Poczta na miarę

Obsługa programów pocztowych powinna być prosta, szybka, wygodna. Liczy się przecież przesyłana informacja, a nie czas spędzony nad jej edycją. Poznaj kilka trików, które przyspieszą obsługę stacjonarnych aplikacji do wysyłania i odbierania poczty elektronicznej.

Do pobrania

Mozilla Thunderbird

Mimo popularności webowych systemów pocztowych, stacjonarne aplikacje do zarządzana wiadomościami nadal mają się dobrze. Świadczy o tym choćby ankieta przeprowadzona wśród czytelników PCWorlda. Według niej z rozwiązań desktopowych korzysta nadal około 80% użytkowników (źródło go.pcworld.pl/35544). Większość tego rynku należy do dwóch producentów - Mozilli i jej Thunderbirda i Microsoftu ze wszystkimi odmianami Outlooka i Outlook Expressa. Warto poznać kilka sztuczek, które ułatwią pracę z tymi aplikacjami.

1. MS Outlook - jak pozostawić wiadomości na serwerze

Jeżeli otwierasz swoją skrzynkę pocztową na kilku różnych komputerach powinieneś pozostawiać kopie wiadomości na serwerze. Jeżeli nie zastosujesz tej opcji, to po uruchomieniu Outlooka w jednym miejscu ściągnie on wszystkie wiadomości i nie będą one widoczne po zalogowaniu do poczty z innego stanowiska. Konfigurację sposobu pozostawiania kopii na serwerze trzeba przeprowadzić dla każdego konta POP3. Serwery IMAP oraz Exchange korzystają z niego domyślnie.

1. Uruchom Outlooka a następnie kliknij menu Narzędzia. Wybierz polecenie Konta e-mail. Zaznacz opcję Wyświetl lub zmień istniejące konta e-mail i przejdź dalej. Zaznacz konto, którego ustawienia chcesz modyfikować i kliknij przycisk Zmień. Otwórz okno konfiguracyjne za pomocą przycisku Więcej ustawień.

MS Outlook - wybór konta pocztowego do modyfikacji

MS Outlook - wybór konta pocztowego do modyfikacji

2. Przejdź na kartę Zaawansowane zaznacz opcję Pozostaw kopie wiadomości na serwerze w sekcji Dostarczanie u dołu okna. Jeżeli wybierzesz Usuń z serwera po upływie w polu obok będziesz mógł określić, jak długo będą przechowywane kopie wiadomości. Lepiej jednak zaznaczyć Usuń z serwera po usunięciu z Elementów usuniętych. Poinformuje to serwer, że wiadomość może zostać skasowana dopiero wtedy, gdy usuniesz ją całkowicie na jednym z komputerów na którym zostanie odebrana.

MS Oultook – konfiguracja kopii wiadomości na serwerze

MS Oultook – konfiguracja kopii wiadomości na serwerze

2. MS Outlook - podpisywanie listów

Przeciętny użytkownik ma najczęściej skonfigurowanych klika różnych kont pocztowych. Jeżeli wszystkie skrzynki podłączone są do jednego programu pocztowego powstaje kłopot, jak podpisywać wysyłane za ich pomocą maile. Zadanie to możesz zlecić Outlookowi, który zadba, by do każdego konta przypisany był odpowiedni podpis. Wystarczy je zdefiniować.

1. Kliknij menu Narzędzia i wybierz Opcje. Przejdź na kartę Format poczty. Zacznij od stworzenia podpisu. Użyj do tego celu przycisku Podpisy, a następnie Nowy. Nadaj podpisowi nazwę i pozostaw zaznaczoną opcję Rozpocznij z pustym podpisem. Jeżeli chcesz skorzystać z przygotowanego wcześniej szablonu HTML kliknij Wykorzystaj jako szablon następujący plik. W przyszłości, gdy będziesz tworzył kolejną sygnaturę będziesz mógł bazować na już istniejących - skorzystasz wtedy z opcji Użyj istniejącego podpisu jako szablonu. Przejdź dalej.

2. Wpisz treść podpisu i korzystając z przycisków Czcionka i Akapit sformatuj go odpowiednio. Przycisk Edycja zaawansowana uruchamia edytor zewnętrzny, na przykład MS Word. Do podpisu możesz dołączyć wizytówkę vCard generowaną na podstawie kontaktów Outlooka. Do tego celu służy lista Dołącz do tego podpisu oraz przycisk Nowa wizytówka vCard z kontaktu. Kliknij Zakończ i Ok.

MS Outlook – tworzenie nowego podpisu

MS Outlook – tworzenie nowego podpisu

3. Na liście Wybierz podpisy dla konta ustaw konto pocztowe, z którego wiadomości będą podpisywane utworzoną przed chwilą sygnaturą. Z listy Podpis dla nowych wiadomości wybierz domyślny podpis, który będzie parafował nowe wiadomości. Sygnaturę dla odpowiedzi zdefiniujesz na liście Podpis dla odpowiedzi. Zaakceptuj zmiany przyciskiem Ok.

3. MS Outlook - reguły dla całej domeny

Reguły wiadomości pomagają zaprowadzić i utrzymać porządek w skrzynce pocztowej. Za ich pomocą można kasować i przenosić wiadomości spełniające określone kryteria, automatycznie odpowiadać na pocztę od określonych osób czy kasować maile zawierające w treści zdefiniowane wcześniej słowa. Tworzenie reguł opanujesz na przykładzie sortowania poczty przychodzące z określonej domeny - na przykład wszystkich pracowników twojej firmy.

1. Rozwiń menu Narzędzia i wybierz polecenie Reguły i alerty. Kliknij przycisk Nowa reguła. Pozostaw zaznaczoną opcję Przenoszenie wiadomości od określonej osoby do folderu i w dolnej części okna, w sekcji Krok2: edytuj opis reguły kliknij łącze określonych nadawców.

MS Outlook – tworzenie nowej reguły

MS Outlook – tworzenie nowej reguły

2. W polu Od -> umieść domenową część nazwy adresu pocztowego czyli to, co widnieje po znaku @. Pole Wpisz nazwę lub wybierz ją z listy służy jedynie do wyszukiwania. Kliknij Ok. i Anuluj, a następnie łącze Wybierz folder. Wskaż katalog, do którego będą przenoszone e-maile od twoich współpracowników. Jeżeli taki folder jeszcze nie istnieje utwór go za pomocą przycisku Nowy. Kliknij Ok i Dalej.

3. Nie zmieniaj nic w trzech kolejnych oknach kreatora. Możesz tu dodawać kolejne warunki, czy definiować wyłączenia i wyjątki. Zaznacz Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w folderze Skrzynka odbiorcza. Kliknij Zakończ.

4. Poczta Windows Live - Gmail na Pulpicie

Gmail to skrzynka pocztowa z dostępem przez przeglądarkę. Można jednak skonfigurować program pocztowy tak, by pobierał z niej wiadomości. Wykorzystamy do tego celu Pocztę Windows Live. W konfiguracji można użyć serwerów POP3 lub IMAP. Zastosujemy ten pierwszy sposób, dlatego sprawdź, czy jest on włączony w konfiguracji Gmaila.

1. Uruchom program Poczta Windows Live, przejdź na kartę Konta i wybierz przycisk Adres e-mail. Wpisz adres skrzynki Gmail. Zaznacz Skonfiguruj ustawienia serwera ręcznie i przejdź dalej.

2. W sekcji Informacje o serwerze poczty przychodzącej wybierz z listy typ serwera POP3. W pole poniżej wpisz adres serwera: pop.gmail.com. Ustaw numer portu obok na wartość 995 i zaznacz pole Wymaga bezpiecznego połączenia (SSL) poniżej.

Poczta Windows Live – definiowanie parametrów konta Gmail

Poczta Windows Live – definiowanie parametrów konta Gmail

3. W sekcji Informacje o serwerze poczty wychodzącej umieść adres serwera smtp.gmail.com i numer portu 465. Tu również zaznacz Wymaga bezpiecznego połączenia (SSL). Kliknij Dalej i Zakończ.


Zobacz również