, różne strzałki - 12 do wyboru).

Aplikacje pakietu Zoho wyświetlają własne menu kontekstowe. Ilustracja przedstawia edytor tekstu Zoho Writer.

Aplikacje pakietu Zoho wyświetlają własne menu kontekstowe. Ilustracja przedstawia edytor tekstu Zoho Writer.

Najnowszym elementem Dokumentów Google jest bardzo praktyczny edytor formularzy. Pozwala on na tworzenie ankiet składających się z pól tekstowych, pól wyboru (z rozwijaną listą gotowych odpowiedzi lub kwadracikami do zaznaczania), pól opcji (kilka do wyboru, można zaznaczyć tylko jedną) oraz pól typu "wskaż na skali". Gotowy formularz jest automatycznie publikowany w Internecie - do ciebie należy przekazanie go ankietowanym. Możesz też wysłać im formularz e-mailem. Wyniki ankiety sprawdzasz za pomocą opcji Zobacz odpowiedzi. Masz tu do wyboru dwa warianty: Podsumowanie - odpowiedzi na poszczególne pytania ankiety są pokazane na automatycznie wygenerowanych wykresach, oraz Arkusz kalkulacyjny - wyniki ankiety są prezentowane w postaci arkusza, z możliwością sortowania.

Jak wiadomo, Google oferuje też użytkownikom notatnik, kalendarz, przeglądarkę graficzną (Picasa) z możliwością prostej edycji zdjęć i czytnik RSS. Co prawda są to zupełnie oddzielne aplikacje, ale ponieważ od Dokumentów Google dzieli je zaledwie jedno kliknięcie (i nie jest wymagany oddzielny login), więc można je oficjalnie uznać za część tego pakietu - znalazło to swoje odzwierciedlenie w załączonej tabeli.

Zoho

Pakiet zaskakuje dużą liczbą aplikacji - oferuje ich aż 14. Oprócz zestawu standardowego, tj. edytora tekstu (Writer), arkusza kalkulacyjnego (Sheet) i edytora prezentacji (Show), w jego skład wchodzą m.in.: edytor stron internetowych (Creator), menedżer do zarządzania dokumentami online (Docs), program telekonferencyjny (Meeting), program do fakturowania (Invoice), baza danych (Reports) i kilka pomniejszych narzędzi.

Praca z pakietem jest możliwa tylko dla osób zalogowanych, ale wcale nie musisz tworzyć w tym celu konta w Zoho. Możesz się zalogować korzystając ze swojego loginu i hasła z konta Google lub Yahoo!.

Na wstępie trafiasz do panelu startowego, w którym są odnośniki do poszczególnych aplikacji. Każda z nich otwiera się w nowym oknie lub panelu (zakładce), zależnie od ustawień przeglądarki. Za pomocą odnośnika Przełącz na, który rozwija listę wszystkich składników pakietu, możesz łatwo, w dowolnym momencie przechodzić z jednej aplikacji do drugiej. Niektóre są już dostępne po polsku, inne tylko w wersji angielskiej.

Edytor prezentacji Zoho Show bije konkurencję na głowę pod każdym względem.

Edytor prezentacji Zoho Show bije konkurencję na głowę pod każdym względem.

Zoho Writer może z powodzeniem zastąpić niejeden desktopowy edytor tekstu. Do Worda jeszcze mu daleko, ale w typowych zastosowaniach będzie jak w sam raz. Nad obszarem roboczym znajdują się dwa paski narzędziowe, bardzo przypominające te z MS pakietów MS Office i OpenOffice.org. Górny pozwala na zapisywanie, drukowanie, zmianę atrybutów, rozmiaru, koloru i stylu czcionki, wytłuszczanie, podkreślanie, justowanie itp. Dolny zawiera polecenia w rodzaju "kopiuj", "wklej", "wytnij", "wstecz". Umożliwia też wstawianie linków, tabel oraz ilustracji.

Nad paskami narzędziowymi umieszczono menu z poleceniami analogicznymi jak w programach desktopowych: Zapisz, Zapisz jako, Ustawienia, Widok strony, Eksportuj itd. Niektóre z nich kryją rozwijaną listę opcji, inne od razu po kliknięciu powodują wykonanie konkretnej akcji.

Na samej górze zlokalizowano polecenia podstawowe, które umożliwiają utworzenie nowego dokumentu, usunięcie istniejącego oraz zaimportowanie pliku z komputera lub z Internetu (na podstawie podanego adresu URL lub bezpośrednio z Dokumentów Google).

Arkusz kalkulacyjny w Zoho wygląda na pierwszy rzut oka jak wierna kopia odpowiednika z MS Office 2003. Podobna kolorystyka, podobne ikony, podobne rozmieszczenie narzędzi, trzy zakładki na dole. Funkcje głównego menu obejmują m.in. tworzenie nowych plików, import z dysku lokalnego lub z Sieci, eksport, udostępnianie i publikowanie. Na uwagę zasługuje możliwość tworzenia i późniejszego wykonywania makr. Pod menu, na pasku narzędziowym, są opcje dotyczące formatowania tekstu (łącznie z zawijaniem) oraz pozwalające na sortowanie, sumowanie i scalanie komórek.

Moduł prezentacyjny nie ma sobie równych. Bije konkurencję na głowę właściwie pod każdym względem. Weźmy choćby panel po prawej stronie - zawiera on nie tylko gotowe kształty (Basic Shapes), takie jak prostokąt, elipsa czy wielokąt, lecz także, w oddzielnych zakładkach, dymki, gwiazdki i banery (Callouts and Stars), strzałki (Block Arrows), figury używane często na schematach i diagramach (Flow Charts), symbole typu serduszko czy buźka, a nawet klipart z kolorowymi rysunkami w 15 kategoriach, takich jak ludzie, biznes, rośliny, komputery itd. Gdy rozpoczynasz tworzenie prezentacji, masz do wyboru kilkadziesiąt motywów, czyli szablonów wyglądu. Nie są one jednak czymś, co trzeba ustawić raz na zawsze - w każdej chwili za pomocą jednego kliknięcia możesz zmienić wygląd całej prezentacji, wybierając inny motyw. Obrazki możesz wstawiać z lokalnego dysku, z Internetu na podstawie podanego adresu URL, a także bezpośrednio z serwisu Flickr oraz ze swojego konta w Googla Picasa. Nie ma jak na razie możliwości wstawiania plików wideo. Opcja Add Footer umożliwia umieszczenie na wszystkich slajdach stopki zawierające dowolny tekst, numer slajdu oraz datę i czas.

Godna pochwały jest dbałość twórców Zoho o komfort pracy użytkownika. Nie dość, że rozbudowali poszczególne aplikacje jak tylko się dało, to jeszcze dodali do nich własne menu kontekstowe. Nie znajdziesz w nich standardowych opcji przeglądarki, lecz inne, charakterystyczne dla danej aplikacji.

Jedną z niewielu wad Zoho jest skomplikowany proces udostępniania dokumentów. Najpierw trzeba utworzyć kontakty (lub zaimportować) w module Zoho Contacts, dopiero potem można je uwzględnić podczas ustalania listy współpracowników, jednak wszystko to nie działa jak należy i jest mało intuicyjne.


Zobacz również